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电子文件原始性的认定与维护

上传时间:2007年09月12日 )
档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此,认定电子文件的原始性,是保证其具有凭证作用的关键。

一、 电子文件原始性的认定

    对于纸质文件来说,内容的原始性附着在形式的原始性上,人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一,对于任何一项形式上的变化,人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于变化,而且失去了固定的形式,因此,对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面:

(一)、电子文件易于修改,而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改,但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多,从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

(二)、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责,有时它只不过制作一个“窗口”,将必要的信息集中在一起,并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来,也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别,无法区别其中哪个是“原件”,哪个是“复制件”。

(三)、电子计算机软硬件技术的不断更新换代,迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”,这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此,长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

(四)、电子文件不再具有固定的存储载体,根据利用需要,人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件,还需要定期进行复制,转换载体,以防信息损失。电子文件没有了固定的载体,也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

(五)、电子文件不再具有特定的字迹,人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出,无法从字迹上分辨其原始性。

(六)、目前电子文件的签署技术还不普及,我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名,因此,也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

     电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性,需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说,只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的,此后又从未修改过,我们就应该承认它是原始的,尽管它没有固定的载体,没有实在的物理形态,甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于,它抛弃了文件形式上的原始性,仅以文件中所含信息的真实、准确,即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要,我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的,它将是电子文件转化为电子档案,全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本,是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是,对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情,这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

二、 确保电子文件原始性的技术措施
 
    电子文件是高科技的产物,它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用,信息安全技术就显得特别重要,电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施,提高电子文件的可靠性。

(一)、加密技术

    电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥,另一个是严格保密的解密密钥,发方使用收方的公开密钥发文,收方用只有自已知道的解密密钥解密,这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件,而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥,因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来,无法对它进行篡改,从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

(二)、签署技术

    目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名,屏幕是显示出来的“笔迹”,如同在纸质文件上的亲笔签名一样,直观、易于辨认,计算机将这种“签名图像”接收下来,并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令,经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串,发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理,生成一个“数字签名”,与电子文件一起发出,同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致,那么便有充足的理由相信两个事实:一是这份电子文件确实来自发方,其内容没有被人作过修改,从而证明其原始性;二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出,对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样,电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任,这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。

(三)、消息认证

    电子文件的使用者,非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替换过,消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度,如64比特为一段,发方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥,发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”,将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字,如果计算结果和他所收到的认证字一致,即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的,进而证明这份电子文件的原始性、真实性。

(四)、身份验证

    为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问,有些系统需要对用户进行身份验证,如银行系统用户使用个人密码验证,有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”,代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成,只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时,首先输入自己的通行字,计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问;如果一种验证不合格,该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

(五)、防火墙

    这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍,防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问,也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界,它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统,监测所有通过防火墙的数据流,凡是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过,不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯,实现网络的安全,保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有:数据包过滤、应用网关和代理服务等。据行家预测,在不远的将来,加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。

(六)、防写措施

    目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下,用户只能从电子计算机上读取信息,而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中,只读式光盘(CD-ROM)只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘(WORM)可供使用者一次写入多次读取,可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件,保持电子文件的原始性、真实性。

    上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果,随着这些技术的完善和普及,电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护,从而确保电子文件的凭证作用。

三、 确保电子文件原始性的管理措施

    在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,从每一个环节堵塞信息失真的隐患,是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施,主要包括以下几方面:

(一)、加强对电子文件制作和管理人员的管理

    电子文件是由人制作的,其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的,因此,对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度,严格把关,这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素,易受外界影响,任何一个好成份,在没有管理要求的情况下,也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作 和管理人员的管理,仅依靠审查制度是不够的,还必须提出严格要求,明确具体管理措施,这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育,不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心,要使他们养成忠于职守的品质,认真负责的工作精神,一丝不苟的工作作风,精益求精的技术水平,这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

(二)、电子文件的制作过程要职责分明

    电子文件的制作人员,应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象,避免制作人员的相互推诿、扯皮,首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目,更要注意划清制作人员的职责范围,使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说,不相干人员不能进入他人的责任范围,工作需要时可允许用只读式的载体调读,以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。

(三)、建立电子文件全过程管理的制度

    电子文件从形成到电子档案的开发利用,中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清,制度不明,考虑不周,都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此,及早地建立电子文件全过程管理制度,明确各方面的职责要求,就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累,以防在分散状态下发生信息丢失。因此,一开始就明确由谁进行收集、积累,如何进行收集、积累,建立收集、积累制度和严格的归档制度,是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比,都有很大区别,要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查,凡不符合要求的,都要有明确的处理措施,不能有丝毫含糊,否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

    电子文件归档应对存储载体有严格要求,并且明确保护措施,不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施,防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处,但是各种用户和各种形式的利用活动,也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患,因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。

(四)、建立电子文件管理的记录系统

    纸质文件一旦形成,原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化,人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式,如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化,人们便难以确认它的原始性。因此,应该为每一份电子文件建立必要的记录制度,从收集、积累开始就要进行记录,记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

    电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能,随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性,它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件,可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息;对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件,还要辅以必要的人工记录。

    总之,维护电子文件的凭证作用,涉及到多方面因素,它有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善,还需要建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,从每个环节堵塞信息失真的隐患,这些都是维护电子档案凭证作用的重要措施。


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