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信息网络环境下档案管理问题谈

上传时间:2007年09月10日 )
 进入90 年代,尤其是近几年,信息技术(TT, InformationTechnology)迅速发展,引发了一场众所周知的新的社会革命。这个新的社会革命有两个明显的特点:一是知识经济环境的产生,二是信息网络环境的形成。在信息网络环境下,档案部门如何面对突如其来的变化,如何充分利用信息网络技术发展档案事业,成为当前的热门话题,下面是几位专家的不同见解:

1、“档案信息互连网络管理不仅是可行的,而且是必然的”胡凤振,教授,郑州航院信息科学系。

    首先,世界范围内包括我国信息互连网络环境已经形成,而且因特网上的主机总数还在迅速增长。据全球网技术信息促进系统信息与通信中心今年3月11日报道,截至1999年1月为止,在因特网上主机总数已达43,230,000台,比1998年1月增加45.7%。其次,信息互连网络技术已经成熟,网络管理软件无论人机界面的简易性还是管理功能方面都很强,这样的网络甚至不需要太多的专业知识就能建立起来。其三,从投资角度看,网络与计算机硬件价格每年以数倍的速度下降。况且信息互连网可大可小,大的建局域网与国际互连网相连,小的一台计算机与国际互连网相连,都能发挥相类似的网络管理功能,因此经济上具有可行性。另外,现在的应用软件容易学习与掌握,一般工作人员仅需要很少量的培训即可操作,因此不存在管理上和实施上的问题。所以档案信息互连网络管理具有可行性。

    这里要阐明的另一个观点是档案信息网络化管理是必然趋势。信息互连网络迅速普及和应用已足以说明这一点。国家也业已提出要求:政府机关于本世纪末要实现60%建立信息网络,下世纪初要达到80%。可见这是大势所趋,所以现在的问题不是档案部门需不需要建档案信息互连网络的问题,而是如何规划和建设并实现网络档案管理的哪些功能的问题,这种必然性是客观存在、不可逆转的。

2、“档案馆实行信息网络管理存在三大技术问题”常金玲,讲师,郑州航院信息科学系。

     信息网络环境下将档案信息上网,仍然存在以下几个主要技术问题:

①信息的组织。传统档案必须进行数字化才能在网上传递。这些电子文件主要包括文字、表格、数据库、图像、图形等类型。从实态档案转化到电子档案,不仅仅是将原有的档案内容录入到计算机里,更主要的是依据计算机技术对档案信息进行重组以方便用户进行检索、传输、摘录和分析等处理。这一技术仍需要进一步研究。

②信息的安全与保密技术。电子档案上网后必须从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻击可以采用防火墙、安全代理等技术实现,防内部成员泄漏则必须在管理和技术上做到信息安全存放。目前,国际互联网体系中普遍采用是基于RSA 非对称算法的公钥加密体系。简单地说,就是将一个大数分解成两个素数之积,一个素数给发送者为信息加密成为公钥,一个素数留给接受者为信息解密而成为私钥。从而,保证数据的网络安全和数据的本地安全。但是任何安全和保密技术都不是100%有效的。

③新的检索工具。必须研制,制作新的适合联机检索的检索工具与研究工具。伴随着档案馆藏文献的数字化过程,产生一个档案馆藏虚拟卡片目录。通过在目录上的超文本链接,研究者可以在网上阅览,用户可以通过标题、日期、主题或其它关键词查找到该著录。这一问题还有许多工作要做。

3、“档案馆上网应以扩大影响和介绍馆藏为首要目的”梁立山,副教授,郑州航院信息科学系。

    各用户上网目的不同。我认为档案馆上网除了可以迅速大量获取有益信息以及便于与外单位联系之外,更主要的目的是扩大自身影响和介绍已开放馆藏,而并非需要档案原件上网不可。保管档案的目的是利用,档案馆有义务为公众利用档案提供方便,在因特网上介绍档案馆情况。可以提供的服务项目,包括已开放档案全宗、目录、档案信息数据库,主要编研成果等,这样可以使全球用户能了解自己,使档案馆“冲出亚洲,走向世界”,让更多人可以通过网上浏览、电子邮件、电话咨询、邮寄等方式利用档案,从而使档案创造更大的社会效益。

4、“网络档案管理应是基于知识和信息的管理”刘晓敏,教授,郑州航院信息科学系。

    网络环境下档案的管理应该是一种知识的管理,这一点应当充分肯定。区别于传统的档案管理工作,档案信息资源多以数据库、信息库的形式出现,除了纸质档案以外,网上档案信息还有图形、图像、声音、视频信息等,因而,在网络环境条件下,档案管理的对象会更加多样化,管理方法更加智能化,管理的范围扩大化,与知识管理、信息管理更加融合在一起。传统档案管理着重于对档案文献特征的描述,网上信息资源则应深入到档案所包含的知识单元和信息单元中去。这对于档案管理和档案人员来说是一个全新的课题。以信息文献特征(包括文献的外表特征和部分内容特征)为主的档案管理方式建立在档案载体的物理联系基础之上,而以互联网为传播渠道的档案管理应建立在档案信息内容的逻辑联系之上,其管理可以借鉴其它信息的管理方式,如:自由文本管理方式,对非结构化的档案全文信息进行有序组织,用于档案全文数据库的加工和处理;主页管理方式,类似于档案全宗的组织方式,将有关某一机构和个人的各种信息集中组织在一起,可看作是全宗理论在网络环境下的新发展;超媒体方式,以节点为基本单位,通过链路,将档案信息组织成网状结构,从不同角度浏览和查询多种媒体所载的信息;此外,还可以将书目数据通过网络进行实时传递和交换,实现档案的网上联机编目。


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