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特种载体档案电子影像系统管理之我见

上传时间:2009年08月08日 )

特种载体档案电子影像系统

管理之我见

 

【摘要】在当今数字化时代,档案信息化、自动化管理工作不仅是一种趋势,本文就当前特种载体档案管理存在的问题,科学开发特种载体档案系统,解决日前存在问题的具体措施,电子影像系统总体流程设想。

【关键词】特种载体档案   电子影像管理   探讨

 

一、特种载休档案电子影像系统管理必要性

随着我国档案信息化建设的蓬勃发展,从计算机辅助立卷到档案实体数据库管理,再到数字化档案管理,一个档案管理网络自动化系统建设中必需要有一个完整优秀的档案管理网络。当前,特种载体档案管理也日趋重要,它也是一个完整的档案管理网络中不可分割的一部分,也是一个单位历史发展过程中真实的直接反映。为了让特种载体档案得到有效保管与利用,在日常工作中提高办事效率和进一步简化办事程序,有效推动资源共享服务活动等各项工作的开展,在档案管理网络自动化系统中方便地实现对影像的调用,充分利用影像资源,提供优质服务,最终实现特种载体档案电子影像系统管理,电子化存储多种方式途径的快速网络查询,真正达到档案信息网络资源的共享。

 

二、当前特种载体档案管理存在的问题

特种载体档案工作管理缘与其它档案管理不同的地方是没有统一格式,它们是以有保存价值的磁性或感光、实物等材料为载体。这些档案包括利用计算机、照相机、摄像机形成的盘带(指磁盘、磁带、光盘、软盘、录音带、录像带、胶片等)、实物档案(包括奖杯、奖牌、奖状、证书、锦旗等)。尤其是实物档案按照档案的管理要求存放保管,各种异样载体大小不一排例难度较大。目前特种载体档案有两种保管模式1、是采用库房管理的模式;2、是全部展示管理模式。真正利用起来比较麻烦与不方便。也没有直接的可操作性和展示图文的空间来说明要求与特性。

 

  三、开发特种载体电子影像系统的探讨

    根据目前特种载体档案的实际情况,如何科学开发特种载体电子影像管理系统,以实现特种载体档案的理论创新、机制创新、科技创新、创新带动发展,促进发展。例如:数码照片移交时是以光盘载体形式移交,但他的内容是照片档案,从载体上首先要以光盘形式保存,然而又要不失照片档案的管理要求,将数码照片内容录入到照片档案管理目录里去,并将光盘内照片连接到照片档案管理附件中,这就需要用电子影像来更确切体现。遵照国家档案局有关档案管理的规范以及特种载体档案管理标准,利用先进的信息技术,建立一套适合特种载体档案进行档案影像化操作,具备档案管理(档案和电子化存储介质管理)、权限控制、查询检索利用、认证等功能是很有必要的。

  (1)特种载体档案电子影像管理系统是与自动化公文管理相对有它

独立的管理系统。它与用户系统形成相对独立又相互依存的辅助管理系统,系统间可以通过数据接口互联,与办公自动化系统连接可以把系统中形成的文件的条目信息和原文一同转入自动化公文管理档案系统,经过档案人员整理,形成电子档案以供查询、利用,实现特种载体档案一体化。同时在自动化特种载体档案管理系统中把相关信息和文、科档案联系起来随时调阅,先用自动化特种载体档案管理图像及信息资料系统中任意调阅一个文件名,与文、科档案两个系统中实现数据交流、信息共享。实施系统独立性的特种载体档案影像系统相对独立的与自动化公文管理系统中,系统与其他系统间的数据交换都提供单独的数据接口,同时引进工作流程系统,对档案管理进行很好的补充。

(2)系统的开放性。系统的开放性可以体现在两方面:其一是平台开放性,保证系统可在任何异构的系统中不经修改即可运行;其二是本系统与其他应用系统可以有机地结合,并且通过预留接口的方式为以后业务系统的升级保留访问接口。

(3)系统数据具有它的完整性和正确性。主要有系统的容错性能、系统的特种性保证每份特种载体档案图像信息的完整性及正确性、更是索引数据的完整性和准确性。

(4)系统兼顾开放与安全相结合。一是系统操作、运行的安全性;二是系统数据的安全性。

(5)系统的数据维护是提供简单的操作维护工具。数据维护包括历史数据转储、数据通讯维护等。系统有它规范扩展性及功能的扩展,并利用电子档案后将实物档案纳入了电子档案的管理流程。随时调阅、查看,对新增的档案管理也极方便。

 

四、电子影像系统方式与措施

   (1)扫描录入照片档案。对于此类档案的处理,可配置一台高速扫描仪,集中扫描、录入大批量的照片档案。扫描完成后或扫描的同时人工输入照片的索引信息。在此基础上,还可根据实际需要建立照片档案的精确索引,精确索引的内定包括:日期、地点、事件、人物等,在扫描结束后系统将为该批次的所有档案自动建立索引目录。

(2)录入对于实物档案诸如奖牌、奖杯、锦旗等实物不能通过扫描处理的特种载体档案。采用数码录入的方式,通过数码相机将实物录入,经过影像调整处理后,建立精确索引,以备查询。

3)数据存储模式目前有存储支持多级存储模式,称为海量存储,主要分为三层结构,首先是磁盘陈列系统作为一级存储,可以存储近期的影像资料以及全部的索引数据,容量一般为几G至几百G,响应速度以毫秒计;光柜为二级存储设备,主要存储影像的索引资料和影像数据,可以使用CD-RDVDMO介质,容量一般为几百G至几个T,响应速度以秒计,可以作为在线数据的备份,一层与二层存储结构之间采取一次归档动态交换的模式处理存储问题,根据影像数据的归档时间、操作时间、操作次数等与在线存储数据进行交换;再有一层就是离线存储,归档到CD-RDVDMO介质上的数据,当光柜内空白盘片用尽后,就需要将一部分的历史数据盘片取出,更换上新的空白盘片,当这些盘片上的历史数据需要调阅时,再由人工将盘片重新放回光柜中。另外还可以用数据存储中心的部署,采取一个中心模式。

 

五、电子影像系统总体流程设想

特种载体电子影像系统总体流程是实物档案管理—扫描录入—数码录入—索引录入—影像存储—光盘制作。具体流程设想如下:

(1)  实物档案整理完成归档登记的特种载体档案整理好后,通过扫描或数码录入。

(2)  扫描录入是利用扫描仪将档案材料按时间流水号顺序扫描录入,不建立其他索引,单份扫描需要对扫描的这份材料录入索引。

(3)  数码录入是利用数码相机将图像采集,经过处理后建立索引。

(4)  索引录入将批量扫描的电子影像或实物档案进行索引录入,索引录入的同时可以设置影像及其指定区域的密级,检查图像质量和材料的完整性(可以旋转、去黑边,不合规格的可以删除、重扫、漏扫的可以补扫),还可以修改页码并重机关报排序;单份扫描的同时除了做索引录入的工作,同样也可以设置影像及其指定区域的密级,对图像质量进行处理。

(5)  影像存储将扫描的电子影像档案文件存放在文件系统中,并通过FTP服务器向用户端提供上传、下载的存储服务,方便用户的查询调阅。电子文件能自动进行归档,归档策略可以在存储管理控制台进行设置。数据库数据和文件数据都有备份、恢复功能,可以自动进行,也可以由系统管理员手工进行备份和恢复。自动进行备份、恢复的策略可以在存储管理控制台进行设置。

(6)  光盘制作数据的存储可以分为在线(磁盘陈列)、准在线(光盘)、离线(光盘)三级,磁盘上的影像数据需要在光盘——L备份或者放入光盘柜进行查询。磁盘上的影像定期或者当磁盘使用容量达到某个程度时,系统自动通过光刻机或者光盘柜进行刻盘操作,刻录影像数据的同时可以根据需要将对引得数据库索引一并刻入光盘保存,光盘上保存影像或者数据库信息都可以通过系统的恢复操作恢复到磁盘中。

总之,要实现特种载体档案电子影像系统管理,首先要积极汲取国内外、行业内外的先进经验,既要重视传统领域档案资源建设,又要重视新型载体、新型领域档案的建设。

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参考文献:

1. 国家标准GB/T11821-89《照片档案管理规范》

2. 浙江省档案局《浙江省照片档案管理规范实施细则》

3. 国家档案局《电子文件归档与电子档案管理概论》

4. 国家标准GB/T17679.2-99CAD《电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》

 

           (作者单位:杭州市电力局 张跃星 项杭英)


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