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企业发展需要档案 ——常熟市民营企业建档侧记

上传时间:2009年02月25日 )
文章作者:顾 玮 来源:《中国档案报》 添加时间:2009-2-23 点击:64
 

  2008年,常熟市民营企业档案工作扎实推进,稳步提高,建档工作红红火火,圆满完成了江苏省、苏州市档案局下达的年度任务。全市共有20家民营企业达到相应等级,江苏常铝铝业股份有限公司达省一级标准,中利科技集团股份有限公司、苏州通润驱动设备股份有限公司达省二级标准,常熟三联集团有限公司、江苏萃隆精密铜管股份有限公司等4家企业达省三级标准,常熟市创新模具有限公司、江苏格林电器有限公司等13家企业达到了常熟市级标准。

档案,企业管理的组成

  苏州通润驱动设备股份有限公司,是一家以生产电梯曳引机为主的现代化民营企业,在推进和提升公司内部管理工作中,董事长张鹤就提出了要把档案管理作为企业信息流管理的一项重要内容列入公司的内部管理。公司以新建办公大楼为契机,按照档案管理要求,合理布局,库房、办公、阅览三分开,划定五楼层面为档案专门用房,并安装了崭新的密集架,同时在公司内部挑选优秀人才担任档案工作。公司编制了《档案管理作业指导书》、《档案分类办法作业指导书》、《文件归档、公文处理流程》等一系列制度。领导的重视、人员的落实以及资金的投入,为公司档案工作的开展营造了良好的环境和氛围,使公司的档案工作在较高的起点上有一个良好的开端。经过近一年的努力,综合档案室室藏档案门类齐全,内容丰富,包括文书、产品、设备、基建、会计、特殊载体、实物、人事等各种门类的档案3000多卷、近2000件;在公司网站上设立了档案工作专栏,将档案信息化作为公司信息化的组成部分。在2008年苏州市民营企业档案工作巡回观摩中,该公司的档案工作受到了上级领导的充分肯定和好评。

档案,企业发展的需要

  江苏常铝铝业股份有限公司,是集科研、生产、销售于一体的具有高科技研发能力的大型铝加工企业,是国家重点高新技术企业,2007年8月在深交所成功上市。在公司上市的前期准备工作中,档案资料在公司编制招股说明书、制作路演宣传片中发挥了重要的作用。关键时刻,档案资料凸显的作用,使公司领导深深地认识到企业的做大做强离不开档案,档案工作应与公司的发展同步提升。在公司生产、办公用房紧张、科室人员精简的情况下,仍配置了充足的档案专门库房和专职档案人员。公司还十分注重档案的宣传,在公司内部刊物上开辟档案专栏,着力提高全员档案意识,保证公司档案及时移交,防止档案流失。公司在开发办公自动化软件时,设立了档案管理模块,建立了室藏档案目录数据库,并对常用档案进行全文扫描,公司员工可根据浏览权限在电脑上查阅相关档案资料。扎实的基础,严密的管理,档案数字化的开展,使常铝公司的档案工作于2008年顺利通过了省一级的验收。
档案,企业内在的要求
  常熟创新模具厂是一家有着近十年发展史的纯民营企业,十年的生产经营,形成了大量的产品图纸、生产设备等核心文件,掌握了这些图纸、文件,就等于掌握了企业的命脉。企业深深地感受到档案资料是企业生产经营的结晶,是企业正常运转和发展壮大必不可少的支撑。为了将这些核心资料规范整理和有序管理,创新模具厂来市档案局寻求帮助,市档案局相关职能科室上门进行业务指导,从库房的摆布、八防的落实、箱柜的添置到制度的建立、人员的选定、具体材料的分类、整理、编号等,都循规蹈矩。望着一盒盒沉甸甸的档案,企业老总由衷地说:这些档案,是我们企业的核心、精华,浓缩着我们生产技术人员的心血,平时利用率也非常高,做好档案工作,势在必行。今后企业造新厂房,一定要把档案用房规划进去,为档案工作的开展创造一个良好的环境。
档案,为企业创造价值
  江苏格林电器有限公司,是一家以生产冷柜为主的民营企业,在建档的过程中,企业就尝到了做好档案工作的甜头。2008年,为了加快农村消费升级,提高农民购买能力,国家财政部、商务部决定实行家电下乡,并面向全国家电企业进行招标。公司领导对此次国家招标项目十分重视,成立了专门工作小组组织冷柜项目的申报,查阅了室藏文书、科技档案,做成标书,详尽地反映了公司在技术、质量、生产、仓储、物流等方面的总体情况,使公司在激烈的竞争中成功中标。此次中标,将会大大提高格林品牌在国内零售市场的知名度。此外,档案作为第一手资料,为格林公司在一次基建工程的经济纠纷中提供了充足的依据,赢得了近800万的款项。档案在为企业开拓市场、规避风险中发挥了重要作用。

  原载于《中国档案报》2009年2月23日 第三版


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