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电力多经企业档案管理初探

上传时间:2008年10月10日 )

杭州市电力局 徐长松   浙江容大电力工程有限公司 楼页新

 

摘要:当今电力多经企业的档案管理随着企业的蓬勃发展已卓有成效,但仍然存在着许多不容忽视的方面,笔者通过该公司档案管理发展历程进行了回顾,分析了存在的问题,提出了加强多经企业档案管理的六项具体措施,提出当前多经企业的档案工作要紧紧围绕企业生产和经营发展的中心,为改革和发展提供优质服务,要全面提高对档案价值的认识,全员重视多经企业档案管理工作,充分发挥多种经营体制改革档案的重要作用,对于多经企业改革、促进企业的健康发展,具有重要的意义。

关键词:多经企业    档案管理    业务探讨

0. 引言

“档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”必须认识到多种经营档案工作是企业管理基础工作之一。是生产、经营、管理、科研、党建、企业文化、基础设施建设等各项活动的真实记录,是维护多种经营企业历史面貌、合法权益和经济利益的重要凭证和依据。随着电力体制改革不断深入,档案管理如何跟上企业发展的步伐,如何加强电力多经企业的档案管理工作。笔者结合自己多年的工作实践谈谈一些体会,与大家共同探讨。

1.公司档案管理工作回顾

198410月,富阳县供电局创办劳动服务公司。198610月更名为富阳县供电局电气安装公司,主要经营高低电气安装及维修,兼营电器器材零售业务,初创阶段从业人员仅为10多人,是以解决职工子女就业,改善职工福利为目的的安置福利型企业。至80年代后期逐渐转变为生产经营型企业。进入90年代后又更名为富阳市电力建设总公司,发展为跨行业、涉足多个领域的经济实体。经营项目从初创时的供电配套服务,发展为输变电安装施工、高低压开关柜制造、电力物资供应、发电、小水电、变压器出租和修造、预制构件和铁塔制造、起重运输和汽车销售及修理、自动化工程、房产物业和经济贸易,经济效益不断创出新高,一度成为富阳市最主要纳税大户。20042,富阳市电力建设总公司变电安装分公司、线路安装分公司、电力物资公司的基础上三个公司经过整合、改制,经工商登记注册,正式更名成立为浙江容大电力工程有限公司。20054月正式建立综合档案室,配备了专职档案员,对文书、科技、特种档案等实行集中统一管理。

2. 当前多经企业档案管理工作存在的问题

1)全员档案意识仍有待加强。不规范字迹材料及复印件等仍有出现。有些部门归档资料移交不完整不规范。一些重要厂家设备资料页面污秽,丢失严重。分析原因主要是施工时间长,班组内无专用的资料柜保存或保管不善,而导致一些资料丢失或残缺不全。使得部分原始资料没能补齐移交给档案室。竣工资料在工程开工时就必须准备二份,一份交局档案室或业主,另一份交公司档案室;如果不事先交代清楚,等到工程结束就难以完成或弥补,也成了公司档案室接收不到完整规范竣工档案的难题。

2)工程档案移交工作不及时。由于档案的收集和归档需要多个部门的共同合作,有时候班组忙于施工,会忽略竣工资料的归档工作。档案管理人员要密切关注工程进展情况,有计划、分阶段及时催交归档资料。

3)公司各部门的一些特种档案难以归档,这与部门经理的档案意识密切相关,因为特种档案归档要求多数人不清楚,专职档案员不可能知道公司发生的所有事情,只有部门经理事先告诉专职档案员来搜集,或者部门经理安排专职人员搜集工作,并及时移交档案室。

3.加强多经企业档案管理工作的必要性

档案作用的大小、价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。社会经济发展和日益激烈的市场竞争,使那些不注重对日常信息资源的积累、管理,不注意做好档案工作和档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向,而不能获得最佳的经济效益和社会效益,这样的事例在古今中外时有发生。所幸我公司的历任领导对档案工作的重要性有着深切的认识,及时解决档案管理中的“人、财、物”问题,公司档案管理工作充满生机和活力。不同所有制的企业,其档案工作有着不同的特点和重点。拿我们电力多经企业档案来说,其来源复杂、涉及内容广泛,档案产权多元化,对档案工作所产生的效益要求相对较高,因而在档案工作中更要注重文件材料的收集力度,通过提高档案人员的综合素质,强化档案工作的服务意识,充分发挥档案信息资源的开发和利用,努力追求企业的经济效益最大化。

4.提高档案管理的六项重要措施

4.1加强档案管理网络和硬件建设

我公司于200510月取得ISO9002质量管理体系论证后,根据企业资质升级总体规划和要求,开始建立综合档案室,归口综合部管理,现有档案578卷和623件。其中,科技档案578卷,文书档案463件,特种档案160件。根据档案工作需要,配备了专兼职档案员,全公司的文书、科技、特种档案(会计档案仍有财务部管理)等实行集中统一管理。公司在档案管理体系上,由书记兼副总经理领导分管,档案工作具体由综合部经理落实,做到经常检查督促,特别在改善档案库房条件及更新设备等方面解决许多实际问题。几年来,由各职能部门及项目部兼职档案员组成的档案工作网络活动正常,定期进行档案业务指导和交流学习,以进一步提高管理水平。新大楼档案库房实用面积160平方米,设有办公室、阅览室、荣誉室、复印室等,有符合国家标准的档案柜和密集架, 配有灭火器、去湿机、计算机及温湿度计等,大大加强了档案的安全保管,改善了库房管理条件。

4.2建立档案管理工作的保障机制

落实档案归档制度,按时收集归档资料。说说容易实际做起来难。只有争取企业领导的重视和支持,把档案工作纳入到公司每年的主要管理工作之中,才能得到有效保证。几年来,我们容大工程公司档案工作正是这样操作的。例如:我们的档案员也参加每周的生产会,在会上会提出最新完工工程的归档期限,通报上期未按时移交竣工资料的部门;公司平时将竣工资料移交工作与月度绩效奖挂钩,工程结算必须经档案室签字认可,用行政、经济手段来确保归档工作规范进行。

4.3紧紧抓住档案工作“收、管、用”三个环节

档案工作不仅是一项服务性很强的工作,也是一项专业性较强的工作,“收、管、用”是其中三个主要业务环节,此三个环节是基础业务建设中的重中之重。

首先是“收”的环节。收集的文件资料要做到齐全完整,才可能有丰富的档案内容,发挥较好的档案利用价值。开始时,在归档文件收集这一重要环节上,我们经常处于“有什么,交什么;交什么,收什么”的状态。有时候交接手续不健全,一交一收就算了,事过境迁,这种不规范的操作,势必造成档案材料内容上的残缺和一些宝贵材料原件的遗失, 为今后的档案利用留下隐患。认识到这一点,我们通过ISO9002贯标工作,编制了文件控制程序,制订了档案移交制度,并付诸实施。同时,我们还注重档案的收集整理工作。例如,20065月,我公司通过杭州市电力局招投标承建萧山110KV红山变输变电工程,我公司档案人员到红山输变电工程施工现场整理资料,所有归档案卷均按档案管理标准进行装订成册,使该工程整套设计、施工、竣工验收等档案“三率”水平达到验收标准,得到兄弟档案部门的好评。

其次是“管”。“管”这一环节包括两个方面:一是对各种档案科学分类的管理;二是指档案工作的管理模式。我公司档案室结合实际,参照《供电企业档案分类表》。制订本企业的档案分类表各种门类和不同载体的档案分类表。实践证明科学合理的分类,是发挥好档案作用的重要前提,对管理、利用档案有着重大影响。在“管”的第二个方面即档案工作管理模式,实行集中统一管理,而且能充分发挥档案信息服务中心的作用。

第三是“用”。档案工作最终的根本目的是利用。当电力多经企业在市场经济的大潮中突飞猛进,大展宏图之时,我们档案工作也要很好地融入到企业发展的洪流中,主要是为内部工作参考,范围也不仅包括文书、财务、技术资料,而且也包括软盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等特种载体,实现档案载体的多样化。无论从档案利用方面,还是从利用产生的效益来看,都要能体现出档案特殊服务作用的无可替代性。但按高标准要求,我们在收集、管理两个环节中还存在薄弱之处,主要是档案人员向需求者提供利用档案资料的主动性还不够,档案人员工作较被动,没有形成积极开发利用档案的意识;一般地说,档案还处在原始积累阶段,显性作用还没有充分发挥出来。我们已经看到了多个行业档案利用方面普遍存在的通病,并意识到长此以往,势必会影响多经企业档案工作良性循环,影响档案工作在企业中相应的地位。因此,我公司档案人员尽量能多深入生产一线,与技术人员取得联系,了解他们最需要什么档案信息,同时编制库存档案检索目录放在“OA“系统上,有针对性地提供档案信息;档案人员主动上门将所需的文件材料帮助查询、复印并及时送到需要的部门。通过这些尝试,使我们清醒地认识到要注重档案利用的反馈信息,以便进一步深入持久地开展此项工作。

4.4拓展档案信息服务领域

衡量企业档案服务工作的一项重要标志:就要看企业档案信息是否得到充分利用,利用后是否为企业产生了较大的经济效益。如果企业档案工作能为企业的生产、经营、管理提供优质服务,能为企业提高显著的经济效益,增强企业的竞争能力等诸方面作出较大的贡献,那么,这个企业的档案工作必然会得到企业管理层的肯定和重视、同样会得到同事们的认可,企业档案管理人员的地位也会得到相应的提高。搞好利用工作,应当依托档案管理形式的集中统一管理的模式,开发企业档案信息资源,紧紧围绕企业经营发展部署,依托档案充分挖掘更深层次的信息资源,档案人员要深入基层,要加强内外调研,“多动脑、多动嘴、多动脚”对企业的生产、经营、管理动态多了解、多参与,要有超前意识,提前介入,而不是墨守成规或守株待兔,对本企业形成产生的重要文件应随时收集归档,超前监控,熟悉掌握文件的归属和流向,有利于提高收集工作的完整与准确率,避免因人员岗位调动而使归档资料的遗失或遗漏。档案管理人员通过精心加工、筛选、鉴定、编纂出各种类型的符合大家需求的编研材料供大家参阅,把死档案变成活信息,为各级领导平时重要决策、总结经验、制定计划、研究案例、处理问题时提供依据和参考价值;编制出更及时、更全面、更具体的编研材料或参考信息,真正为企业发展服务。

4.5建立健全档案管理制度

企业档案工作的规范化、标准化是时代的要求,是科学的选择。要根据企业发展的要求,同步推进档案工作标准化,不断修订多经企业档案管理标准,并在日常工作中加以认真贯彻执行。档案工作是企业管理的重要组成部分,没有必要的档案规章制度,档案工作的起步就不扎实,就不规范,就不能有序发展。必须建立健全企业档案工作各项制度,依据制度进行程序化规范化操作,并纳入企业考核机制有效地管理档案工作。目前我公司制订的档案管理制度主要有:建立企业档案工作制度,包括归档制度、库房管理制度、底图保管及更改(复制)制度和档案的收集、整理保管、鉴定、统计、利用、保密等工作制度,并相应制定了档案人员“四参加”制度。二是多经企业档案部门对档案管理的主要环节要照章管理,并纳入企业管理运行程序,有利于从文件材料的形成、积累、管理、归档有序进行。从而切实把多经企业档案管理纳入制度化轨道。

4.6稳步推行档案电子化管理

在当今数字化时代,档案信息化、自动化管理工作不仅是一种趋势,计算机在企业管理中已成为人们的主要工具,并显示出它的强大功效。多经企业处在市场竞争中的最前沿,稍有落后,便会有淘汰出局的可能,档案工作作为多经企业管理的一项基础工作,要探讨实现档案电子化管理的理论创新、机制创新、科技创新,以创新带动发展,促进发展。稳步推行档案电子化管理,用计算机"武装"起来的档案工作,为企业提供更加系统、全面、便捷、准确的各种信息。档案管理现代化与企业管理现代化同步,积极推行档案管理现代化,利用计算机辅助管理,配合设计完善的应用软件,一次输入,多次利用,极大地提高了工作效率,帮助档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来。努力实现档案服务领域的新拓展,服务思路的新突破,服务条件的新改进,稳步推进馆藏档案数字化建设。

5.结束语

事实证明:把企业在各种管理、创建文明单位、创建一流企业、申报优质工程、审计、招投标、资质升级等方面档案所起的作用和档案管理的水平高低联系起来,就会发现档案所起的作用是不可代替的。利用原始档案作为证据,使得企业避免无谓的损失,这样的实例也比比皆是,这就对档案管理的各个方面提出了更高的要求。时代需要档案管理,档案管理更应与时俱进。

总之,电力多经企业档案工作是一个大有作为的新领域,根据它的性质和特点,要注意在结合专业特点、找准切入点上下功夫研究、实践,坚持用与时俱进和科学发展观的精神开展多经企业档案工作,这也是我们努力的工作方向。 

 


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