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无纸化办公的前景预测

上传时间:2008年12月09日 )

杭州市电力局 励文雅

 

[摘要]档案载体丰富多样,自汉代以来纸质逐步成为文字的主要载体。现代办公环境中电子文件已出现在我们的生活中,电子文件与纸质文件的管理形成了共存与互动的局面。本文在电子文件和纸质文件的比较中,提出无纸化办公前景的预测,就电子文件价值认同的技术保障,载体形式的多样,完整性和可靠性的保障,对系统的要求,检索速度能力和传递交流作了阐述。并对电子文件的特殊性、拷贝归档、法律认可,以及档案人员尽快掌握计算机技术和更新观念等问题的论述。笔者认为,就目前的发展来看,电子文件完全有可能取代纸质文件,只是当中还有一个漫长、渐进的过程。

[主题词]无纸化 办公 前景 预测

 

一、电子时代的呼唤

从结绳记事、刻木为契、甲骨刻辞、金石铭文、简牍典册、缣帛卷书、铁卷金册,以及历代的纸墨文书,可谓丰富多彩。纸张作为一种介质,在传统办公中举足轻重,从起草、审核、签发到最后的归档都少不了它。

汉晋之际,纸张逐步取代简牍,成为文字的主要载体,为国家公务活动提供了优良的书写材料。随着纸的产生,种类的增加,公文用纸有了较大的选择余地。古代对不同衙门、不同种类的公文,用纸有着大体的规定,一般说,衙门等级越高、公文越重要,所用纸张的质量越好。历代宫廷用纸多为精品,由地方进贡,或由御用作坊制造。地方衙门用纸稍差,但也有专门纸户制作。古代公文用纸制度保证了公文纸张的质量,为日后的档案保管提供了良好的基础。现代办公环境中电子文件已悄然出现在我们的生活中,但我们不能无视这一新生事物对信息管理工作的影响,而一味沿袭传统的管理方法,不思变革。也不能理想的认为电子文件一统天下的时代马上到来,纸质文件就立刻退出历史舞台。我们应该看到,电子文件与纸质文件的管理是共存与互动的,电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革,纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸文件管理共存的二元格式将会持续相当长的时间。

二、无纸化办公现状

电子文件是现代办公环境的必然产物,尽管人类在管理以纸张为主体的传统载体的文件、档案的过程中积累了丰富的经验,形成了行之有效的管理方法。但面对文件家族的新生儿——电子文件,在为其拥有高效、快捷的诸多优势倍感欣喜的同时不免对其特殊的技术特性感到茫然与陌生。首先,从电子文件信息的编码形式入手,电子文件的信息内容皆以二进制代码的形式存在,是一种纯碎的数字化信息因而导致了下述特征,使得人类依靠以往的经验难以驾驭。其特征有三:其一、非人工识读性——人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列,只有通过特定的程序解码,使之转化为文字、声音、图形、图像等能为人类眼、耳等器官识别的信息编码形式,呈现在电脑屏幕上或将其输出,才能够予以识读。其二、系统依赖性——电子文件的生成、处理直到归档保存都是在计算机软、硬件平台的支持下实现的,电子文件信息内容的存、取均借助于计算机的编码、解码技术,离开了计算机系统,电子文件便失去了“生存”的空间和基础。其三、信息的易更改性——与传统的纸质文件不同,电子文件“寄居”在变幻莫测的数字化环境当中,增删更改电子文件的信息内容,不仅十分容易,而且可以不留痕迹,尤其是在动态文档中,信息内容不断更改,甚至转瞬即逝;当信息内容转换至其他载体或感染病毒时,都存在着发生变动的可能性,使其不同于“原件”。

1.电子文件与纸质文件相比,从产生到归档直至入馆,有其鲜明的特点:①电子文件的信息与载体相分离。运用计算机技术将文件处理工作通过虚拟组卷这一接口衔接起来实现文件目录数据转移;②电子文件的物理结构和逻辑结构是不一致的;③信息的可复制性。易于复制且复制件与原件完全一样;④技术及载体的脆弱和不稳定性。计算机技术更新较快及设备、光盘的寿命不长;⑤信息的多样化。多媒体技术带来的处理信息的多种可能性;⑥信息的易更改性。电子文件易于删改、重组而不留痕迹;⑦信息的易丢失性。文件形成者和使用者对数量巨大的电子文件可能缺乏有效的分类和保存从而导致档案资料丢失;⑧信息的共享性与不安全性;⑨成本高昂。”

2.纸质文件与电子文件相比,就目前而言,纸质文件具有无可取代的优越性,其表现为:①纸质文件的内容信息与载体是不可分离的整体;②纸质文件的物理结构和逻辑结构是一致的;③电子文件的保管期限不如纸质文件的保管期限长。

三、无纸化办公前景预测

当计算机文件取代手写文件,CAD取代手工绘图,E-mail取代信件,电子商务取代合同,信用卡取代存折,我们有什么理由不接受电子文件。电子文件有其无可比拟的优越性,无纸化办公是科技发展的必然结果。

1.电子文件证据价值的认同需要技术的保障,办公自动化的技术保障是计算机技术和网络技术为代表的信息技术,电子文件的有效管理离不开技术的支持。电子文件不只是理论上设想的一种管理思路和模式,更多的是实践中需要实施的一种管理方法和手段,它需要强大的技术支持。管理思想只有真正为软件设计人员所理解并融入系统之中,才有可能使办公自动化和档案管理现代化建立在新的平台之上,从根本上走出过去按照传统的纸质文件的管理模式设计电子文件管理系统怪圈,重组满足电子文件管理需求的系统框架与技术途径。

2.电子文件的载体形式多样,有磁带、磁盘、光盘等形式,打破了纸质文件仅仅是单一的纸张为载体的格局;电子文件容量大、体积小,大大节省了库房存储空间。

3.要从保障电子文件的完整性、真实性、可靠性入手。电子文件是随机贮存的,形成者根据需要可以任意修改或重组,人们难以把握文件的原始顺序,因此,要在无纸条件下完成办公后,另行配备一套纸质文件归档保存。

4.电子文件的严格程度和对系统性的要求,远远超过纸质文件的标准化体系。

5.电子文件所依托的计算机系统的检索速度和检索能力,能让任何一种有效的手工检索系统相形见绌。例如:在OA的检索方面能熟练运用计算机技术,实现提供利用自动化、在线化。能利用通讯技术,熟悉信息系统软件和网络工具,能运用多媒体技术提供图、文、音、像一体化的多媒体信息服务。

6.电子文件信息可以借助通讯网络进行远距离的传递和交流。随着办公自动化即无纸化办公的不断完善,电子文件更加普及,这就对传统的档案管理提出了挑战,也是档案工作创新发展的最好机遇。作为提高办公效率,促进政务公开的重要手段,办公自动化给档案工作带来了难得的机遇,对构筑馆室一体化平台,提高档案机构的服务效率和拓展对外职能,改善档案保管水平,实现信息资源共享起到了重要的作用。

四、无纸化办公需解决的几个问题

1.既要考虑电子文件的特殊性,又要考虑与纸质文件管理的标准相衔接和配套的问题,同时还应吸取国外电子文件管理标准化建设的丰富经验。提高标准化水平,可省大量的人力、物力、财力,有利于各部门之间和国际上的合作和交流。

2.对具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件等硬拷贝。进行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系。

3.对电子文件的制作、整理、归档要从法律的角度加以规定,确认档案部门出具的电子文件的原始性、公证性、法律性和权威性,确立档案工作人员的法律责任并予以立法。

4.抓住机遇,重塑职业形象。首先,要迅速充电,使自己成为不但具有档案专业技能,而且具备其他学科专业知识的复合型人才。其次,要尽快掌握计算机技术,学会多种操作程序,成为信息高速公路上的有证“驾驶员”。

5.更新观念,迎接挑战。电子文件的产生,使传统的服务方式发生的很大的变化,由阵地服务拓展到空间服务;由定时或限时服务变为利用者随时自我服务;由纸质式载体服务变为电子式载体服务。电子文件的产生,使人们的思想观念有了新的变化,增强了以方便利用者为核心的服务意识,向着管理规范化、技术标准化、档案特色化、服务社会化、合作国际化进军。

因此不管我们是否喜欢,无纸社会正在迅速迫近,电子文件已义无反顾地向我们走来,每一步都更加成熟、稳健和自信,我们已无法拒绝电子文件。我们应抓住机遇,适应信息时代的要求,积极投入信息化进程,为最终实现科学化管理、无纸化办公创造条件。

 

文献参考:

①《档案管理现代化》    浙江大学出版社      傅荣校著

②《中国造纸技术史稿》  文物出版社1979年版 潘吉星著


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