杭州档案 > 档案学会 > 学术论文
文字: 大  中  小     打印
创新档案服务形式探讨

上传时间:2009年05月30日 )

徐长松

摘要:强化档案服务意识是当代档案工作一个不容忽视的重要课题,直接关系到企业的生存和可持续发展。作为档案管理员,必须强化档案服务意识,在服务方式、内容、手段上不断开拓创新,提高服务质量,做好信息的收集、整理工作,严格把好档案的收集关,丰富档案的来源和库藏量,使档案管理工作朝着健康的轨道发展。

关键词:档案管理    服务意识     业务探讨

0引言

近年,我局档案部门全方位配合上级部门开展的的各类宣传活动,先后为中央电视台、杭州日报、青年时报等提供大量各年代的档案资料、统计数据、历史文献资料和老照片;第五届中国中华老字号精品博览会,“百年电力,百年辉煌”大型宣传图片和宣传资料,就是应用综合档案室保存的大量档案原始素材,使档案文化贴近社会公众、走进千家万户,扩大档案工作的社会影响,充分体现档案利在当代,功在千秋的作用。由此得出:档案服务意识是当代档案工作一个不容忽视的重要课题,直接关系到档案工作的生存和可持续发展,特别是对于档案工作如何适应社会主义市场经济发展,如何建立与企业发展相适应的档案管理体系,服务意识的强化尤其显得重要。作为档案管理员,必须强化档案服务意识,及时了解干部职工对档案的查阅需求,增强了提供利用服务主动性,在服务方式、内容、手段上不断开拓创新,提高服务质量,强化档案服务意识。档案作用的大小、价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。作为一名档案管理员,要管好档案、用好档案,首先是要熟悉档案,弄懂这些档案资料的内涵关系及保管意义,真正做到“胸中有数”。在档案科学管理上不断创新服务形式,不断创新档案服务形式。

1要确保档案的“两全”

档案业务建设的首要任务是确保档案的“两全”:一是齐全,二是安全。档案安全是基础,没有安全谈不上档案工作的发展,我们每一个档案人都必须要有强烈的安全意识,绝对不能出一点纰漏,否则将是人民的罪人。档案安全责任重大,重于泰山,是高压线,谁都碰不得。只有保管齐全、安全,其他工作才有开展的可能,服务才有开展的条件。要根据企业自身的特点来确定档案业务建设的首要任务――为企业发展服务,为领导决策服务,为电力生产、经营管理、精神文明建设行服务。紧紧围绕企业的是心工作,切合实际,突出特色,寻找档案管理的“亮点”。 在收集、整理、归档的过程中,要吸取国内外、行业内外的先进经验,既要重视传统领域档案资源建设,又要重视新型载体、新型领域档案的建设,对重要档案资料实行“双轨制”管理,如何适应现代化档案管理的需要,是摆在我们面前的一个新课题,要充分认识新形势下档案工作的定位,不断适应新形势,分析新情况,解决新问题,探索新思路,拓展电子档案收集渠道,进一歩加强光盘、数码相片、实物档案以及无纸质载体电子文件、数据库文件等新型载体档案的规范化管理,不断攀登新的高峰,进一步提高档案信息化建设整体水平,为杭州电网的发展提供更加安全、高效的档案服务。在安全体系建设方面,档案馆坚持以防为主、防治结合的工作原则,增强馆内工作人员安全风险意识、防范意识和责任意识,采用先进的防火防盗、控温控湿、防光防磁等设备,以及电子文件保密、保真技术和异地备份策略,确保实体档案安全和电子档案信息内容真实、长久可读和有效利用。

2要进一步深刻认识档案服务方式

服务方式要从被动到主动,从后端到前端,从传统形式到现代科学技术的新形式,从简单提供档案信息服务到提供档案工作全方位、多层次服务。要不断提高信息处理的速度,时间就是效益,就是价值。要有时效观念,要充分利用现代化的办公手段,加快信息的反馈和传递。档案工作的最终目的是提高档案的利用率,没有档案用户,档案工作便失去了存在的意义,而提供档案利用率则是实现档案价值的最佳途径。档案服务意识是一种潜移默化的过程,决不能一蹴而就的事情。深刻认识当前企业发展对档案工作提出的新要求,不满足于过去取得的成就,不为既有的经验所束缚,不为传统的模式所限制,强化档案服务意识并不是一句空乏的口号,亦非轻而易举之事,需要做大量细致入微的工作,作为档案管理人员首先要做好自身服务意识的强化,得到大家的理解与合作,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的精神,做好档案工作,才会有“前人栽树,后人乘凉”的大好局面。今年,我局被命名为首批“浙江省规范化数字档案室”单位,数字档案室建设是一项长期工作,一定要以创建“浙江省示范数字档案室”为目标,不断攀登新的高峰,进一步提高档案信息化建设整体水平,为领导决策经营提供了大量原始的信息资源,为杭州电网的发展提供更加安全、高效的档案服务。

3要牢固树立“档案工作是一线工作”的理念

定格的是时间,流逝的是岁月,见证的是历史。档案作为最直接、最原始、最真实、最全面的历史记载,见证着人类的实践活动,既是重要的文化遗产,又是宝贵的社会财富,同时也是重要的国有资产。保管和利用好档案,为企业的生产经营、研究开发、技术创新、规范管理等工作提供有力凭证,是企业档案工作应尽之责,档案工作管理水平能检验企业管理水平。随着档案工作的领域更加宽广、内容更加丰富、任务更加繁重,档案工作的“一线”特征日益凸显。档案部门要面向社会搞服务,服务企业发展大局,服务科学发展实践。档案工作是一项保管和提供服务的工作,档案工作能否朝着正确的轨道向前发展,最大限度地提升档案的利用价值,很重要的原因之一取决于我们的档案管理工作者能否将服务意识放在整个档案工作的首位。档案是社会文明进步的阶梯,而人类文明进步又是与技术革命密不可分。杭州电力发展到今天,已具备相当的实力。从企业规模上看,已进入国网公司大型重点供电企业行列;从电网发展上看,已逐步从传统电网向智能电网方向转变。加强管理是档案工作的重要职责,档案工作是得到全社会尊重和信任的岗位,前人经验的积累能否薪火相传,历史发展的凭证能否真实到永远,靠的是档案人忠贞不渝的职业操守,凭的是档案部门严谨科学的管理制度。

4要牢固树立“人的档案最重要”的理念

使档案与信息工作相互渗透,充实了专业技术人员,并配备了懂档案、懂专业、懂电脑、懂管理的复合型人才。在这一点上,经营者独具战略发展的眼光。把懂专业的优秀人才放到档案管理岗位,彰显了经营者的用人思路,为档案工作的创新实践奠定了基础,产生了深远的影响。档案业务体系的核心不是以事为本,而是以人为本。要按照以人为本的思想,建立“两个体系”,扭转以前忽视普通人的档案,忽视普通群众利用档案的情况。档案工作要不断创新关键在人,档案人员要懂专业知识,责任性要强,要做到嘴勤,腿勤,手勤。档案部门能不能形成创新的风尚,档案工作能不能在创新中赢得更大的发展,关键在人。档案工作者要认真履行工作职责,进一步提高理论水平,拓宽知识面,学习新技术,努力增强服务的能力和水平。努力实现档案服务领域的新拓展,服务思路新突破,服务条件的新改进。对所管辖的档案信息进行分类,档案管理人员要注意研究领导的意图,寻找出与领导的思维同频共振的信息,为领导决策及时提供有用的题材和参考依据。

5要牢固树立“走出档案发展档案”的理念

要力求把“死档案”变为“活资源”,走出档案看档案,开阔眼界、开阔思路,在碰撞交流中使思想观念产生飞跃。档案信息化、数字化工作十分重要,是一个重大战略问题,关系档案工作的未来,要有紧迫感、责任感,因为档案工作现代化是必然趋势,从根本意义上讲就是一场革命。电子文件问世、数字档案进馆,新事物、新技术日新月异。档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着深刻和变化。“老一套”的思维模式、管理理念,已不能很好地应对新形势下出现的新情况和新问题。

6要进一步深刻认识档案的价值

树立档案是信息、是资源、是财富、是无形资产、是生产力要素之一、是软实力的观念。档案既有资政育人的社会价值和文化价值,又有促进生产力发展的经济价值,既有历史价值,又有凭证价值、参考价值。注重和规范“账外文件”管理的收集、整理、归档工作。对各种原始档案资料,在综合归纳的基础上,去粗取精,去伪存真,淘汰各种过时的资料,在挖掘深层次信息资料上狠下功夫。

总之,档案工作者树立主动服务意识,由“档案管理员”转变为“档案经纪人”,促使档案工作模式从“收藏档案”的做法转变为“可以在必要的时候调配必要的档案资源”这种实时方式。因此,档案工作服务机制要不断创新,要更规范、高效,管理和服务的理念、机制、手段、模式等随着新技术的发展不断创新,逐步实现档案部门由传统的档案实体保管向数字化档案信息资源保存和利用的转变。档案服务水平显著提高,进一步激发档案工作服务的创造力。

 

作者简介:

徐长松,杭州市电力局办公室,男,大专,副研究馆员。19848月起从事二级网络档案管理工作。(邮编:311109,电话:0571-51221368

 


     [关闭窗口]