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围绕电子政务建设 推进档案信息化建设

上传时间:2008年05月01日 )

近几年,在四川省电子政务建设领导小组的统一部署和省信息办的大力支持下,我局按照省委、省政府和国家档案局的部署、指导,提出了围绕全省电子政务建设,推进档案信息化建设的工作思路,在电子文档管理、档案资源网、公共数据库的建设、档案信息化成果应用、档案信息化人才建设等工作上进行了有益的探索,取得了一定的成绩。现将我们的工作汇报如下:
    
一、抓住机遇提高认识理清档案信息化思路
   
当前,我国信息化发展战略的提出,电子政务的推进,为我国档案事业发展提供了难得的战略发展机遇期。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择,是加速档案管理现代化的客观要求,是提高档案服务水平的必由之路,势在必行。对此,我们的认识是:
   1
、实施电子政务是全球社会发展的大势所趋,档案资源是电子政务不可缺少的重要内容。
   
实施电子政务是全球社会发展的大势所趋,也是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动;是体现“三个代表”的重要思想的表现;是落实依法行政的重要举措;是中国入世后政府工作的重要步骤。
   
档案资源是人类社会发展的历史记录,是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源,是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源;档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分;政务信息的公开、大量电子文件的产生;政府部门依法行政、科学民主决策,大力开发档案信息资源,服务社会和各级政府,对于我国“三个文明”建设意义重大。对此,我们认为应把档案信息化建设放在国家电子政务建设的大环境、依法行政、政务公开大局中去思考、去规划,才能使档案信息化建设、档案资源的开发应用真正成为电子政务的重要组成部分
   
2、认真贯彻国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》,学习各市省的先进经验,明确了档案信息化建设的方向、任务和具体的作法。
   
早在200012月召开的全国档案工作会议上,中共中央办公厅主任王刚同志就明确提出了大力加强档案信息化建设的任务。国家档案局局长毛福民200212月在全国档案局长馆长会议上提出把信息化作为档案基础业务建设的重点内容,要求加强对机关电子公文归档、电子档案管理的监督和指导工作,加速档案工作信息网建设,加快馆藏档案的目录数据库和必要的全文数据库建设进程。国家档案局制定的《全国档案事业发展“十五”计划》把档案信息化建设作为一项战略任务确定下来。20023月国家档案局制发了《全国档案信息化建设实施纲要》,我局组织认真学习领会,明确了档案信息化建设的方向和任务。
   
以后,我局先后派员参加国家档案局以及全国档案标准化委员会、国家档案局技术部先后在深圳、青岛、上海等地召开档案信息化建设的试点和现场会,(通过标准和科研项目的立项,整合全国档案科研力量,有效地发挥了高校、科研单位、档案行政管理部门和软件开发公司的作用,)一大批有关档案信息化的标准规范的出台贯标和项目研发的示范,为地方档案信息化建设起到了积极的典型示范作用,为我省档案信息化建设提供了积极的借鉴和启迪。
   3
、围绕省委、省政府及相关部门的中心工作,把档案信息化工作列入议事日程。  
   2002
1230日中共四川省省委、省政府制定了《关于加快建设西部文化强省的若干意见》(川委发[2002]34号),强调要依托四川党政网,把电子政务建设作为四川省信息化工作的重点,要充分利用已有的网络基础和信息资源,加快信息资源的开发和利用,实现资源共享。

   
四川省党政网领导小组又明确提出:全省信息资源建设立足于抓全局性、战略性的重要数据库建设,一是做好人口基础信息库、法人单位基础信息库、自然资源和空间地理基础信息库、宏观经济数据库等4个基础数据库的建设;二是抓好省情数据库、文件资源数据库、政策法规数据库、农业及农村发展数据库、就业数据库等基础数据库建设。为此,我们加强与省委办、省政府办信息主管部门的汇报与联系,争取把档案信息化建设、电子文档管理、公共数据库与现行文件中心建设列入日程。
   
四川党政网建设领导小组于2003-2005年的《四川电子政务网建设工作要点》,都明确部署多项与档案信息化建设密切相关的工作任务。为档案信息化的开展提供了良好的发展的政策环境。
   4
、四川丰富独特的档案资源和电子文档管理的现状为四川电子政务的实施和档案信息化建设提供了丰富的资源。
   
随着四川全省电子政务建设发展、信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行、加快了文档一体化管理进程;电子文档以惊人的速度在产生和积累;电子文档的管理与保护、开发给电子政务建设与档案信息化建设提出了严峻挑战和难得的发展机遇;四川各级综合档案馆保存各级各类档案1200万卷;传统的档案工作方式和技术手段已不适应时代发展要求。
   
为此,要实现档案事业的可持续发展,必须提高认识,把握大局,抓住机遇,把全省档案信息化建设纳入全省电子政务建设去规划部署,积极采用现代信息技术,推进全省档案信息化建设的跨越式发展。按照四川省党政网领导小组的统一规划,国家档案局的要求,我局确立了依托四川省电子政务的建设,推进全省档案信息化建设的发展思路。          
  
 二、采取有力措施积极推进全省档案信息化建设

   
1、积极争取各级领导和部门支持,制发规范性文件,将全省档案信息化建设工作列入工作日程和计划。
   2003
年中共四川省委办公厅、四川省政府办公厅、四川党政网建设领导小组发文指定《四川省电子公文归档管理软件》为电子政务网唯一的公文归档软件进行推广使用;四川省党政网建设领导小组办公室与省档案局制发了《四川省电子文件归档与管理暂行规定》,在四川省党政网建设领导小组制发的《四川省公文网上交换管理暂行办法》、《四川省党政网建设2003年工作要点》、中共四川省委保密委员会制发的《关于加强四川省电子公文交换保密管理工作的意见》等文件都明确了部署电子文档管理任务;在馆藏档案数字化处理工作上,200391日四川省技术监督局发布了DB51/T381-2003《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》,统一了全省文书档案著录细则与机读目录数据交换格式标准,规范了各地档案数据著录工作。20054月我局制发了《纸质档案数字化标准规范》(试行)。为档案馆数字化工作的开展起到了标准引路的作用。
   2004
年四川省省政府第28次常务会议专题研究、部署全省档案工作任务,会上明确议定:“推进档案信息化建设,该项工作要纳入我省信息化建设的总体规划,与党政网、电子政务等建设相结合,统一规划,分期实施,避免重复建设。所需设备和经费报信息化领导小组研究决定。”2005年在张中伟省长政府工作报告中强调“要保护好利用好档案”。
   
四川省电子政务外网领导小组把四川省档案局作为信息化建设成员之一,明确了在电子政务中档案部门建立文件档案利用中心的任务;2005年省编委正式批准省档案局建立文件档案信息中心,增设2个处级职数。2005年省发改委立项为省档案局开发文件档案信息中心系统的经费40万。
   2
、坚持统筹规划,统一标准,部署全省档案信息化建设任务。
   
为落实省委、省府领导“统一规划,分期实施,避免重复建设。”要求和档案信息化任务,我局在20036月召开全省档案信息化工作会议,部署全省档案信息化建设的任务;20043月在攀枝花市召开全省档案信息化建设现场会,制发了《四川省档案信息化建设实施意见》,要求各地按照“统筹规划、统一标准,分级建设、安全保密原则”,依托电子政务建设,加快档案信息化基础设施建设、档案资源建设,把档案信息化建设纳入当地电子政务中予以落实;依托四川电子政务网和四川档案资源网,建立和完善全省档案信息网络,为各市州县档案信息化建设指明了方向,明确了任务和措施。
   
成都市、攀枝花市、绵阳市等市制定了全市档案信息化工作方案,成都市、攀枝花市、绵阳市市委、市政府已将其列入全市电子政务总体规划;成都市政府先期投入600万元,绵阳市投入20万启动档案信息化建设项目,添置设备,组建了局域网;攀枝花市把档案信息化列入市信息产业“十五”规划和“数字攀枝花”项目之中,明确规定了发展思路,工作重点和工作目标。近三年,每年财政投入的资金都在200万元以上。
  
 三、依托电子政务内网规范全省电子文档管理
   2002
年以来四川电子政务建设发展快,各级党政机关和事业单位的电子政务内网、办公自动化、互联网相继开通,“三网一库”建设形势喜人;机关办公自动化、电子公文网上传递办理(公文双轨制运行)日渐普及,形成大量的电子文档;档案工作面临由传统纸质文档管理向电子文档管理和多种载体管理的转变;依法行政,政务公开与政务信息公开,文档一体化管理,档案管理与开放工作的关口前移;针对长期以来电子公文归档与管理无规可循,各行业各部门、各级档案管理部门相继开发应用文档管理软件,但在著录标准、数据格式上各自为政,不统一,为今后全省电子文档资源迁移和共享,国家公共数据库的共享与综合利用,安全保护带来不便;重复、低水平建设,导致设备硬件的利用率低,与四川省地处西部经济不发达地区经济实际不符等问题。
   
为了加强全省电子文档的有效管理和安全保护,省档案局在四川党政网管理中心大力支持下,先后调研全省21个市州,十余个省级机关电子政务内网使用情况以及12个已在全省运行的纸质文档管理软件,基本掌握了全省电子文档管理现状、问题以及明确了今后的任务。我局及时向有关部门领导反映电子文档管理上的问题,引起了重视,并把档案信息化工作列入相关计划,发布文件中都明确了各级各部门电子文档管理的任务和档案局的职责。
   2003
129日中共四川省委办公厅、四川省政府办公厅发布《关于开展公文网上交换工作的通知》;明确规定从200361日起,各级各部门机密级以下公文全部在四川省党政网上进行交换,采取电子公文和纸质公文双轨运行的方式;明确规定“各单位应按规定将纸质公文和电子公文一并归档。电子公文归档软件由省档案局负责开发推广”。四川省党政网管理中心和四川省档案局共同开发了《四川省电子文档管理系统》,20036月份正式通过专家验收,并被中共四川省委办公厅、四川省政府办公厅、四川党政网建设领导小组指定为电子政务网唯一的公文归档软件进行推广使用。四川党政网建设领导小组印发《四川电子政务内网(党政网)建设2005年工作要点》,明确要求档案信息化建设密切相关的工作任务。
   
目前,全省各级各部门公文网上的双轨制运行的交换工作有序进行。仅200361日到6月底,全省网上交换公文达25000余件,同时带动了非公文类政务工作资料的网上交换,每天交换量达400余件,上半年仅四川电子政务内网管理中心主页就交换2.1万件。
   
目前全省电子公文归档管理工作进展顺利,日趋规范。省级70余个机关21个市州的1700余家单位开始统一使用《四川省电子公文归档管理软件》V2.0版,使全省电子公文归档管理步入规范化。四川省档案局还在四川档案资源网站(www.scsdaj.gov.cn)上开辟了网上技术咨询,对在全省使用的其它纸质文档管理软件予以数据转换或升级为《四川省电子文档管理系统软件》,受到用户好评。
  
 四、加快档案标准化制标贯标和档案应用软件的开发应用
   
推进档案信息化建设,标准要先行。为此,我局加强了档案信息化标准的制定和贯标工作通过调查研究,我局借鉴国内已有的档案数字化管理技术标准及规范,制定《数字化声像档案著录规则》、《档案资料数字化标准》、《纸质档案数字化操作规程》、《照片档案数字化操作规程》、《缩微胶片数字化操作规程》、《录音档案数字化操作规程》、《录像档案数字化操作规程》、《多媒体信息采集操作规程》,规范了全省档案信息化工作。
   
结合四川实际,在我局的统一规划和管理下,依照国家标准,开展了档案系列软件的研发和推广应用。针对全省档案管理软件的问题,我局加大和提高了全省档案管理软件的开发和应用水平工作,要求在全省开发、推广应用相对统一、符合规范的系列档案管理软件,为确保档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。在软件开发方式上,我局创新管理机制,组织全省档案系统的技术力量,采取委托加工订货、外包、股份合作等多种形式与软件公司、大学以及科研等单位开展研发工作。目前,已形成一批有自主知识产权的档案软件。全省已开发或将开发的档案管理应用系统包括:四川电子文档管理系统、档案馆电子文档管理系统、企事业单位档案管理系统、城镇(乡镇)社区档案管理系统、数字档案馆信息发布与迁移系统、全省党政机关档案统计数据交换系统、四川省档案资源网网站、党政网四川省档案局网页、四川省档案局内网的办公系统、信息发布和数据库发布查询系统。一批档案管理人员在开发和推广应用中成为了既懂档案管理又熟悉信息技术、网络技术的行家里手。
  
 五、积极建设全省档案资源的“三网一库”
   
为配合全省电子政务建设和政务公开的深入,发挥和整合四川档案资源作用,结合四川各地经济不发达,各地档案局馆“三网一库”建设滞后、档案数据库基础差等的现实情况,我局明确要求各市(州)档案局一是要在“依托电子政务内网,建设部门网”,建立网页,发布档案政务信息和档案资料;加快与四川电子政务内网建设的接入和信息上报工作;二是市州县档案局(馆)可利用省档案局已建成的“四川档案资源网”,发布档案资源信息。三是各市州县档案局(馆)应配备相应的软硬件设备,积极开展档案网页和网站建设;有条件的市州县档案局(馆)要在网上开展现行文件服务中心查询和馆藏档案目录查询工作,为电子政务建设、政务信息公开和便民服务;四是加快各地的基本情况和专题目录数据库的建设和上网工作。
   
目前全省档案信息化建设的“三网一库”进展顺利。20019月省档案局()网站在党政网开通;20025月“四川省档案资源网”建立宿舍区145台计算机分别开通了互联网,可随时上网;四川省档案局办公网的信息发布与维护由各处部自行管理,信息中心统一管理和监督,网络建设不断完善。100%的市、区、县档案馆已配微机;档案数据库的建库工作取得初步成绩。省档案馆目录中心已完成清代巴县档案、革命历史档案、民国档案建国后档案120万条的录入,可在局馆内网上检索;在“四川档案资源网”上全省201个市州县区档案局馆的馆藏情况和政务公开的办事指南等信息可查到;今年底全省21个市州的《档案馆指南》可上网浏览。
   
六、以信息化建设为锲机完善现行文件服务中心功能
   
四川不仅是档案资源大省,档案馆数量居全国之前列;各级机关档案室收藏的现行文件更是四川建设西部文化强省、政务公开、政务信息公开不可缺少的公共信息资源。
   
为落实王刚主任的重要讲话精神和国家档案局建立现行文件服务中心的要求,四川省档案局在省信息办和省委办公厅、省政府办公厅信息办的支持下,省政府信息办将四川省档案局列入省电子政务建设领导小组成员,将现行文件服务中心列入四川省电子政务外网和内网建设平台,作为四川省电子政务外网和内网的便民服务窗口与政务公开的平台,为今后发挥文件服务中心作用、建立全省分布式数据库创造了条件。目前,全省21个市、州,180个区、市、县,已建立现行文件服务中心有18个市、州,70个区、市、县。
   
为保证现行文件服务中心的工作能卓有成效的开展,我局于2002年、2003年,投入100多万元,分两批为全省201个档案馆建立现行文件服务中心统一购置了计算机和含有4亿多字,10万多个法律文件的《中国法律事务支持系统》软件,从设备和服务内容上保证了现行文件服务中心的启动;一解决了中心刚开始由于文件收集不全,提供内容单一的矛盾;二扩大了中心提供服务的内容范围,以便最大限度地满足利用者的需要。该软件收集了从1949年至现在所有的国家法律、法规和全国各省、自治区的地方性法规、司法解释、经典判例、各种合同范本、法律文书格式、国际条约、国外法律等,并可定期升级补充文件。为政府、为社会、为老百姓进行法律方面的文件查询,提供了一个较为齐全、完整的服务平台,也为现行文件服务中心提供了大量的可利用信息资源,从而拓宽了(//www.scsdaj.gov.cn),全省201个市县区,已上网开辟页面的有108个。2004年底已全部开辟了网页;“四川省档案资源网”网站今年再次升级,设有“档案政务”、“档案展览”、“四川之最”、“四川掌故”等一级栏目14个及“政策法规”、“公共服务”、“科技档案工作”等二级栏目45个;上网资料300万字。20034月省局(馆)网上办公系统和局域网开始应用;全局馆的办公区80台计算机与服务面。
   
七、加大档案信息化人才培训力度
   
为满足档案信息化建设对人才的需要,我们组织专家编写了《电子文件归档与管理》等六本教材,纳入全省市州档案局馆工作目标管理中,对全省3700名各级综合档案局馆人员实施全员培训,三年完成;要求档案人员均要懂得使用计算机、能上网查找信息;截至200412月底,全省机关、20个市州开展档案计算机知识、电子公文归档管理系统、档案著录标引班达46期,培训人员4600人次。今年对全省档案馆数字化加工系统、企业档案管理系统、档案数据库知识、档案网站建设管理与维护;对急需的信息化人才则在大学生选配中加以重视;对那些有特长的信息化人才则采用不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用,采用借脑等办法取其所长,开发档案信息化的项目和产品;并鼓励本局馆的干部职工岗位学习,与中国人民大学公共信息管理学院举办研究生班,有2人参学;在四川省档案学校调整了教学内容和大纲,加大信息技术的知识;多种措施的推行,力求得尽快使全省档案干部队伍适应档案信息化工作对实用人才的需要。
   
四川档案信息化建设刚刚起步,任务仍然十分艰巨,但我们有信心,在各级党和政府领导下,在国家信息办、国家档案局的指导下,依靠各部门大力支持,借鉴兄弟省市先进经验和作法,不断推进四川档案信息化建设不断迈进。

 

文/四川档案局副局长 马小彬


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