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城农网改造工程档案管理之我见

上传时间:2002年07月15日 )

李菁 张跃星 励文雅     杭州市电力局  310009

 

   通过对各供电局的城农网改造工程已形成的档案资料进行的预检和调研,指出了档案管理存在的主要问题,并提出了四项整改措施。

关键词  城农网改造  工程档案  整改措施

1    引言

    我局自1998年起对城区电网和2815个行政村进行了大规模建设和改造,三年内总投资达到32.3亿元。改造后的杭州城乡电网居民生活用电增长了25.6%,并于111起,杭州城乡居民生活用电已全部实现同网同价的伟大目标,电网结构更加合理,电网运行的经济性和可靠性有了大幅度地提高,跳闸次数明显减少,线损率进一步下降,供电质量大大提高,实践证明城农网建设与改造工程是一项“德政工程”,特别是对发展农村经济,提高农民生活水平,促进农村电气化事业,有着非同寻常的意义。根据《国家电力公司城市电力网建设与改造工程档案管理办法》和《浙江省电力公司城农网改造工程档案管理办法》,我们组织由各供电局档案管理人员组成的检查组,对各单位已形成的城农网改造工程档案资料进行了预检和调研,经过现场相互交流、检查和与工程技术管理人员座谈,起到了取长补短,共同进步的效果。下面我将城农网改造工程档案管理存在的主要问题,整改措施提供给各位同行供参考,并给予指正。

2     存在的主要问题:

2.1  管理职责、归档范围不明确

    由于城农网改造工程大多是10千伏及以下配电网络,形成的归档档案资料与35千伏及以上输变电工程有较大的区别,如配网工程档案的具体归档范围,档案的收集、整理、分类,形成的档案如何保管,且10千伏及以下配电网络处于经常变动状态,历年来一直未按规范归档,基本上由各部门自行保管和利用。城农网改造工程又是量多面广、牵涉单位复杂的一项工作,整个城农网改造工程一开始,档案管理部门就没有直接参与,没有确定一个明确的归档范围。正因为以上种种原因,出现城农网改造工程档案管理职责不清、归档范围不明确、已形成的档案资料不规范的现象,如有些单位的工程建设管理及依据性文件、招投标书、议标材料、材料合格证、试验报告没有及时归档。

2.2          竣工图制作质量水平高低悬殊

    竣工图是竣工验收的重要内容之一,也是整个城农网改造工程竣工档案的精华部分,因此规范竣工图的制作质量,是城农网改造工程验收时需重点控制的对象。从已完工准备移交档案室的归档资料检查中发现,大部分单位竣工图编制水平较高,采用CAD制作,质量一流,符合国家和省公司的有关规定,属“精品档案”;但也有些单位的竣工图制作水平较差,制作材料不符合归档要求,只能算作“草图”。

2.3          归档案卷不符合归档要求现象较多

    由于具体承担城农网改造工程的施工单位基本上是一些小型基建队伍,施工人员素质良莠不齐。因此从检查的情况看出,复印件较多,纸张规格不统一,圆珠笔,图纸制作不规范,施工记录内容不齐全,法人代表、施工技术人员、技术负责人签名不齐全,工程(概)决算、审计等形成的档案有关人员的鉴字、盖章不符归档要求的现象较普遍。

2.4          归档内容不规范

    由于《供电企业档案分类表》对10千伏及以下配电网络归档范围没有较详细地说明,比较笼统,因此从对各单位已归档的城农网档案资料的检查情况来分析,35千伏及以上工程归档案卷质量基本符合《供电企业档案分类表》所列归档范围要求,比较规范;但10千伏及以下配电网络归档的档案资料内容相对不规范。

3    整改措施:

3.1  建章立制、规范管理

    首先要把制度建设作为一项重要工作抓紧做好,领导重视是关键,切实解决档案工作中存在的一些实际问题,要让档案工作在“思想上有位置,工作上有安排,落实上有措施,”使整个工程处于闭环管理、受控状态。城农网改造工程档案管理并不是简单的配备一些硬件设施问题,而是思想和观念,硬件与软件,方法与手段,环境与人员等方方面面的综合性建设,综合体现一个单位的管理水平。要从广度上涵盖工程的全过程;从深度上体现工程质量要求;并把档案材料的形成、积累、立卷和归档工作列入各项管理程序,归档的文件材料必须能够准确地反映本企业城农网改造工程的真实内容,保持其有机联系,并以此为契机,规范配电网络档案管理。各供电局要明确一名局级领导或总工程师分管档案工作,把档案工作列入其职责范围,制定各业务部门和文书处理部门的职责范围和有关业务人员的岗位责任制,做到分工明确,各行其职,以对档案事业高度负责的态度,一丝不苟地做好档案管理各个环节的工作。加强对工程前期性管理文件的收集力度,力争在收集上有新的突破。工程的招投标书、议标形成的资料、材料合格证、试验报告如是几个工程一次采购的,该批资料统一放在该工程第一个行政村的案卷内,(由工程具体负责人用表格的形式注明该批材料的使用范围),表计资料、重要交叉跨越记录、缺陷记录、消缺处理记录、移交手续等都要有原始记录。需强调的是城农网改造工程档案管理必须坚持集中统一管理的原则,任何部门或个人不得将档案资料据为已有。建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时,应当设立专门条款,明确规定有关方面提交竣工档案的套数、时间,以及对项目档案整理、归档的责任。交付工程款时,必须经档案部门确认竣工档案的齐全规范,财务部门才能付款。

3.2          进一步提高竣工图质量

    竣工图是竣工验收严格控制的重要内容之一,也是今后运行、检修单位使用频繁的重要档案,因此大部分单位竣工图制作质量基本符合要求,体现了基层单位对竣工图的重视程度和管理水平。对不符合归档要求的竣工图,笔者认为如制作质量基本符合归档要求的竣工图(10千伏及以下配电网络),在考虑不增加工程技术人员工作量的前提下,提出对竣工图的准确率一定要保持与现场相符,对竣工图的竣工章、图标格式可不作过细的要求,但必须要有有关人员的签名认可,对竣工图不准确、制作质量不符合归档要求的则必须返工。各单位技术负责人要加强对竣工图制作质量的监督和指导,把好竣工图审核关,以确保电网安全运行。

3.3  进一步重视档案工作标准化

进一步重视档案工作标准化,并在日常工作中认真贯彻执行。项目文件的收集、整理、归档和竣工档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。完整、准确、系统的竣工档案是建设项目竣工验收的重要条件,建设单位、施工单位、设计单位、调试单位和监理单位应根据档案工作要求与标准,完成各自职责范围或合同规定的竣工档案的编制和整理工作。

3.4  进一步提高档案人员综合素质和整体水平

    要管好档案、用好档案,首先是要熟悉档案。档案管理人员要熟悉城农网改造工程的来龙去脉,熟悉整个工程的全过程,弄懂这些档案资料的内涵关系及保管意义,真正做到“胸中有数”。通过分析城农网改造工程归档内容不规范的主要根源在于原先对10千伏及以下配电网络工程档案管理的重视程度不够,为确保城农网改工程档案材料的完整、准确、系统、各单位要根据本局的实际情况对城农网改造工程管理性文件材、竣工材料的归档范围有一个详细地说明,要以文件的形式下发,做到有章可循,使整个城农网改造工程归档程序具有可操作性。

需要指出的是这次城农网改造工程中有一部分是35千伏及以上的输变电工程也列入城农网改造工程项目,对这部分档案的整理应遵循《科技档案案卷构成的一般要求》和《供电企业档案分类表》的规定进行整理、立卷、归档。

4、结束语

 目前城农网改造工程已接近尾声,这个时期是形成重要档案的关键时期,也是档案最容易散失的时期,做好这个时期的档案工作就显得尤为重要,因其所形成的档案真实地记录和反映了县(市)级供电企业改革与发展的过程,是城农网改造整个工程的真实记录,是对城农网改造工程进行稽查、审计、监督、管理、验收等工作的重要凭证。为确保我局城农网改造工程档案的齐全、完整、系统,各单位领导要统筹协调,从源头抓起,对城农网改造工程实行全过程管理,依靠科技进步,提高电网水平,为创一流供电企业夯实基础。

参考文献:

1.原能源部 《供电企业档案分类表》1991.3

2. 国家电力公司《国家电力公司城市电力网建设与改造工程档案管理办法》2000.6

3.浙江省电力公司《浙江省电力公司城农网改造工程档案管理办法》2000.8


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