杭州档案 > 档案学会 > 学术论文
文字: 大  中  小     打印
如何提高电力多经企业的档案管理水平初探

上传时间:2008年02月25日 )

浙江中新电力集团萧山电力承装有限公司   柯红云  王文儿

 

[摘要]萧山电力承装公司自1984年创办至今,已有20多年的历程,多经档案管理取得了丰硕的成果,笔者通过对该公司档案管理的回顾,提出了加强多经企业档案管理的五项具体措施,提出要全面提高对档案价值的认识,重视多经企业档案工作的地位、作用、价值,对于促进多经企业改革和健康发展,具有一定的现实意义。

[关键词]多经企业    档案管理    业务探讨

一、多经企业档案管理工作回顾

萧山电力承装公司自1984年创办至今,已有20多年的历程,在20多年的发展历程中,我们坚持“两手抓”的方针,努力适应市场经济运行规律,积极探索内部机制改革,调动了广大员工的积极性,同心协力,博击市场,取得了光辉的业绩:企业经营范围不断拓展,职工队伍不断壮大,机制体制不断创新,企业实力逐年增强,从最初的安置福利型劳服企业迅速发展成为集送变电工程安装、电力设备修造、电力器材经销、商业贸易于一体的具有二级施工资质的综合性企业。无论是经济效益、还是改革探索我们电力承装公司始终走在全省电力多经企业的前列,且在电力系统和社会上拥有较高知名度。随着供电体制改革的深入和市场竞争机制的日益完善,我们电力多经企业将面临严峻的形势和考验。公司继续坚持长效发展,坚持创新不动摇,进一步强化管理、夯实基础,在“以管理求效益,以管理提质量”上下功夫,努力提高企业现代化管理水平,使企业能在今后“打破垄断,面向市场,引入竞争,提高效率”为主要特征的电力多经改革浪潮中,不仅能乘风破浪,而且能持续发展。

多年来,在上级档案部门的关心、支持和指导下,我公司不断巩固和提高档案管理水平,加强基础管理,对全公司的档案工作常抓不懈,取得了可喜成果。公司于19991月份通过了企业档案目标管理“省级先进”认定。多年来一直保持“省级先进”水平,并于200612月顺利通过省级企业档案工作优秀等级评定。

企业档案管理的不断强化与提升,有效地加强了全员的档案管理意识,促进了企业管理不断迈上新台阶。

档案管理,作为企业的重要基础管理之一,如何适应形势,如何跟上发展步伐,如何进一步发挥服务电力多经发展这一中心,自然显得十分重要。对此,结合本人粗浅认识和多年工作的实践,谈一些体会,以期共同探讨,共同提高。

二、加强多经企业档案管理工作的必要性

档案是人类活动的记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面,是一项崇高的事业。”电力多种经营档案工作是企业管理基础工作之一。是生产、经营、管理、科研、党建、企业文化、基础设施建设等各项活动的真实记录,是维护电力多种经营企业历史面貌、合法权益和经济利益的重要凭证和依据。当前档案工作的中心任务就是紧紧围绕企业生产经营发展的实际,为改革和发展提供优质服务。档案作用的大小、价值的体现和地位的高低是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而不断提高的。社会经济改革和日益激烈的市场竞争,使那些不注重对日常信息资源的积累、管理,不注意档案工作和做好档案信息资源开发利用的企业容易失去工作的方向,而不能获得最佳的经济效益和社会效益,这样的事例在古今中外是时有发生的。因此企业领导者对档案工作的重视程度决定着企业档案工作的走向。正是由于我公司的领导对档案工作的重要性有着深切的认识,才使我们企业的档案工作乃至企业本身充满生机和活力。不同所有制的企业,其档案工作有着不同的特点和重点。拿我们电力多经企业档案来说,其来源复杂、涉及内容广泛,档案产权多元化,对档案工作所产生的效益要求较高,因而在档案工作中更要注重文件材料的收集,通过提高档案人员的综合素质,强化档案工作的服务意识,充分发挥档案信息资源的作用,以提高企业的经济效益。

三、提高多经企业管理水平的五项重要措施

1、加强档案管理网络和硬件建设

我公司于1993年通过“全面质量管理”验收后,根据企业升级总体规划和要求,开始建立综合档案室,归口办公室管理,办公室主任兼管档案工作。2001年公司办公室与综合部合二为一,档案室隶属公司综合部,综合部部长兼管档案工作。根据档案工作需要,配备了专兼职档案员,全公司的文书、科技、会计、声像档案等实行集中统一管理。在档案管理体系上,公司领导对档案工作是企业重要的基础管理这个观念十分明确,为了提高档案工作的权威和档案法制意识,明确公司档案工作由书记兼副总经理亲自分管,有利于档案工作中人、财、物有关问题的落实,做到经常检查督促,特别在改善档案库房条件及更新设备等方面解决许多实际问题。

此外,我公司十分重视档案管理网络建设,建立了二级档案管理网络,培养了一支素质较高的专、兼职档案管理队伍。档案人员均具备一定的档案专业知识,能很好的适应和满足企业档案工作需要。公司不定期通过网络等媒介开展档案业务学习,进一步提高管理水平。

我公司十分重视档案硬件建设,不断改善档案库房各类硬件设施。2000年我公司新建办公大楼前期,公司领导专门对档案室的办公、库房建设进行了综合规划,设置新库房实用面积达130平方米,并配有办公室、阅览室、荣誉室等,添置了电脑、扫描仪、复印机、符合国家标准的档案柜、灭火器、去湿机、温湿度计等设施设备,库房从小到大,设施从不完备到基本完备,逐步向现代化管理方向发展。另一方面,档案库房的“八防”功能也日渐先进和完备,加强了档案的安全保护,改善了库房安全管理条件,为提高档案管理水平创造了良好的物质条件。

2、积极开展档案“收、管、用”三个环节

档案工作不仅是一项服务性很强的工作,也是一项专业性较强的工作,“收、管、用”是其中三个主要业务环节,此三个环节是基础业务建设中的重中之重。

首先是“收”的环节。收集的文件资料要做到齐全完整,才可能有丰富的档案内容,发挥较好的档案利用价值。开始有段时间,在文件收集这一重要环节上,我们经常处于“有什么,交什么;交什么,收什么”的状态。有时候交接手续不健全,一交一收就算了,没有履行必要的移交登记及交接签字的手续,这种不规范的操作,势必造成档案材料内容上的残缺,为今后的档案利用留下隐患。认识到这一点,我们通过ISO9002贯标工作,编制了文件控制程序,制订了档案移交制度,并付诸实施。同时,我们还注重档案的收集整理工作。例如,200611月,110千伏航坞变电所工程,由于收集整理工程资料的需要,我们档案人员到工地现场帮助整理资料,按档案管理标准进行装订成册,使该工程整套设计、施工、竣工验收等资料“三率”水平达到验收标准,得到上级档案部门的好评。

其次是“管”。“管”这一环节包括两个方面:一是对各种档案科学分类的管理;二是指档案工作的管理模式。在分类管理上,对我公司档案室目前已集中保管的各种门类和不同载体的档案,参照《供电企业档案分类表(试行)》,结合本公司工作实际,制订了本企业的企业档案分类表。因为档案科学合理的分类,是发挥档案作用的重要前提。也是科学管理利用档案的基础。在管理模式上,我们实行集中统一管理的模式,这种模式不仅便于管理,而且能充分发挥档案信息服务中心的作用。

第三是“用”。档案工作最终的根本目的是利用。当电力多经企业在市场经济的大潮中突飞猛进,大展宏图之时,我们档案工作也要很好地融进企业发展的洪流,主要是作为内部工作参考,范围不仅包括文书、科技、财务档案,而且也包括软盘、磁带、录像带、照片、缩微胶片等特种载体,实现档案载体的多样化。无论从档案利用方面,还是从利用产生的效益来看,都要能体现出档案特殊服务作用的无可替代性。但按高标准要求,我们在收集、管理两个环节中还存在一定距离,主要是档案人员向有关人员提供利用档案资料的主动性还不够,档案人员还未形成善于开发利用档案的意识;一般地说,档案还处在原始积累阶段,显性作用还没有充分发挥出来。我们已经看到了这种和其它行业档案利用方面同样存在的通病,并意识到长此下去,势必会影响多经企业档案工作良性循环,影响档案工作在企业中相应的地位。因此,我们档案人员正在自勉,尽量能多深入生产一线,与工作人员取得联系,了解他们需要什么,有针对性地提供档案信息;档案人员主动上门将所需的文件材料帮助查询、复印并及时送到需要的部门。这些,我们还处在尝试起步阶段。我们认识到,只有积极提供丰富而翔实的档案信息,才能满足各部门人员提高工作质量效率和效益的需求。同时,注重档案利用的反馈信息,以便进一步更好地开展此项工作。

3、加大档案信息服务领域

衡量企业档案服务工作的一项重要标志,就要看企业档案信息是否得到充分利用,利用后是否为企业创造了较大的经济效益。如果企业档案工作不仅能为企业的生产、经营、管理提供优质服务,还能为提高企业的经济效益,增强企业的竞争能力等诸方面作出较大的贡献,那么,这个企业的档案工作必然会得到企业管理层的重视,企业档案工作者的地位也会得到相应的提高。充分利用好档案工作,应依托档案管理形式的集中统一管理的模式,开发企业档案信息资源,紧紧围绕企业经营发展部署,依托档案充分挖掘更深层次的信息资源,档案人员要深入基层,要加强内外调查,“多动嘴、勤走路”对企业的生产、经营、管理动态多了解、多参与,要有超前意识,提前介入,而不应该墨守成规,对本企业形成产生的重要文件(如多经改制、资产重组过程中形成的报告、决议,决定、议案、章程等)应随时归档,超前监控,熟悉掌握文件的归属和流向,有利于提高收集工作的完整与准确率,避免因人员岗位调动而产生资料的遗失或遗漏。把当前众所周知的重要事件,最热门的话题通过精心加工、筛选、鉴定、编纂出各种类型的符合大家需求的编研材料供大家参阅,把死档案变成活信息,作为平时领导总结经验、制定计划、研究案例、处理问题的依据和参考价值;编制出更及时、更全面、更具体的编研材料或参考信息,为企业发展服务。为此,档案室近年来积极开展档案资料的编研工作,已有通用性编研材料如《大事记》、《组织机构沿革》、《全宗介绍》、《职工代表大会资料汇编》、《安全性评价查评材料汇编》等编研成果,为领导决策和企业生产经营提供服务。

目前,我们综合档案室还设有总目录、分类目录、索引表、专题卡片、有底图目录、声像档案目录、全引目录等,使检索工具能基本满足利用者的需要。

4、建立健全档案管理制度

企业档案工作的规范化、标准化是时代的要求,是科学的选择。要根据企业发展的同时重视档案工作标准化,不断修定多经企业档案管理标准,并在日常工作中认真贯彻执行。档案工作是企业管理的重要组成部门,没有必要的档案规章制度,档案工作的起步就不扎实,就不规范,就不能有序发展。必须建立健全企业档案工作各项制度,依据制度进行规范操作,并纳入企业考核机制有效地管理档案工作。加强档案管理制度的建立和完善,根据档案工作的实际,先后制订了本公司企业档案管理工作程序,建立了从文件材料的收集、整理、移交、借阅、利用、统计、鉴定、销毁等管理制度二十余种,并汇编成册,使企业档案管理制度不断提高完善。在实际工作中,我公司严格执行档案管理工作“三纳入”和档案人员“四参加”制度,始终坚持档案管理与企业管理相结合,达到相互促进,相互提高,保证了档案材料的形成、积累、整理、归档和提供利用的顺利进行,使我公司档案工作走上规范化、制度化的轨道。

我公司加强了对行政、生产、财务等各项管理活动中文件材料归档制度的控制与管理,特别是电力建设对电网安全运行的作用,加大对科档管理方面的管理力度。公司专门在各工程部设立技术资料员,派懂业务技术的人员把关,将变电、电缆、线路工程形成的工程前期资料、施工资料、竣工资料集中统一整理形成档案后,及时移交综合档案室,及时为生产、运行服务,确保了我公司各项工程档案的完整、齐全。

5、稳步推行档案电子化管理

在当今数字化时代,档案信息化、自动化管理工作不仅是一种趋势,计算机参与企业管理已不再是一种新鲜事物。多经企业处在市场竞争中的最前沿,稍有落后,便会有淘汰出局的可能,档案工作作为多经企业管理的一项基础工作,要探讨实现档案电子化管理的理论创新、机制创新、科技创新,以创新带动发展,促进发展。稳步推行案电子化管理,用计算机"武装"起来的档案工作,为企业提供更加系统、全面、便捷的各种信息。

为适应档案管理现代化的要求,公司应用ERP软件系统进行局域网文件、邮件的收发管理,使用省电力局OA系统软件,目前20052006年文档和科档均入OA系统进行计算机管理,通过检索软件工具就能够快速方便地查找,从而提高了工作效率和档案的检索利用。

档案管理现代化与企业管理现代化同步,积极推行档案管理现代化,利用计算机辅助管理,配合设计完善的应用软件,一次输入,多次利用,极大地提高了工作效率,帮助档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来。努力实现档案服务领域的新拓展,服务思路的新突破,服务条件的新改进,稳步推进馆藏档案数字化建设。

三、结束语

事实证明:在企业生产经营的各项活动中,离不开档案“承前启后,存史备查”的作用,特别是在企业进行类似“创建文明单位”、“创建一流企业”、“申报优质工程”、各项审计、招投标等各种突击性工作中,档案发挥了其不可替代的作用,而且,档案管理的水平,直接影响到各项工作的速度、效率和质量。因此,档案管理看似“平凡”,实在“非凡”。我们一定要高度重视档案的作用,特别是电力多经企业,要根据企业的性质和特点,在结合特点,找准切入点上下功夫,与时俱进,积极探索档案管理的新理念、新方法,进一步发挥其“服务中心”、“促进发展”的作用。

 

 

 

 

 

姓名:柯红云

单位:浙江中新电力集团萧山电力承装有限公司

姓别:女

学历:大专

职称:助馆

从事档案工作:11

地址:北干山南路七号

电话:82895958

邮政编码:311200

 

 


     [关闭窗口]