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刍议电力建设科技档案管理

上传时间:2011年10月11日 )

杭州市电力局    励文雅

摘要:档案管理是企业基础管理的重要组成部分。随着电力工业体系改革的逐步深入和迅速发展,电力系统科技档案发挥着不可替代的作用。作者多年从事档案工作发现其中存在的问题大部分是因为前期未加强控制而导致的,为确保竣工文件的质量,工程过程中建设单位、施工单位、监理及调试等单位应加强控制,作者提出了一些具体事项
关键词:科技档案;档案管理;

1、综合方面
  1.1项目文件产生于项目建设全过程,其形成、积累和管理应列入项目建设计划及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。
  1.2保证在实际工作中使用正确的文件,有关部门和个人在收到最新版次的文件后,应隔离或标识作废文件,销毁或加盖作废印章,以防误用。对有关变更文件的传递单、信函、意见单、分发清单等应予以保存。
  1.3个人收集到的文件,例如:出差带回来的、会议上产生的都必须及时送交档案室统—处理,以保证文件的有效利用和完整存档。
  1.4收到的光盘或磁盘文件,必须在计算机上进行检查,重点检查光盘或磁盘上的文件与纸质文件是否一致,是否清晰可读,有关阅读软件(支持性库”文件)是否提供等,如果有问题,及时联系解决。
  1.5字迹材料耐久性好,易于长期保存。比如,墨汁、碳素墨水、黑色油墨、蓝黑墨水,不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、水彩笔、铅笔等耐久性差的字迹材料,
  1.6载体应质地优良,适合长期保存。—般地说。应采用70克以上的白纸,磁盘防磁性能优良、胶片稳定不易变质的、光盘选用小能擦改易于长期保存的。所提交的电子版(格式为PDF,需保证和纸质文件的一致性,以光盘为介质提交,每张光盘均需附EXCEL格式的文件清单,光盘应为SONY金盘以上品质).
2、建设单位
  2.1前期文件:
  2.1.1因工程从前期筹建至工程达标期间,人员变更的幅度比铰大,这就要求工程筹建时相关负责人应将自己收集的重要的、需要归档的文件材料及其附件及时移交档案室存档,避免后期出现前期文件缺原件、附件不全等现象;2.1.2档案管理人员应注意收集:项目核准及其相关文件。开工报告及批复。可研及相关审查文件,项目评估文件、前期的项目融资、审计文件、文物、矿产、地质等调查报告、地形、水文、水源、气象、地质材料、水质、燃料分析报告及水资源取水许可汪等资料;2.1.3应注意收集21个合法性文件。
  2.2设计文件:应注意收集司令图及审查意见、初步设计及审查文件、执行慨算及批准文件、优化设计报告、施工组织总设计及相关审批文件、施工图预算文件等;
  2.3征租地文件:应注意收集地方规划部门出具的规划许可证(建设工程用地许可证、建设工程规划许可证)、国有土地使用证、拆迁补偿、征租地文件、红线图等相关文件;
  2.4合同:在签订合同时不能以章代签字,日期应签署完整,签字必须使用规范的书写材料.印章应清晰;合同编号须有统一的编制依据,不能重号、缺号;
  2.5招投标文件:
  2.5.1整个招投标过程,应有由上级主管单位出具的招投标程序符合“招投标法”规定的相关证明文件;2.5.2招标文件应加盖招标单位印章;委托招标的应有委托招标文件、投标文件及评标过程中产生的相关文件,招标文件编号须有统一的编制依据,不能重号、缺号.
  2.6工程质最监督检查文件:
  2.6.1成立质监站的相关文件、质量监督(大纲)计划;2.6.2质量监督中心站:a主要施工阶段:土建工程、锅炉水压试验前、汽机扣缸前、厂用电受电前、整套启动前、整套启动后、试生产后;b.形成的相关文件:质量监督检查申请及回复(工程质监站向质量监督中心站)、质最监督检查汇报材料(工程质监站)、质量监督检查报告(质景监督中心站)、整改通知单及回复单;2.6.3工程质量监督站:a.主要施工阶段:地基处理工程、钢筋材质及焊接、混凝土工程、砌体工程、防火防腐工程、锅炉专业(锅炉受热面吊装前、锅炉制粉系统分部试运前、分部试运前、锅炉电除尘空负荷升压前、主要熟力设备及管道保温绝热),给水泵组(电动、汽动)分部试运前、汽机凝汽器管道安装、高低压加热器及除氧器安全阀整定);b.形成的相关资料:质量监督检查汇报材料、各阶段质量监督检查记录、更改通知单及回复单,应注意签字、印章需齐全完整。
  2.7运行部:
  2.7.1日常编写的运行日志、工作票、操作票等应注意书写材料的规范性;2.7.2运行规程、系统图需要按照相应的标准编制、审批页需手签;2.7.3日常培训教材需归档,应妥善保存。
  2.8设备资料:设备开箱验收时的产生相关文件应注意其规范性;开箱验收之后应对照合同及资料移交清单检查相应设备资料是否完整,有效、清晰可读。
  2.9按照相关规定编制强制性条文实施计划并及时记录检查情况。
3、施工单位
  3.1应组织相关人员学习甲方竣工资料归档范围及相关要求,以控制竣工资料的规范性、完整性及准确性;
  3.2质量验收记录应按照规范标准编制,四级及以上需要监理或建设单位填写审批意见的。需要手签,不能由施工单位打印。需实测的监理单位应填写实测数据;
  3.3所有委托试验的试验报告其委托单与试验报告应对应集中保存;
  3.4作业指导书与交底记录应一一对应;注意交底会议签到表的收集,签到表应为原件;
  3.5原材料:
  3.5.1应按照相关规定进行验收、报审,需要复试的要按照规定进行复测;
  3.5.2厂家若不能提供的原材证明文件原件,需要加盖供货商及质检部门印章;
  3.5.3做好原材料的出入库记录,便于编制单位工程原材料跟踪记录(专业、单位工程、使用部位、规格、报审表编号、试验报告编号、领用数量、领用日期等)。
  3.6设计变更单、材料代用单等应编制执行情况反馈单;
  3.7竣工草图应按照设计变更、变更设计等相关文件具体编制.并加盖竣工草图印章;
4、监理单位
  4.1按照最新监理规范编制相应的规章制度;
  4.2监理单位应定期对各施工单位过程中产生的资料进行检查指导;
  4.3监理日志(土建、安装、调试、安全)、旁站记录应注意填写天气状况,其具体内容应规范;
  4.4各次会议应注意收集签到表,签到表应为原件;
  4.5监理单位应编制验评汇总(单位、分部、分项等评定结果及数量汇总);
5、调试单位
  5.1各专业各阶段相关调试记录。注意文件内容的规范性;
  5.2按照调试大纲及各专业调试方案的要求进行调试,并准确编制调试报告:
  5.3调试仪表仪器、检验设备、计量合格证及审定年检文件;
  5.4质量评定表方面注意收集:火电建筑、安装静态、动态质量浮定汇总、火电工程安全文明生产检查评分表、机组建设总评表;
  5.5五性能试验报告:锅炉热效率、锅炉最大出力、锅炉额定出力、锅炉断油最低出力、制粉系统出力、磨煤机单耗;汽机热耗、汽机最大出力、汽机额定出力、机组轴系振动;机组RB功能、机组供电煤耗.
6、搅拌站
  6.l注意收集供货商移交的水泥、砂石、粉煤灰、外加剂等原材料合格证、厂家试验报告、委托单、复试报告等的归档;
  6.2做好混凝土、水泥、砂石、粉煤灰、外加剂等原材料跟踪记录;

  总结
  综上所述,科技档案是企业生产、经营、科研、建设和发展的见证物是维护企业合法权益的可靠依据及凭证.也是企业、国家和社会的宝贵财富与重要信息资源。只有在过程中加强控制,才能确保所形成文件的质量,才能更好的实现档案自身的价值。


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·国家标准:科学技术档案案卷构成的一般要求
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