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浅谈电力系统档案管理

上传时间:2007年08月09日 )

杭州市电力局  张跃星

  摘要:电力系统档案是国家的宝贵财富,面对电力系统管理的新形势,档案管理人员一定要抓住机遇,迎接挑战,努力开拓档案工作的服务渠道,把档案的服务功能充分发挥出来,促进电力生产不断进步,使电力系统得到持续稳定的发展。
关键词:档案管理;科技档案
  
  1电力系统档案管理现状
  1.1电力系统档案管理的重要性 电力系统档案管理是电力系统管理工作的基础和重要环节,对电力系统经济发展具有重要影响,是电力系统赢得市场竞争主动权的有力保证。电力系统档案是电力系统生产经营活动的原始记录,它涉及范围广、门类多、信息量大,对生产经营起着至关重要的作用,是电力系统成长发展历程的真实写照,具有广泛的科技资源和特有的知识信息,是电力系统不可估量的宝贵财富。因此,面对目前电力系统档案管理现状,档案部门要以科学创新的理念,抓住机遇,加快企业档案管理信息化步伐,建立适应社会主义市场经济的管理体制,不断拓展企业档案工作新领域,为促进电力系统经济发展提供强有力的信息保障。
  1.2电力系统档案管理存在的问题
  1.2.1档案管理工作得不到高层应有的重视很多电力系统高层领导对档案管理缺乏足够的认识,他们认为相对于档案管理这样的文字工作而言,市场的占有率、产品质量和售后服务的提升更为重要,这使档案工作得不到应有的重视。也因为这个原因,一些电力系统对档案管理工作投入不足,资金投入相对较少,档案管理手段落后,档案室设施不全,保管条件落后。管理水平较低,没有健全的档案材料收集机制,造成档案材料内容不完整,数量不齐全,无法为企业提供高质量、高效能的服务,规章制度、目标管理更无从谈起。
  1.2.2档案管理缺乏专业人员和专业部门负责部分电力系统档案管理人员不懂档案管理,以为档案管理只是简单的收集、分类,人员的专业素质不高、责任心不强;有的电力系统没有设立独立的档案室,有的电力系统甚至用库房兼作档案室。许多企业档案资料的归档和保管不统一,致使一些该保存的资料没有得到保存。由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定,大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管,这严重增加了经营成本。有的电力系统档案管理极不规范,随意性强。例如,存在随意涂改现象,越往基层越乱;存在任意抽取档案资料案例的现象。
  1.2.3档案管理的理论研究和业务指导滞后电力系统档案管理工作是新形势下摆在电力系统管理部门面前的新课题,亟需加强这方面理论研究和政策指导,特别是关于电力系统档案的产权特征和法律地位问题,电力系统档案在档案资源建设中的地位和作用问题,电力系统在产权变更后档案的流向以及对国家、社会有保存价值的档案鉴定问题,都需要档案行政管理部门在实践中探索和完善民营企业档案管理模式,出台相关的政策,指导民营企业档案工作稳步发展。
  1.2.4档案管理中存在安全隐患问题电力系统档案管理工作中存在以下一些常见的安全隐患问题:档案库房不符合安全防护的要求,档案库房设计布局不合理。
  2 新时期电力系统档案管理科技化随着市场经济的日益完善和知识经济的兴起,给档案工作带来了新的机遇和挑战。特别是由于电力改革的不断深化,使电力系统档案工作面临许多新情况和新问题,只有结合实际,正视现实,采取切实可行的有效措施积极处理新情况,解决新问题,切实加强档案管理,才能使档案工作越来越好。
  2.1科技档案管理特点
  2.1.1专业技术性强电力生产活动涉及面广,包括电力、交通、水利、通信、消防、生态环境,以及土木工程、机电设备等各个方面,所形成的科技档案具有非常明显的专业技术特征。
  2.1.2利用价值高科技档案从电力生产过程中直接形成,真实记录了生产活动的方方面面,既是工程质量评定、资产评估、财务审计,以及事故原因分析、索赔、民事纠纷等的凭证依据,又是电厂开展日常安全生产运行、检修维护及技术改造等工作不可缺少的参考资料。在电力生产管理过程中,科技档案具有重要的凭证作用和参考价值。
  2.1.3保管期限长,数量多水电站枢纽工程自投产,一般有50年以上的设计寿命,其设备设施的设计、制造、施工建设等技术档案保管年限与设备设施寿命相当或更长。随着设备设施不断老化,运行维护及更新改造任务的加大,科技档案数量也不断增加,而这些档案保管期限也多为长期或永久保存。
  2.1.4档案管理延续性强科技档案可以形象地称为电力生产设备设施的健康履历和病历。工程建设时的科技档案记录了电力生产设备设施形成时的基本信息,后期在生产运行中形成的技术档案详细记录了设备设施所发生的缺陷、故障及诊断处理等信息。不同时段所形成的科技档案均为设备设施不可分割的连贯信息,因此科技档案管理不可间断,具有很强的延续性。
  2.2如何使电力系统档案管理科技化
  2.2.1运用软件管理21世纪是高科技时代,作为社会系统中最重要的电力系统更是要站在时代的前沿,今早实现科技化、信息化、技术化。这就离不开摒弃传统档案管理模式,向新型的软件管理看齐,使档案管理更快、更全、更新。
  在这里简单介绍一款电力系统档案管理软件
  这款软件的功能特点是:方便的录入功能,便捷的查询和修改功能,灵活的调用功能。当然,如今已经有越来越多的数据管理系统供我们选择参考,旨在更好地为电力系统档案管理服务。
  2.2.2完善档案信息管理系统,开展网上服务随着电力生产精细化管理深入开展,电力生产人员工作效率必将逐步提高,利用快捷、高效的方式获取信息资源成为他们的共同愿望。建立以计算机、互联网为工作平台的档案信息管理系统,将档案的保存功能向信息中心转变,开展网上服务,提高利用效率,这是满足利用者服务需求的最有效途径。一方面要充分利用电厂局域网建立档案主页,使档案管理系统与办公自动化系统关联起来。公开案卷目录及卷内文件目录,实现。案信息网上查询、检索,使生产人员更方便查阅档案室已藏档案。另一方面最大限度实现档案资料电子化。档案资料电子化后,在网上提供有限制性或非保密电子文件的查询、利用服务,使利用者可以不受地域和时间限制,及时获取自己所需的档案信息,使服务变得快捷、高效、准确,大大提高档案的利用率和使用价值。
  2.2.3加强科技档案的归档收集整理工作生产信息资料收集归档是开展科技档案管理的基础工作。通过了解生产人员活动状况,密切跟踪现场生产动态,提前掌握档案收集的具体材料,列出详细的档案材料的收集计划,从而把分散在各部门或个人手中的档案集中起来,实现统一管理,最终实现信息资源共享。收集起来的信息资料再通过档案整理这一中心环节处理后,才能确定归档的必要性和重要性。档案整理工作应该深入分析文件材料的内在联系,遵循档案形成规律和特点,尽量保持文件材料之间的关联性,使每项生产活动档案构成不可分割的有机整体,以反映精细化管理活动的真实面目。

2007年8月9日


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