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政府信息公开条例实施对档案工作的影响及对策

上传时间:2009年02月25日 )
    《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施,将政府信息公开工作与档案工作不可分割地联系在了一起,为档案事业的发展提供了更加广阔的舞台,同时也对档案工作提出了新的更高的要求。
       一、政府信息公开工作对档案工作的影响
       首先,要求进一步规范信息、文件的归档工作。政府信息收集的多少、价值的大小、归档的规范程度,将直接影响到公众利用率,影响到公众的利用满意度。因此,信息、文件的归档工作是政府信息公开工作的前提和基础。其次,对档案开放有提出了新要求。档案作为重要的政府信息资源,参照政府信息公开的做法,档案开放也应遵循“以公开为原则,不公开为例外”的原则。《条例》规定政府信息一般自形成(或变更)之日起20个工作日内公开,档案馆(室)保管的档案,在不背离《条例》关于“行政机关不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息”的基础上,都应纳入政府信息公开的范围,为全社会开放。而现行《档案法》对档案开放时限的规定限制了档案类政府信息的开放,现阶段档案馆档案开放步伐明显滞后。面对政府信息公开的新要求,有必要对档案开放期限和范围做出修订。其三,档案信息化建设必须要跟上。档案部门必须紧扣时代要求,推进馆(室)藏档案数字化工作,加强电子公文归档与管理工作,实现档案信息社会共享,为公众提供快捷、方便的信息服务。其四,必须走公共档案馆之路。在打造透明政府、公开政府信息的过程中,档案馆原有的服务理念、传统的利用模式将受到来自社会的不断增长的政府信息需求的挑战,档案馆只有大胆创新,研究解决如何为政府信息公开服务的长效机制,才能使档案馆的社会形象、公共服务功能更加明晰。档案馆形象的转变与重塑,档案馆功能的拓展与延伸,必将使档案馆在服务社会的进程中越来越受到公众的欢迎和认可,实现档案工作与社会之间的良性互动,真正走向公共档案馆之路。
       二、新形势下的基本策略
       一是把好归档关,夯实档案开放利用的基础。要把档案工作首要环节归档工作前移,从档案的形成与积累抓起,这样才能真正解决收集不齐全、整理不规范等问题。要及时修订、完善归档范围,按照国家档案局提出的“两个体系”建设要求,把所有涉及人的档案纳入归档范围、保管范围、进馆范围、利用范围,切实保证把所有涉及人的档案建立起来、留存下去,真正重视所有涉及人的档案的价值,重视所有档案利用者的需求。要实行文档一体化管理,从源头规范归档工作。在现行工作体制下,文件与档案管理分属于不同工作部门,这种文档脱节、档案部门工作被动的状态,不可避免造成政府信息缺失、归档不全。档案部门应当对纸质、电子文件进行统一归档管理,承担起文件全程管理工作职责。还应建立归档责任追究制度,不按要求归档应追究当事人或部门的责任。以制度的“刚性”规范归档工作,确保文件档案齐全完整、准确系统,为公开工作打下坚实基础。
       二是以政府信息公开利用政策指导档案开放工作,加大档案开放力度。面对政府信息公开的新要求,档案部门必须加强原有档案开放法律法规修订及理论、方法的研究创立,在法律层面上,应与政府信息公开的利用政策相一致,及时修订关于档案开放的条款,与《条例》作出统一的法律法规规定。在实际操作中,也要及时调整档案鉴定开放的原则、制度,细化业务规范,增强可操作性。如传统的档案开放鉴定工作中,若一份归档文件中有不应当公开的内容或一卷档案中有不应当公开的某一份文件,那么这份归档文件与这卷档案就可以不予开放。现在我们可以参照《条例》第二十二条规定(申请公开的政府信息中含有不应当公开的内容,但是能够作区分处理的,行政机关应当向申请人提供可以公开的信息内容),细化开放工作,尽可能的开放档案,尽可能地满足公众各方面的利用需求。又如自形成(或变更)之日起20个工作日内可以公开的政府信息,作为档案归档后就可以直接提供利用,不受“一般应当自形成之日起满三十年向社会开放”的限制。当然,在档案开放工作中,还要正确处理好开放与保密的关系。档案开放与保密紧密相连,公开是为了使人民群众充分享有知情权,保密则是为了防止因公开不当而影响安全和稳定。要制定适应需求的开放工作程序和管理方式,既不要为了保险和稳妥起见而使应当开放的档案不予开放,又要防止无原则的大公开、大开放,科学把握好公开与不公开之间的“度”。
       三是加快档案信息化建设步伐,提供便捷高效的信息服务。国务院明确要求政府网站要作为政府信息公开的第一平台,各档案部门应充分利用网站这个平台,将向社会开放档案目录及档案原文作为档案开放的主渠道。档案馆(室)保管的档案一般内容多、数量大,档案信息化建设是一项长期而艰巨的任务,不是一蹴而就就能完成的,要做到统筹规划、合理安排、逐步推进。要按照由近及远的原则,对最近几年的档案先进行数字化处理,增强档案信息开放的时效性;按照利用优先的原则,根据目前档案利用实际情况,优先把民生档案、群众关注的社会热点问题数字化,增强档案信息公开的针对性;实施电子文档一体化管理的原则,档案馆(室)在接收纸质归档文件的同时,要同时接收电子文件,以减少不必要的劳动和资金投入,以较少的投入获得最大的效益。多管齐下,逐步实现全部档案数字化。
  四是打造公共服务型档案馆,与社会与公众零距离接触。打造公共档案馆,档案馆首先要把整个社会和全体公众看作自己的服务对象,并为其提供诸多便利条件,展示档案服务的人性化和档案馆的亲民形象。馆址要争取离民众更近些,交通便利,方便公众上门;档案服务的利用时间、利用手续、利用设施要突出以人为本的理念,最大限度地方便利用者。如实行节假日也向社会开放的措施,在公众中塑造与图书馆、博物馆一样的公共服务形象。再者,要突出开放性。档案馆要从社会公众的利用需求出发,努力超越传统档案服务的视野和范围,以扩大档案文件的开放深度和广度为主要线索,通过档案的开放把档案资源更多地推向社会,通过政府信息查阅畅通公众利益诉求渠道,在理念上实现由国家档案向公众档案的转变,在工作中实现档案封闭利用向多形式、多渠道开放利用的转变。如可通过送政府公开信息、档案进社区、街道、乡镇,印制宣传品等形式,为公众查阅和获取政府信息提供便利。
 
      
      文章作者:严 晖
      原载于中国档案报 2009年2月5日 第三版

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