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杭州市档案馆馆藏档案数据交换规范(试行)

上传时间:2009年06月02日 )

为适应档案管理现代化建设和发展的需要,建立统一的档案管理和检索体系,更好地开发档案信息资源,实现资源共享,特制定本标准。

 

1. 范围

1.1 本标准规定了交换建国后档案目录数据时所使用的格式。

1.2 本标准规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。

1.3 本标准涉及的各种符号,如“[ ]”、 “*”、“#”、“()”、“;”等等,在计算机录入时,一律用“半角”录入。

1.4 本标准适用于全市各级档案馆档案目录数据库结构与目录数据的交换,档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。

2. 定义

本标准采用下列定义:

2.1 档案目录

按照一定的秩序编排而成的条目组合,是管理、检索和报道档案的工具。

2.2 机读目录

将档案目录依照一定的格式输入计算机内,可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。

2.3 数据

对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。

2.4 记录

完整描述一件事物的相关数据处理单元。

2.5 字段

记录中可标识的特定范围数据。

2.6 必须著录项目

指全市范围的或由市档案馆组织的数据库,在各馆进行数据交换时必须有的项目。

2.7 选择著录项目

指各馆可根据本馆数据库的情况和目标,选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。

3. 引用标准

下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。所的标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

DA/18-1999  档案著录规则

浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式

4. 数据库结构

本标准包括“案卷级目录数据库结构与著录格式”、“文件级目录(按卷整理)数据库结构与著录格式”和“文件级目录(按件整理)数据库结构与著录格式”三个数据交换格式。

“案卷级目录数据库结构与著录格式”和“文件级目录(按卷整理)数据库结构与著录格式”适用于文书立卷改革前的档案目录。“文件级目录(按件整理)数据库结构与著录格式”适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案目录。

4.1. 案卷级目录数据库结构与著录格式

4.1.1 案卷级目录数据库结构及字段

 

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

档案馆代码

GDM

C

6

全 宗 号

QZH

C

4

目 录 号

MLH

C

3

案 卷 号

AJH

C

6

 

TM

C

254

   

ND

C

4

   

MJ

C

4

控 制 符

KZF

C

1

保管期限

BGQX

C

4

责 任 者

ZRZ

C

100

文件起始时间

WQS

D

8

文件终止时间

WZS

D

8

卷内文件份数

WJFS

N

2

载体类型

ZTLX

C

6

载体数量

ZTSL

C

6

 

4.1.2 案卷级目录字段著录格式

4.1.2.1 著录项目选择:档案馆代码、全宗号、目录号、案卷号、题名、文件起止时间、文件终止时间、控制符、保管期限为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

4.1.2.2 档案馆代码:如杭州市档案馆代码为433002,必须著录。

4.1.2.3 全宗号:用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002表示建国后2号全宗档案。

4.1.2.4 目录号:以三位阿拉伯数字标识。如“003表示第3号目录。

4.1.2.5 案卷号:用三位阿拉伯数字标识。如“013表示第13号案卷。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“0132)”表示013号卷的第二卷。

4.1.2.6 题名:又称案卷标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称,一般情况下照实著录;案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长,一般应重新拟写,原题名不再著录。

4.1.2.7 年度:年度指文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2002

4.1.2.8 密级:密级是文件保密程度的等级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

 

  

汉 字 代 码

公开级

  

国内级

  

内部级

  

秘密级

  

机密级

  

绝密级

  

 

密级以卷内所有文件中的最高密级作为该案卷的密级。

4.1.2.9 控制符:按开放档案的要求,档案馆档案分为开放档案、党政外网开放档案、控制档案和严格控制档案,但根据本馆实际情况,目前暂将系统统一设置默认值为“控制”,该项目不必著录。

4.1.2.10 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种,照实著录。

4.1.2.11 责任者:案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。单位必须著录全称或不发生误解的通用简称,且同一单位名称应在各条目的著录中保持一致。

1:“中国共产党杭州市委员会”或“中共杭州市委”;

2:“杭州市档案局”。

以上不应简称为“杭州市委”、 “市档案局”等。

4.1.2.12 时间项:时间项分为起始时间和终止时间,一律用8位阿拉伯数字表示,其中:第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日,如“19810824。考虑到本馆计算机管理系统已采用后台自动抓取文件起止时间的功能,故时间项可不必著录。

4.1.2.13 卷内文件份数 :用阿拉伯数字表示。

4.1.2.14 载体类型:档案的载体类型分为纸质、录音、录像、软盘、光盘、字画、印鉴、照片、磁带、实物等,各类载体类型据实著录。

4.1.2.15 载体数量:载体数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“页”、“张”、“卷”、“片”、“盒”、“米”等。

4.1.2.16 附注:必要时著录档案中需要解释和补充的事项。

4.2 文件级目录(按卷整理)数据库结构与著录格式

4.2.1 文件级目录(按卷整理)数据库结构及字段

 

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

档案馆代码

GDM

C

6

全 宗 号

QZH

C

4

目 录 号

MLH

C

3

案 卷 号

AJH

C

6

()

ZYH

C

3

文件序号

WJXH

C

3

正 题 名

ZTM

C

200

责 任 者

ZRZ

C

100

文件形成时间

XCSJ

D

8

   

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

控 制 符

KZF

C

1

终止页号

ZZYH

C

3

   

FJ

C

120

文件编号

WJBH

C

25

分 类 号

FLH

C

80

载体类型

ZTLX

C

6

载体数量

ZTSL

C

6

   

FZ

C

100

   

TY

C

100

 

4.2.2 文件级目录(按卷整理)字段著录格式

4.2.2.1 著录项目选择:档案馆代码、全宗号、目录号、案卷号、页()号、文件序号、正题名、责任者、文件形成时间、密级、保管期限、控制符为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。

4.2.2.2 档案馆代码:杭州市档案馆代码为433002,必须著录。

4.2.2.3 全宗号:用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002表示建国后2号全宗档案。

4.2.2.4 目录号:以三位阿拉伯数字标识。如“003表示第3号目录。

4.2.2.5 案卷号:用三位阿拉伯数字标识。如“013表示第13号案卷。若有之一、之二卷,则在案卷号后用阿拉伯数字标识,加“()”。如“0132)”表示013号卷的第二卷。

4.2.2.6 ()号:用三位阿拉伯数字标识。如“043表示第43页(张)。

4.2.2.7 文件序号:指所著录文件在该案卷所有文件中的排列顺序号,用三位阿拉伯数字标识。如“001表示卷内第一份文件。

4.2.2.8 正题名:文件的文首的题名为正题名,照实著录;有副题名的,原文照录于正题名后;没有题名的,依据其内容拟写题名,并加“[  ]”号;虽然有题名但未能揭示内容的,应将原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

4.2.2.9 责任者:责任者也称作者,是指对文件内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时,责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般应在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号;缺职务、职称或其他职责的,应经认真考证后据实著录,并加“[  ]”号;确实无从考证的可不著录。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称,且同一单位名称应在各条目的著录中保持一致。

1:“中国共产党杭州市委员会”或“中共杭州市委”;

2:“杭州市档案局”。

以上不应简称为“杭州市委”、 “市档案局”等。

4.2.2.10 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“19810824

文件形成时间不完整或部分时间字迹不清且确实无从考证时,参照上一份文件的形成时间,并在“附注”项中注明“时间考证未确定”字样。

4.2.2.11 密级:密级是文件保密程度的等级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

 

   

汉 字 代 码

公开级

 

国内级

 

内部级

 

秘密级

 

机密级

 

绝密级

 

 

密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级。

没有标注密级的统一著录为“公开”(注:文件、简报等标有“内部资料”等字样的,应著录为“内部”)。

4.2.2.12 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种,照实著录。

4.2.2.13 控制符:按档案开放工作的要求,档案馆档案分为开放档案和控制档案和严格控制档案,照实著录。(根据本馆实际情况,目前暂将系统统一设置默认值为“控制”,该项目不必著录。)

4.2.2.14 终止页号:是指著录对象末页(张)的档案馆编顺序号,在卷内最后一份文件时著录。张页号用三位阿拉伯数字标识。如“043表示第43页(张)。

4.2.2.15 附件:附件是指与著录对象关系密切的其他材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多时,可择要著录。附件具有独立检索意义的,应另行著录条目。

4.2.2.16 文件编号:一般照原文著录,但对文件编号中的年号,本标准规定一律用四位阿拉伯数字表示,并辅以“[ ]”著录,如:[1999]。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号。

4.2.2.17 分类号:该项目目前暂不著录。

4.2.2.18 载体类型:档案的载体类型分为纸质、录音、录像、软盘、光盘、字画、印鉴、照片、磁带、实物等,各类载体类型据实著录。

4.2.2.19 载体数量:载体数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“页”、“张”、“卷”、“片”、“盒”、“米”等。

4.2.2.20 附注:必要时著录档案中需要解释和补充的事项。

4.2.2.21 提要:必要时著录对文件内容的简介和评价,力求反映其主要内容、重要数据等。                      

4.3. 文件级目录(按件整理)数据库结构与著录格式

4.3.1 文件级目录(按件整理)数据库结构与字段:

 

 

字段名称

字段名

字段类型

字段长度

档案馆代码

GDM

C

6

全 宗 号

QZH

C

4

   

ND

C

4

档案馆编件号

GBJH

C

5

正 题 名

ZTM

C

200

责 任 者

ZRZ

C

100

文件形成时间

XCSJ

D

8

控 制 符

KZF

C

1

   

MJ

C

4

保管期限

BGQX

C

4

载体数量

ZTSL

C

6

问题(机构)

WT

C

10

   

FJ

C

120

稿   

GB

C

8

文件编号

WJBH

C

20

分 类 号

FLH

C

80

载体类型

ZTLX

C

6

   

FZ

C

100

   

TY

C

100

 

4.3.2 文件级目录(按件整理)字段著录格式:

4.3.2.1 著录项目选择:档案馆代码、全宗号、年度、档案馆编件号、正题名、责任者、文件形成时间、控制符、密级、保管期限、载体数量为必须著录项目。其他项目为选择著录项目。

4.3.2.2 档案馆代码:杭州市档案馆代码为433002,必须著录。

4.3.2.3 全宗号:用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,用“J”表示建国后档案。后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002表示建国后2号全宗档案。

4.3.2.4 年度:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,年度指文件形成年度,是一种分类方法。综合档案馆档案全宗内一律按年度分类,每年度内大流水编档案馆编件号。年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2002

4.3.2.5 档案馆编件号:档案馆编件号是档案依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理,在接收进档案馆后,一个全宗内每年度的文件的排列顺序号。件号用五位阿拉伯数字标识。如“J002-2002-00236表示2号全宗,2002年的第236个文件。

4.3.2.6 正题名:文件的文首的题名为正题名,照实著录;有副题名的,原文照录于正题名后;没有题名的,依据其内容拟写题名,并加“[  ]”号;虽然有题名但未能揭示内容的,应将原题名照录,并根据其内容另拟题名附后,加“[ ]”号。

4.3.2.7 责任者:责任者也称作者,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。责任者有多个时,责任者之间以“;”号相隔。个人责任者一般应在姓名后著录职务、职称或其他职责,并加“()”号;缺职务、职称或其他职责的,应经认真考证后据实著录,并加“[  ]”号;确实无从考证的可不著录。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称,且同一单位名称应在各条目的著录中保持一致。

1:“中国共产党杭州市委员会”或“中共杭州市委”;

2:“杭州市档案局”。

以上不应简称为“杭州市委”、 “市档案局”等。

4.3.2.8 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。条约、合同、协议为签署时间。时间项一律用8位阿拉伯数字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日。如“20020824

4.3.2.9 控制符:按开放档案的要求,档案馆档案分为开放档案、控制档案和严格控制档案,但根据本馆实际实际情况,目前暂将系统统一设置默认值为“控制”,该项目不必著录。

4.3.2.10 密级:密级是文件保密程度的等级。GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:

 

  

汉 字 代 码

公开级

  

国内级

  

内部级

  

秘密级

  

机密级

  

绝密级

  

   

密级一般按文件形成时所定密级著录,对已升、降、解密的文件,应著录新的密级。

没有标注密级的统一著录为“公开”(注:文件、简报等标有“内部资料”等字样的,应著录为“内部”)。

4.3.2.11 保管期限:保管期限一般分为永久、长期、短期三种,照实著录。

4.3.2.12 载体数量:载体数量用阿拉伯数字表示,单位用档案物质形态的统计单位,如“页”、“张”、“卷”、“片”、“盒”、“米”等。

4.3.2.13 问题(机构):按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录问题(机构)。问题指作为文件分类方案的问题名称或规范化简称;组织机构指作为文件分类方案的文件形成或承办机构的名称或规范化简称。

4.3.2.14 附件:附件是指与著录对象关系密切的其他材料,只著录附件题名。有多个附件时,应逐一著录各附件题名。附件过多时,可择要著录。附件具有独立检索意义的,应另行著录条目。

4.3.2.15 稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本。稿本依据实际情况著录为草稿、定稿、手稿、正本、副本、试行本、修订本等。  

4.3.2.16 文件编号:一般照原文著录,但对文件编号中的年号,本标准规定一律用四位阿拉伯数字表示,并辅以“[ ]”著录,如:[1999]。有多个文件编号的,著录主办机关的文件编号。   

4.3.2.17 分类号:该项目目前暂不著录。

4.3.2.18 载体类型:载体类型:档案的载体类型分为纸质、录音、录像、软盘、光盘、字画、印鉴、照片、磁带、实物等,各类载体类型据实著录。

4.3.2.19 附注:必要时著录档案中需要解释和补充的事项。

4.3.2.20 提要:必要时著录对文件内容的简介和评价,力求反映其主要内容、重要数据等。

 

 

 

                                                                              二○○五年十月


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