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档案整理的虚拟化趋向

上传时间:2007年10月17日 )

一、档案虚拟化整理的内涵

提到档案虚拟化整理,可能有部分档案学者会提出反对意见,认为它脱离物质载体,不能够很好地维护电子文件的本质属性——原始性,在实际工作中会误导人们的思维。但事实是,档案虚拟化整理并不是没有物质载体,它是一种现实性的实践活动。从其所运用的手段来说,档案虚拟化整理不但要借助于信息网络的虚拟现实技术,而且还要借助于电脑、因特网及诸多电子设备,这些都是必须依赖的物质载体;从其整理的对象来说,它既包括电子文件也包括纸质文件,这两部分档案都是客观存在的,是具有现实性的;从整理的过程来看,档案虚拟化整理仅靠大脑中的思维活动是实现不了的,这个过程是思维、肢体或语言、机器同时运用的一个系统过程,这是一个活生生的、感性的活动过程,是有人的真实行动参与的过程;从其使用的技术上说,档案虚拟化整理使用了计算机和网络的各项技术,而所有这些技术都依赖一定的设备和人来操作实现的,同样具有现实性。综上所述,笔者认为,档案虚拟化整理是指利用计算机、通信网络和虚拟现实等现代信息技术手段,在网络空间通过记录和揭示档案的历史联系对档案实施整理的客观物质活动。其实质是将一些原来存在的或事实上存在的档案变为虚拟档案,将传统档案实体整理中不可能实现的事物变为实际上可能的或事实上存在的事物。档案虚拟化整理是档案数字化发展到一定阶段的产物,是档案工作实践的一种重要方式。档案虚拟化整理是对传统档案实体整理的革新,它是迄今档案整理发展的最高阶段。

二、档案虚拟化整理的发展阶段与趋向

我们知道任何管理活动都包括三要素:管理手段、管理对象、管理者。档案整理属于档案管理活动的一部分,其发展过程也正是档案整理三要素:档案整理手段、档案、档案整理者的不断虚拟化且虚拟化程度呈阶段性不断加深的过程。

第一阶段:档案整理手段的虚拟化

人类最早应用在档案整理活动中的虚拟技术是档案整理手段的虚拟,如档案的分类方法、立卷组合方法、档号等,它们是档案整理的几个非常重要的手段,但却并非是实实在在的存在物,是一种典型的虚拟思维整理活动,是档案虚拟化整理的重要手段。档案虚拟化整理手段通常依赖于现实空间的存在物,通过利用“实物符号”、“电子化符号”、“影像化符号”等中介手段,对档案进行虚拟整理。如音像档案通过光、电等手段,先在物理空间把实物转化成“影像符号”,然后再在虚拟空间展示出来,再根据其内容及完整性情况对其进行整理。总的看来,这一阶段档案虚拟化整理主要集中在档案整理的手段上,主要表现在思维形态的虚拟整理即虚拟思维整理,通过利用虚拟化的符号体系来对档案实体进行整理。但这阶段的档案整理还不能摆脱档案载体现实性的局限,难以实现独立形态的档案虚拟化整理。

第二阶段:档案的虚拟化

档案的虚拟化经历两个发展阶段。一是档案自身属性的虚拟化。人们认识事物首先是通过认识事物自身的属性开始的,通过自己的感官去感知事物的存在,从而认识事物的性质。但由于时间和空间的隔离,人们对事物的认识不可能全部通过直接感知来认识。要更充分认识事物属性,就必须借鉴间接的或虚拟的认识。进入互联网时代,档案突破了传统的时空限制局限,利用计算机、网络和虚拟现实技术,可将档案的颜色、图形、图像、声音、视觉、听觉等大部分属性显现出来,真实的被感知。二是档案的虚拟化。随着虚拟现实技术的不断发展,档案属性虚拟化直接结果就是档案的虚拟化。具体而言,档案的虚拟化,也呈现若干不同的发展阶段,首先是档案自身的虚拟化,如电子文件;其次是档案集合的虚拟化,如虚拟档案馆;再有就是档案机构或组织的虚拟化;最后就是档案管理体制和社会的虚拟化。这阶段的档案整理,凭借着虚拟现实技术,可以超载现实时空,完全摆脱档案载体现实性的局限,在虚拟的时空中对档案进行虚拟化整理,基本实现独立形态的档案虚拟化整理,但某种程度还是依赖于人的活动来实现档案的整理。

第三阶段:档案整理者的虚拟化

档案虚拟化整理最大的挑战就是档案整理者的虚拟化。档案整理者的虚拟化也可分为两个发展阶段,首先是档案整理者的半虚拟化。所谓档案整理的半虚拟化,是指对档案进行管理的还是现实中的人,但由于是突破传统时空的限制,在网络空间通过利用虚拟现实技术对档案进行整理,而不必亲自动手或亲临现场对档案进行整理,这样,档案整理者就表现出虚拟的特性,故称其为档案虚拟整理者。其次是档案整理者的完全虚拟化。这时的档案整理者不再是现实中的人,也不是计算机程序简单模拟的人的行为或属性,而是一个行为自主独立的高度虚拟的个体,能够独立从事档案整理的基本工作。显然要达到这个层次档案界还有很长的路要走,但档案整理者的虚拟化趋向还是很明显的。相信凭借虚拟现实技术,档案整理者最终将被虚拟,或者说虚拟将改变档案整理者。这一阶段档案整理工作完全实现独立形态的档案虚拟化整理,它不仅突破了传统档案载体的局限,而且突破了人自身的各种局限,将档案整理过程中人们难以办到的事情变为可能或者事实存在,它是档案虚拟化整理的最高阶段。

三、档案虚拟化整理的必然性

(一)档案虚拟化整理——实践发展的要求

1、社会信息化发展的必然要求

……

2、虚拟档案整理的必然要求

……

3、数字档案馆建设的必然要求

……

(二)档案虚拟化整理——理论发展的必然

1、档案整理的本质原则——历史主义原则的真正归位

……

2、“档案主、客体全宗”理论的本质体现

……

3、档案整理理论体系进一步丰富和完善的要求

……

四、结束语

戴维·比尔曼曾预测:“未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理,而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处置和利用。”⑥ 同样我们也可以预测,未来的档案整理将不再用传统的实体整理方法来整理,而是更多的依靠对档案的历史联系整理来确保档案的保存、处置和利用,档案整理的虚拟化趋向也将日益明朗,档案虚拟化整理的主题歌也必将在不久的将来唱响!


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