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档案数据库标准体系的构建

上传时间:2007年09月12日 )
档案数据库是档案信息资源建设的核心内容, 也是档案信息系统的中心模块, 全国以及各地方的档案信息化规划中都将档案数据库建设作为其重点内容。但现有标准规范对档案数据库建设的支持比较缺乏, 主要表现在标准配套性能有限、约束范围狭窄、尚未形成标准体系。尤其是标准体系的缺失导致了目前档案数据库缺乏统筹、设计盲目、逻辑结构缺乏规范、质量不容乐观等问题。

    标准体系是为了使一定范围内的标准建立起协调的秩序, 并达到规定的功能所应当具备的、具有内在联系的标准的有机整体。随着档案信息化的不断发展, 标准化对象的复杂度日益增加, 系统之间的联系也越来越密切, 许多系统本身就是复杂的对象, 如档案数据库系统。系统内外活动的复杂性必然要求在各组成要素在自我表达、交互作用、信息传递等诸多过程中采用约定的标准进行联系, 同时要求体现诸多标准之间的相互关系, 这就要求建立结构优良、功能齐全的标准体系。

 

一、标准体系的特点

 

    1、目标性。标准体系实质上是标准的逻辑组合, 是为使标准化对象具备一定的功能和特征而进行的组合。从这个层面上讲, 体系内各个标准都是为了一个共同的功形成的, 而非各子系统功能的简单叠加。

 

二、标准体系的结构

 

    标准体系内部标准应按照一定的结构进行逻辑组合, 而不是杂乱无序的堆积。由于标准化对象的复杂性,体系内不同的标准子系统的逻辑结构可能体现出不同的表现形式。主要有以下两种:

    1、层次结构。层次结构是表达标准化对象内部上级与下级、共性与个性等关系的良好的表达形式。层次结构类似树结构, 父节点层次所在的标准相较子节点层次的标准, 更能够反映标准化对象的抽象性和共性, 反之, 子节点层次的标准能更多地反映事物的具体性和个性。层级深度如何, 也体现了对标准化对象的管理精度。标准层次结构的完备性, 标志着标准体系的灵活与弹性, 是标准体系适应现实多样性的一个重要方面, 像档案著录标准子系统、交换格式子系统等都可以用层次结构来进行表达。

     2、线性结构。又叫做程序结构, 是指各标准按照过程的内在联系和顺序关系进行结合的形式。该结构主要体现了标准化对象在活动流程中的时间性, 比如档案数据库的设计过程、档案数据库应用系统的开发都有比较严格的流程控制, 它们都是由若干阶段前后相继完成的, 前一阶段的标准是后续阶段标准得以实施的前提, 如档案数据库设计过程中需求标准与逻辑设计规范之间就是线性结构。

 

三、档案数据库标准体系构建的必要性

 

    档案数据库的建设作为档案机构进行信息资源开发的主体活动, 是涵盖资源描述、资源加工、数据库设计、应用系统建设等活动在内的复杂活动, 涉及大量人力、物力、财力的投入使用。因此必须就档案数据库建设过程中所涉及到的各类标准规范进行系统管理, 构建科学、合理的标准体系。目前在档案数据库建设的过程已经积累了大量的标准规范。其中包括数据库建设规范、各级各类档案信息资源的描述规范、档案数据库功能规范等; 包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、部门标准等各种层级的标准规范; 包括管理标准、技术标准、管理标准等标准类型。通过构建合理的适用于档案数据库建设的标准规范体系, 发挥系统论中“1+1>2, 不但能够对这些性质各异的标准规范进行有机组合, 切实指导档案数据库建设, 还能够为确定未来相关标准的发展趋向, 为信息资源管理和信息共享提供坚实的规范基础。

 

四、档案数据库建设标准体系的构建原则

 

     1、开放性。所谓开放标准是指那些知识产权明确属于公共领域、采用开放语言和标准格式描述、有可靠的公共登记和持续的维护机制、有可靠的开放转换和扩展机制、公开发布详细技术文件并可公共获取的标准规范。在档案数据库标准体系构建过程中, 应优先考虑采用那些已经被广泛接受和应用的开放标准, 一则可以避免重新编制已经存在的标准带来的重复劳动, 二则能够保证比较高的标准水平, 有效降低建设风险。积极采用国际标准就是开放性的一个重要表现。国际标准是由国际标准化组织所制定的标准, 是由世界各国的专家参与制定的, 它含有大量科技成果和成熟的管理经验, 代表着当代科学技术和生产管理水平。国际标准优先的原则也是我国标准化工作倡导的主要原则。尽量采用国际标准、国际范围内通用的行业标准或者先进国家的国家标准, 根据本地需求按照国际标准的逻辑框架可以进行定制和扩展本地标准。对于档案数据库这类以资源管理为主的项目, 尤其应当注意与国际有关信息资源管理标准的接轨, 为扩大档案信息资源的共享利用范围提供标准保障。就我国档案资源开发实际情况而言, 大量采用有关国家公共标准也是标准体系开放性的重要体现, 像行政区划代码、文献保密等级、语种等相关标准只需要直接引用就可以了。

     2、系统性。系统性是构建标准体系的一个主要出发点。在一个标准体系中, 标准的效应除了直接产生于各个标准自身之外, 还需要从构成该标准体系的标准集合之间的相互作用中得到。构成标准体系的各标准, 并不是独立的要素, 标准之间相互联系、相互作用、相互约束、相互补充, 从而构成一个完整统一体。根据系统性原则, 在构建档案数据库标准体系时必须注意: ( 1) 注重构成标准体系的各标准之间的各种联系, 做到互相联系、互相协调、互相适应。标准之间应当避免互相矛盾、自话自说。( 2) 标准体系是建立在一定数量的标准基础之上的, 因此需要积极发展和积累有关的标准规范。( 3) 从更大范围看, 档案数据库标准体系是档案信息管理等标准体系的子系统, 因此也要注重与其他有关标准系统的一致性。( 4) 制定标准时必须明确其在标准体系中的地位, 充分考虑到该标准在系统中所起的作用及其与其他标准之间的关系。许多标准在其“引用标准”说明中都会对有关标准进行引用说明, 从标准体系的角度看可以认为这些标准都是其支撑标准, 代表了一定的系统性。如《档案著录规则》内容说明中就对引用的“GB/ T3792.1- 1983 文献著录总则、GB/ T7156 - 1987 文献保密等级代码GB/ T9704 -1988、国家机关公文格式GB/ T15418- 1994 档案分类标引规则、GB/ T3860- 1995 文献叙词标引规则、DA/ T1-1992 档案工作基本术语、DA/ T19- 1999 档案主题标引规则”等作了说明, 这些标准对于著录规则标准作用的发挥起着基础支撑的作用。

    3、结构合理。标准体系的结构是指标准系统内各标准内在有机联系的表现方式, 合理的标准体系结构要求具备合理的标准层级、时间序列和数量比例。具体到在构建档案数据库标准体系时, 应注意在如下方面搭建标准体系的结构。( 1) 合理的标准层级结构。要求对国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等标准层级进行合理搭配。从理论上说, 层级越高的标准抽象性、基础性较强, 尽量采用高层级的标准有助于提高构建的档案数据库的稳定性和通用性。层级较低的标准的具体性和专指性更强,能够保证档案数据库的实用性和可操作性。在构建时应当仔细研究分析各层级的标准, 通过合理的结构实现不同层级标准之间的继承和互补关系, 为标准体系系统性能的发挥奠定基础。( 2) 技术标准、管理标准、工作标准结构合理。从档案数据库建设的影响因素分析中可知, 档案数据库不是简单的静态信息资源, 其建设过程中包含大量管理和工作程序内容, 在标准体系构建中将这几类不同性质的标准进行综合考虑, 是获得高质量的数据库和有效管理的基本保证。( 3) 注重各专业标准结构。档案数据库的建设是涉及多个专业的综合性项目, 包括档案、数据库工程、相关行业业务等专业内容, 因此需要为数不少的相关专业标准的支持, 特别需要注意涉及多个专业的综合性标准。( 4) 功能结构合理。在标准体系的构建中, 要考虑到各种功能实现标准的合理配置。包括数据著录、数据交换、数据管理、数据库设计、质量控制等功能标准的合理组合。( 5) 兼顾多种标准规范形式。作为标准体系, 其组成对象尽可能采用正式标准, 但在实际构建过程中, 特别是鉴于目前正式标准缺失的状况, 可以将工作中采用的其他规范形式纳入标准体系的范畴。

    4、可维护性。为保证标准体系的有效性, 标准体系需要开展持续的维护工作。标准在大多数情况下只是某一时期技术水准、管理水平和经验的反映, 具有一定的先进性。但随着各方面情况的发展, 标准对象的变化、技术或者管理水平的提升都要求制定或修订相关标准, 这就要求对标准进行可持续的维护, 包括修改、修订、废止等操作。对于标准体系的维护, 除了标准个体的维护之外, 还需要从系统的角度出发, 保证体系内标准之间的协调一致。

       5、立足现实。标准体系的构建是一个长期的过程, 一个理想的标准体系是在相对完善的单个标准的基础之上对这些标准实施组合、协调的结果。但事实上, 像档案数据库建设这样一个具有动态性的标准系统, 与其相关的很多信息标准还处于较大的变化之中, 有的标准甚至尚未完全形成, 在此基础上要建设一个比较完善的标准体系是存在先天困难的, 因此在建设过程中必须考虑到现实的约束条件。特别是由于我国档案界目前的标准化水平还比较落后, 国家级别或行业级别的正式标准数量并不是很多, 与档案数据库建设有关的就更少了, 在进行标准体系的建设时对参与标准体系建设的标准形式可以采取灵活的选取策略, 充分考虑现实应用的基础情况。


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