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构建数字档案室的实践与思考

上传时间:2011年02月07日 )

余杭供电局 陈菊芬  杭州市电力局 徐长松

【摘要】档案数字化建设已是社会发展的必然趋势,同时也是企业发展的重要标志,在企业整体管理中有着极其重要的作用。档案数字化建设能确保档案资源的完整性、安全性,充分发挥档案资源的利用价值,同时能提高企业档案管理的工作效率,提升企业档案现代化管理水平。在此,本文结合企业实际情况,坚持档案数字化作为我局档案事业的发展方向和档案业务建设重点。以余杭供电局创建示范数字档案室工作为例,总结了构建数字档案室的经验和做法。

【关键词】示范  数字档案室  创建  实践

近年来,我局档案工作在上级档案部门的领导下,在局领导的高度重视下,紧紧围绕服务企业工作任务,深入学习实践科学发展观,坚持依法治档,坚持以改革创新为动力,以资源建设为核心,以信息化应用为重点,以制度建设为保障,开拓创新、积极进取,兢兢业业、无私奉献,依托科技、教育和人才优势,重点加强档案制度建设、业务建设和队伍建设,通过优化档案信息资源共享环境,加快档案工作发展步伐,加大档案开放服务力度,充分发挥档案管理服务职能,建设了一个符合档案工作发展规律,门类齐全、结构合理、管理科学、服务有效的档案工作体系,有效推动了创建示范数字档案室工作力度,更好地为企业提供档案档案信息服务。

一、高度重视档案管理,不断加强领导

企业档案管理工作是企业基础管理工作的重要组成部分,在局领导的重视、关心下,我局综合档案室组建于1986年,199712月份通过企业档案管理国家二级验收。历届领导都非常重视档案业务建设,创建示范数字档案室工作由局长亲自分管,并将争创浙江省示范数字档案室列入年度工作目标,从信息系统建设、软硬件配置、制度建设、库存档案数字化扫描加工等各方面认真开展数字档案室创建工作。 及时听取档案数字化建设工作汇报,根据形势发展和工作需要,及时研究、部署、检查数字档案室创建工作,及时解决创建示范数字档案室工作中的困难和重要问题,落实工作经费,有力地保障了工作需要。

二、加强数字档案基础建设,不断加大投入

档案数字化建设完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物,离不开高新技术的支撑。加强数字档案基础建设的措施:一是巩固现有纸质档案硬件基础。在企业档案数字化建设的过程中,加强软、硬件设施的建设,不仅是档案数字化建设的基本前提,同时还是其顺利运行的基本保障。因而在档案数字化建设中有着极其重要的作用。由此,就需要企业领导高度重视,能够依据企业的实际发展状况,购置先进的档案管理系统,为其配置相应的计算机、扫描仪等专用设备,以便从根本上保障企业档案数字化的顺利运行。目前,我局档案室库房总面积90.24平方米,重新更换了档案密集架装具。二是加大数字档案硬件设备投入。在纸质归档的前提下,为进一步夯实档案信息化工作基础,综合档案室专门配备了计算机3台、图纸扫描仪1台、打印机2台、数码相机1只、档案专用服务器1台(在局科技信息中心,文书档案服务器由浙江省电力公司统一管理)、移动硬盘1个,数字化硬件设备齐全。三是数字档案管理软件到位。2002年在浙江省电力公司的统一平台OA系统上,文书档案管理实现了纸质文件与电子文件“双套制”保存。2004年我局又重金投入建立了NEUSOFT SEAS7.1管理信息系统,通过该系统将历年来的变电所工程、线路工程的竣工图通过电子扫描功能进入到动态数据库,设计部门在设计新的变电所和线路工程时能够查看到,极大地提高了设计部门的工作效率和工作质量;生产单位在日常运行和学习中能很好的利用。目前已将纸质文件(通过鉴定、整理后把一些有价值的文件,即永久保存的)进行电子化处理,共扫描纸质4797张,合成PDF文件890多条。目前文书档案数字化率已达70%

在档案数字化建设中,电子文件不仅是其建设的重要部分,同时还是其档案的主要来源。而加强电子文件的管理,不仅能从根本上保障档案的数字化建设,同时还能提高档案的管理效率。2010年,按照浙江省电力公司档案工作“四化”(档案存储数字化、收集整理自动化、业务管理现代化和信息服务网络化)的要求,加快推进档案工作现代化进程。除文书档案电子化外,还将科技档案、特种载体通过扫描、设别和挂库等数字化处理,全局职工都能通过电子文档查阅利用,至年底通过办公自动化系统查询的档案达1000余次,查询利用电子图纸1121张。按照省电力公司计划,积极配合做好OA系统向协同办公系统的数据迁移导入工作,确保历史档案的延续性、完整性,保障新老系统平稳过度,坚持有电子文件的档案,内部职工借阅不再提供档案原件,着力将静态的档案转化为动态的资源,提高电子文件的利用效率,减少了对库存档案的调阅次数和复印次数,降低了档案利用成本及老化速度,解决了档案反复借阅利用和档案保管的矛盾,从而可以最大限度地对库存档案进行有效的保管和保护,确保档案实体安全,为档案管理数字化、现代化夯实基础。

三、以质量是档案数字化建设的核心 规范操作流程

质量是档案数字化建设的核心,建立科学的管理机制,是档案数字化工作高效有序开展的有力保证,档案数字化工作的质量直接影响着档案信息资源建设的质量。档案数字化工作由多个工作环节组成,任何一个环节的工作质量都必然影响到整个数字化工作的质量的这一方针,规范以下操作流程:一是认真做好档案扫描工作。自2004年启动档案数字化工作以来,我局按照《纸质档案数字化技术规范》,通过档案出库(提卷)、编码整理、批量扫描、图像处理、目录建库、数据挂接、质量检验、数据存储(备份)、装订回库等工序对纸质档案进行数字化处理,不定期扫描档案并按不同的类别进行抽查验收,总体扫描质量符合技术规范要求。二是认真做好电子文件归档工作。电子文件归档首先要做好鉴定工作,主要是鉴别它的档案价值,确定保管期限,保证归档的电子文件准确、完整,确定档案属性。电子文件的档案属性主要体现在两个方面:第一,确定归档电子文件的原始性、真实性、完整性。所谓原始性,即是否是形成时的,或通过领导最后签批的电子文件;所谓真实性,即是否是产品定型技术状态,或经过事务处理并有结果的电子文件;所谓完整性,即是否是组成完整的一套电子文件,且背景信息与元数据是否完整。第二是确定电子文件的价值和保管期限。这主要取决于电子文件所含信息的社会价值和经济价值及社会对它的需要,确定其保管期限。本局电子文件在国网公司的协同办公系统中,它的归档工作实行随办随归,即在其文件办结后通过鉴定就执行归档。每年归档的电子文件实行“双套制”管理,一套打印、整理、装订、编号、条目级录入进行物理归档;另一套进行电子文件逻辑归档,包括相应的背景信息和元数据。三是认真做好基础数据管理工作。做好基础数据管理工作最主要的是做好档案信息安全工作。档案信息安全是指档案信息系统的安全,它主要包括五个方面的内容:1、保密性,即确保档案信息不泄漏给非授权个人或实体,档案信息只为授权用户使用的特性。保密性是在可靠性和可用性基础之上,保障档案信息安全的重要手段。2、完整性,即确保档案信息未经授权不能进行改变的特性,即档案信息在存储或传输过程中保持不被偶然或蓄意地删除、修改、伪造、乱序、重放、插入等破坏和丢失的特性。完整性是一种面向档案信息的安全性,它要求保持档案信息的原样,即档案信息的正确生成、正确存储和传输。3、可用性,即确保档案信息可被授权实体访问并按需求使用的特性,即档案信息服务在需要时,允许授权用户或实体使用的特性,或者网络部分受损或需要降级使用时,仍能为授权用户提供有效服务的特性。4、可控性,即确保档案信息的传播及内容具有控制能力的特性。5、不可抵赖性,不可抵赖性也称不可否认,即确保在档案信息系统的信息交互过程中,确信参与者的真实同一性,即所有参与者都不可能否认或抵赖曾经完成的操作和承诺。因此档案信息安全的工作目的就是在安全法律、法规、政策的支持与指导下,通过采用适当的安全技术与安全管理措施,提供安全系数所要求的保证。所以根据归档电子文件和数字档案的保管要求,我局配备了专用的归档电子文件和数字档案存储设备,规范存放各类档案数据,秘密的电子档案(数据)有专用的保密存储介质,并指定专人负责档案数据的维护与管理,确保档案数据的安全。

四、健全档案工作制度,不断提高管理水平

健全和完善了各项档案管理制度,抓基础,强管理,优服务,使档案管理上了一个新台阶。档案安全是档案管理的重中之重,国家档案局将把加强档案整理和数字化工作,加强电子文件管理,作为今后各级档案馆、室基础业务工作的基本路径,并作为确保档案安全的一项制度来实施。加强电子文件归档管理,确保真实性、完整性和有效性;规范电子档案数据管理,保证数据的安全和可用,2010年我局在原有的档案管理制度的基础上健全完善了档案信息化管理制度,建立了电子文件和数字档案安全保管和备份制度,归档电子文件和数字档案实行一式三套保存,一套封存保管,一套提供利用,一套异地保管。同时我局建立了电子档案利用登记制度,明确了查阅利用档案的人员、内容、程序等各个环节,确保档案信息资源在规定范围内的有效共享。各项制度的不断健全,有效地提高了我局档案的数字化水平和管理水平。

五、拓展数字档案利用途径,不断提高利用效率

近年来,为了充分发挥数字档案功能,依托统一的档案平台,充分发挥档案数字化的成果,拓展和深化档案编研的深度和广度,挖掘档案资源的利用价值。一是采用PDF电子文档格式进行电子档案编研工作,编制了《余杭供电局年鉴》、《大事记》、《组织机构沿革》、《余杭电力十一五回顾》等档案编著研材料。二是在局域网上建立了数字档案室信息发布网页,把档案工作动态情况、档案管理信息与成果在网上发布,使我局领导及各职能部室能够及时地了解档案工作。三是按照档案登记备份的相关规定,积极建立电子文件中心,对电子文件及时进行备份和转换,并实施有效的管理与利用。档案室要把已有复制件的档案原件进行封存作为确保档案安全的一项制度来执行,凡是已有缩微、复印、数字化等副本的档案原件一律封存,无特殊情况的,都不再提供利用,而以复制件提供利用。保证数据的安全和可用;编制多种检索工具,建立健全电子档案利用和利用登记制度,确保档案信息资源在规定范围内有效共享。

档案数字化建设已是社会发展的必然趋势,同时也是企业发展的重要标志,在企业整体管理中有着极其重要的作用。我局以《浙江省规范化数字档案室建设测评标准》为指导,以库存档案数字化、增量档案电子化为原则,进一步加快实体档案标准化、信息化、现代化的建设步伐,以真正实现局系统档案资源的整合共享及运行方式的规范统一,使档案管理工作朝着健康的轨道发展。

 

参考文献:

1、《档案信息化建设实务》 杨公之中国档案出版社

2、《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2005


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