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档案管理与知识管理的关系研究

上传时间:2008年06月02日 )
摘  要:档案管理与知识管理在管理对象、管理目的、管理流程、管理技术等方面相近相通;而又在管理层面、管理深度、管理范围、管理侧重点、管理特点等方面相差相异。档案管理与知识管理相辅相成:知识管理可以拓展档案管理的领域,提升档案管理的价值;档案管理可以促进知识的沉淀、积累、传播、交流、理解、挖掘,加强知识产权的保护。

    关键词:档案管理  知识管理  关系

 

    一、档案管理与知识管理相近相通
    (一)两者管理对象重叠

    档案管理的对象是文件、档案,[1]知识管理的对象是知识。组织的知识分为显性知识和隐性知识。显性知识一部分来源于组织在自身各项职能活动中直接形成(包括制作和收到)的文件、档案;另一部分来源于组织通过收集、购买、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。也就是说,文件、档案属于知识的范畴,属于知识管理的重要对象。中国台湾学者杨舜仁说:“知识管理顾名思义:为知识者,才纳入管理,而一般能够纳入信息系统管理的知识,不外以电子型态或书面型态存在”,因而,“知识存在的型态与文件管理之型态相同”。[2]可见,文件、档案是档案管理和知识管理共同的管理对象。档案管理与知识管理的密切关系主要源于这种管理对象的重叠。

    (二)两者管理目的相近

    档案界一直将“便于社会各方面的利用”作为档案工作的根本目的和基本原则之一。为组织各项活动提供档案服务,满足用户的档案需求,是档案管理的根本目的,也是档案管理的出发点和落脚点。知识管理的最终目标是实现知识的价值、提升企业的核心竞争力,为此知识管理必须力图将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人,以便使他们能够做出最好的决策。

    档案管理和知识管理都将为用户提供档案或知识服务,实现档案或知识的价值,作为其最终目的。正如美国马里兰大学教授布鲁斯?W?德尔斯泰恩(Bruce W. Dearstyne)教授所言:“文件管理的目标在许多方面都与知识管理非常相似——都是在需要的时候让人们能够得到所需的有关信息。这一共性意味着两者具有合作的基础。”[3]刘越男博士也说:“档案管理具有为社会提供知识服务的传统,在促进知识共享这一点上与知识管理不谋而合。”[4]也就是说,在管理目的——提供服务这一点上,档案管理与知识管理比较近似,只存在服务的广度、深度、方式等方面的差异。

    (三)两者管理流程类似

    长期以来,我国档案界将传统档案管理业务划分为“六个环节”(或“八个环节”):档案的接收与征集、整理、鉴定、保管、(编目与检索、编辑与研究)、统计和利用服务。实现文件、档案一体化管理、集成管理,则还包括文件的制作或接收、传递、处理、归档等环节。知识管理的流程是知识的产生、收集、存储、加工、整理、评价、利用等。档案管理和知识管理的管理流程相当类似:都是对分散的管理对象(文件、档案或知识),予以收集、存储,使之集中化;然后对其进行加工、整理,使之有序化;接着对其进行鉴定、评价,使之优化;最后将其提供利用,使之实现价值;而在利用过程中又会产生新的文件、档案或知识,需要对其进行收集、存储。

    (四)两者管理技术相同

    在数字化环境下,文件、档案产生、流转于各种各样的信息系统。对于非数字化环境下产生的文件、档案,为了使其适应数字化环境的要求,也必须对其进行数字化处理。因此,现代档案管理的全部活动——文件、档案的制作或接收、传递、处理、归档、整理、鉴定、保管和提供利用等都依赖于现代信息技术。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物,知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。档案管理和知识管理都需要应用的具体技术或工具包括元数据、数据库、文本挖掘、搜索引擎、电子邮件、门户系统、信息代理、信息推送、信息安全技术等等。可见,档案管理与知识管理有着共同的技术支撑——现代信息技术。

    二、档案管理与知识管理相差相异

    从管理层面来看,档案管理主要是一项专业管理活动、一系列管理技术方法;而知识管理不仅是一项专业管理活动、一系列管理技术方法,而且属于价值观念、管理范式、管理理念范畴,还包括了组织更高层面的管理体系和方法论。

    从管理深度来看,传统档案管理主要是对文件、档案实体(载体)的管理;而知识管理更重视对文件、档案内容(信息、知识)的管理。

    从管理范围来看,档案管理的对象限于文件、档案;而知识管理不仅要管理文件、档案这种内源显性知识,还要管理图书情报之类的外源显性知识以及员工大脑中的隐性知识。

    从管理侧重点来看,档案管理更侧重于确保文件、档案的完整性、真实性与可靠性,确保文件、档案的凭证性价值、长远价值与保存价值;知识管理则更关注文件、档案及其他类型知识的可用性,关注文件、档案及其他类型知识的情报性价值、现实价值与利用价值。

    从管理特点来看,档案管理更强调对文件、档案进行严格的规范化、制度化、程序化管理;知识管理则鼓励一种较为宽松、便于创新的管理体系。“文件管理关注自身的良好定义的政策和可审计的程序,而知识管理致力于以一个不受约束的、宽组织的创造力和知识交易的方式忽视组织传统。”[5]

 

    三、档案管理与知识管理相辅相成
    (一)知识管理提升档案管理

    1.知识管理可以拓展档案管理的领域

    传统的企业档案管理过分强调档案与文件、档案与图书情报的区别,将文件、图书情报等排除在管理职责之外,从而极大地限制了自身活动的范围。传统的企业档案管理拘泥于历史记录的保管,而不是为现实工作服务,脱离于企业价值创造过程之外,从而极大地限制了自身发挥作用的领域。

    知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围,并将不同载体形态的知识进行整合与集成,建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、共享知识、应用知识,使知识直接服务于企业价值创造活动。这样,档案管理就被融入一个更广阔的活动领域,而与组织的发展战略、业务活动直接相结合,成为企业日常工作中必不可少的组成部分。正如毕马威公司(PMKG)知识管理副主任塞里?休斯(Ceri Hughes)所言:“知识管理舞台正越来越拓展文件管理者的领域,扩大其涉及和影响的范围。”[6]

    2.知识管理可以提升档案管理的价值

    传统的企业档案管理重保管轻利用,通过查卷、借阅、复印等落后的手段,被动地提供简单、浅层的档案服务,不能充分地满足用户对信息、知识的需求,不能有效地为企业各项生产、经营、管理活动服务。

    知识管理强调借助先进的信息技术,通过现代化、智能化、人性化的手段,主动地为用户提供高级、深层的信息、知识服务,最终实现知识的价值,提升企业的核心竞争力。知识管理对知识服务的强调和价值创造的关注,使得“知识管理专家能够增强文件管理工作者对信息和知识利用的理解”,[7]促进文件、档案的开发利用,从而提升档案管理的价值,提升档案管理机构与人员在企业组织体系中的地位。

    (二)档案管理促进知识管理

    1.档案管理有助于沉淀、积累知识

    隐性知识占企业知识资源的大部分,而且具有相当重要的价值。但是,隐性知识存储于企业员工个人的大脑之中,难于管理。根据野中郁次郎和竹内弘高的SCEI模型,对于隐性知识的管理有两种途径:一是,从隐性知识到隐性知识的“社会化”(socialization);二是,从隐性知识到显性知识的“外部化”(externalization)。[8]但是,隐性知识“社会化”之后还是隐性知识,仍处于难于管理的状况,而且当员工流动率较大时,组织的隐性知识资源就易于流失。因此,一些学者质疑“社会化”的真实有效性和普遍适用性。学者贝克曼(Beckman)就认为,“隐性知识只有通过外部化、文件化转化为组织的能力才能对组织产生价值”。[9]至于,“外部化”就是我们通常所说的隐性知识显性化,即通过记录将隐性知识“物化”于文件、档案之中。

    档案管理强调企业在各项活动过程中产生必要的文件,客观地记录企业各项活动的全部过程和结果,防止组织记忆的丢失。员工在工作中会自然地运用其隐性知识来认识问题、解决问题,对员工工作过程和结果进行客观的记录,形成文件,就可以将其隐性知识部分“物化”于文件之中。这些文件被归档保存下来,就实现了组织知识的沉淀。例如,开元电脑有限公司(以下简称“开元公司”)有一项“工作日志”制度,要求员工在每日工作之后,在内部系统上填报每日工作进展报告和工作心得,通过日积月累,形成项目管理知识和书面化的工作经验文档。[10]

    企业在各项活动中都会不断产生新的文件,如果这些文件不被集中起来,处于分散状态,就会容易丢失。文件的丢失即是知识的流失。档案管理强调对文件进行归档,使之处于组织的集中统一控制之下。这个文件归档的过程,就是一个积累知识的过程。由此可见,档案管理强调产生文件、进行归档,强调文件、档案的完整齐全、集中统一,有助于知识的沉淀、积累,为知识管理提供了知识资源基础。

    2.档案管理有助于传播、交流知识

    信息、知识的传播、交流主要有两种途径:一是语言,二是书面。语言交流包括面对面的口头交流、会议交流和电话交流。书面交流主要是指以文件为载体或工具的交流。

    语言交流的优点是简洁、随意,便于及时对某一问题进行深入探讨,易于激发知识创新。语言交流的缺点在于:第一,受到时间、空间的限制,信息、知识传播的范围较小;第二,信息几经传递以后,容易发生损耗或失真,难以保证信息的真实性;第三,语言交流过程中,时常不会生成相应的书面记录,从而不利于组织记忆的留存、知识的沉淀,是故美国著名档案学家T??R?谢伦伯格(T. R. Schellenberg)曾经批评电话是“掠夺历史的大盗”。

    书面交流的缺点是过于正式、规范,不便于即时对某一问题进行深入探讨;文件所要求的规范统一的格式与处理程序,有时会无形中约束员工的知识创新思维。但是,借助现代信息技术的书面交流可以不受时间、空间的限制,信息、知识的传递速度快,传播范围广;减少发生信息损耗或失真;便于及时记录信息、沉淀知识。可见,文件是传播、交流和共享知识的主要媒介。文件管理一向关注提高文件流转的效率。这有力地促进了知识的传播、交流与共享。

    3.档案管理有助于理解、挖掘知识

    档案管理的最基本理论和最高原则是“来源原则”(Principle of Provenance)。传统的“来源”一般是指文件的形成者。电子时代的“来源”是指文件的形成者、形成目的、形成活动、形成过程等。“即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景,这些来源信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。”[11]对来源的尊重,使得文件、档案在记录“内容知识”之外,还隐含了更深层的“背景知识”。这种“背景知识”可以帮助人们更好地理解“内容知识”,也可以为人们提供寻找知识的线索和评价知识的依据。因此,加拿大著名档案学家特里?库克(Terry Cook)认为,来源维护了文件、档案的证据价值与相互关系,“这种证据和职能的相互关系是档案人员的特殊权限范围,也是使数据变成信息、信息变成知识的关键”。[12]塞里?休斯说:“文件管理者能清楚地理解组织的知识基础,而且长期涉及组织知识,他们可能比任何人更接近组织的智力资本。他们了解正在构建的信息、正在使用的信息、静止或休止的信息。他们明白组织中哪些信息是当前的,哪些信息是至关重要的、重要的或不重要的。”[13]德尔斯泰恩教授也指出:“文件管理工作者可以使知识管理者对信息的生成和管理具有敏锐而深刻的理解。”[14]

    档案管理对来源的尊重,对“背景知识”的强调,有助于人们理解、挖掘知识,促进知识应用。

    4.档案管理有助于保护知识产权

    企业的知识产权主要是指企业拥有的专利权、商标权、著作权等,它是企业知识创新的成果,是企业核心的无形资产、知识资本。保护企业的知识产权是维护企业合法权益、促进企业知识创新能力、提高企业核心竞争力的重要保证,也是知识管理的一项重要内容。

    文件、档案真实地记录了企业进行知识创新活动的过程与结果,是企业拥有某一知识产权的法律凭证。当发生知识产权纠纷时,它们能起到至关重要的凭证作用。涟源钢铁集团有限公司是一家位于湖南省中部的大型钢铁企业,是国家重点支持发展的300家工业企业之一。该公司自1958年建成投产以来,一直简称“涟钢”,却未将“涟钢”注册为正式商标。2004年,一位商人将“涟钢”恶意抢注之后,向公司索要巨额商标转让费。公司将其诉诸法庭。在诉讼过程中,公司档案馆提供了大量的档案,这些档案证明,多年来公司在对内对外的往来文件中一直都简称“涟钢”,而且这一简称被上级主管部门、客户、新闻媒体、大众所认可和大量使用。从而以无可辩驳的凭证说明“涟钢”属于该公司的事实商标,最终赢得这场法律诉讼的胜利。[15]在这个案例中,正是档案成为保护企业知识产权的有力武器。可见,档案管理对文件、档案的原始性和证据价值的关注和维护,有助于保护企业的知识产权,促进企业的知识管理。

 

    注 释:

    [1]本文不明确区分文件与档案,也不明确区分文件管理与档案管理。

    [2] 杨舜仁.知识管理与数字文件管理.

    http://www.nii.org.tw/cnt/ecnews/columarticle/article_173.thm,2006-11-12

    [3][7][14]Bruce W Dearstyne.Records Management of the Future: Anticipate, Adapt, and Succeed[J].Information Management Journal,1999,33 (4):4~12

    [4] 刘越男.建立新秩序——电子文件流程管理研究[M].北京:中国人民大学出版社,2006:9

    [5] J Michael Pemberton.KM & RIM: OIL & WATER?[J].Information Management Journal. Lenexa,2004,38(3):47

    [6] [13]Ceri Hughes.Blurred Lines Records Management in the Knowledge Management Area[J].Records Management Journal.2003,13(1):5~9

    [8] Ikujiro Nonaka and Hirotaka Takeuchi. The Knowledge-creating Company: How Japanese Create the Dynamics of Innovation [M].Oxford:Oxford University Press, 1995

    [9] 转引:林东清.知识管理理论与实务[M].北京:电子工业出版社,2005:17

    [10] 陈国林.固化组织知识[J].IT经理世界,2002(7):104

    [11] 冯惠玲,张辑哲.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2006:255

    [12] 第十三届国际档案大会文件报告集[M].北京:中国档案出版社,1997:160

    [15] 根据笔者的调研与访谈。


    作者简介:徐拥军,男,中国人民大学信息资源管理学院博士,知识管理中心(Knowledge Management Center)高级咨询专家。


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