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论档案信息资源开发的内涵

上传时间:2007年03月01日 )

杨安莲
    随着人类知识生产的日新月异,高新科技产业化的进程加快,现代科技在各个产业的渗透以及在全球范围的迅速扩散,人类正走向信息网络化、资源共享化、知识经济化、科技创新化……这一切都使得传统的档案利用方式与管理模式发生着深刻的变化,档案信息资源的开发与利用成为档案界关注的焦点之一。但是,对“档案信息资源开发”这一概念应该如何理解,其丰富的内涵应该如何把握,始终是一个尚无标准答案的难题。充分挖掘“档案信息资源开发”的深刻内涵,努力推进档案信息资源开发工作的进程,正是本文的目的所在。
    前提条件:档案信息→档案信息资源
    把档案信息定位为“信息资源”,是对其进行开发的前提条件。如J·比特奈斯所言:“没有经过整理的信息不是我们的朋友,甚至是我们的敌人——当然更不是财富和资源。”信息资源管理专家认为,信息不会无条件地转变为资源。因此,档案信息构成信息资源的必要条件是信息管理,只有经过加工整理的档案信息才能融入信息资源的范畴。
    但是,并不是任何经过组织管理的信息就是信息资源,档案信息构成信息资源的充分条件应是其有用性与可开发性。有用性是指它在不同的空间与时间范围内产生社会效益和经济效益;可开发性是指其积蓄到了一定程度,蕴藏着极大的潜在价值和开发价值。档案作为一种社会记忆,对一个国家的过去、现在和未来具有不同寻常的意义,对一个社会的各行各业都是不可缺少的管理资源和经济资源,我国浩如烟海的档案信息更是蕴含着巨大的开发价值。因此,档案自身的特点构成了其成为“信息资源”的充分条件。
    从以上分析可以看出,只有充分理解档案信息的定位为“信息资源”的理由,才能把握好档案信息资源的本质特性,为其开发利用提供前提条件。正如1987年8月江泽民同志视察上海市档案局、馆工作时所言:“档案就是很重要的信息资源。要努力开发档案信息资源,积极为改造和振兴上海服务。”
    背景:档案工作社会化→社会需求导向
    档案信息资源开发是以档案工作社会化为背景,以社会需求为导向的活动。21世纪以来,档案工作的“运作环境”发生了巨大的变化。社会信息化程度的不断提高,改革和对外开放程度的日益深入,公民信息权意识的觉醒,以及以市场经济为基础的利益高度多元化的社会态势的确立,都使得档案工作领域随着“周边环境”的变化而不断拓展,进一步走向社会化。这一切变化中,最为重要的是档案工作的理论思想基础发生了根本变化——从一种国家的理论发展为一种全社会的理论,档案工作因此走向社会化。档案工作从以为国家、为政府机构服务为己任的传统档案工作拓展为“以人为本”思想指导下的现代档案工作。这意味着随着社会文明程度的提高和对信息需求程度的深化,档案信息资源将成为普通公民信息来源和信息服务的重要组成部分。这正是档案信息资源开发的深层社会背景。
    档案工作的逐步社会化,要求档案信息资源的开发与利用必须与时俱进,以社会需求为导向。经济社会中,信息不仅是一种重要的资源,而且是开展各项工作必不可少的基础性条件。信息的适时、高效提供是社会实现良性发展的内在要求。档案工作的社会使命决定了市场经济社会下的档案信息资源开发必须提供更多、更准、更适时的信息服务于社会。否则,档案工作就可能面临被社会遗弃的危险。
    物质基础:量大质优的档案资源
    档案信息资源开发的对象是馆(室)藏档案。没有数量丰富的馆(室)藏,档案信息资源开发的实践就成了无源之水、无本之木;没有高质量的、蕴涵重要价值的档案,开发工作就失去了真正的价值和目的。因此,馆(室)藏档案资源必须从数量充分和质量优化两个方面加强建设。
    数量充分是指所藏档案必须有足够的数量。总体而言,我国档案信息资源的数量是十分巨大的。2004年9月国家档案局副局长郭树银在“信息资源开发利用高层论坛”的发言中说:“据统计,我国建有各级各类档案馆近4千个,省级以上机关、企事业单位档案室近2万个,现今这些档案馆、室中保存的纸质档案总量达4亿卷件,排架长度约900公里,保存的照片档案3000多万张,音视频档案200多万盘,电子档案近200万盘,档案信息资源总量非常巨大。”可见,我国档案信息资源的数量已基本能够满足资源开发利用的需要。
    质量优化是指所藏档案价值确凿、成分充实、结构合理。价值确凿是指所藏档案必须经过严格的鉴定程序,确有现实利用和历史研究价值;成分充实是指档案记述的信息内容必须详实,能够反映出政治、经济、军事、科学文化等各方面的内容;结构合理是指馆藏档案的门类齐全,既有文书档案,又有科技档案和各种专门档案。依此标准,我国的档案信息资源还存在一定的差距。在档案资源建设的具体实践中,由于受相关档案法规制度不健全,宏观规划与协调机制欠缺,鉴定工作流于形式,档案工作人员认识局限,物质保障不足等多方面因素的影响与制约,导致馆(室)藏档案数量剧增,大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房。因此,我们必须根据社会信息化的发展趋势及其要求,加强档案资源建设宏观规划与协调,不断完善档案价值鉴定机制,建立科学的、多元化的鉴定标准,加强档案资源建设的理论研究,确立馆藏档案资源体系的构建原则与模式,合理配置馆(室)藏结构,丰富档案的种类,加强馆(室)藏特色。
    鉴于此,在强调档案信息资源开发的同时必须重视档案信息资源建设。既要抓好档案信息资源储备,又要从源头上严密监控档案信息资源的质量,保证信息资源开发的价值。
 主体内容:多元化档案利用服务机制
    多元化档案利用服务机制是档案信息资源开发工作的主体内容。传统的档案利用服务方式,诸如:阅览服务、参考咨询服务、档案外借服务、提供档案复制件、制发档案证明、档案编研服务等,为满足档案利用者的各类利用需求提供了可能。但是,随着社会环境的发展变化,人们的生活方式、目标、所面临的问题都发生了变化,从而使档案利用需求呈现出新的特点:档案利用者的层面在扩展,主要利用者从党政机关和企业事业单位人员向科研人员、学者、工人、农民等各个层面扩展;档案的利用内容在扩展,利用范围在不断扩大,查阅内容向以经济问题为代表的多角度扩展;档案利用的数量在扩展,逐年呈现上升趋势;利用形式在扩展,从以阵地服务为主向提供档案编研成果、公布档案、咨询服务、办档案展览等多种形式拓展。这一切都要求档案部门应该根据社会的发展需求,建立多元化档案利用服务机制,适时推出具有特色的服务项目,更好地满足档案利用者的多元化需求。
    建立多元化档案利用服务机制应该立足于原有利用服务方式,加以深化和拓展。如对档案资料进行专题研究、编撰出版,一直是档案部门开展信息资源开发利用的一条重要途径。2003年,各级各类档案馆编辑的公开出版档案资料700种,计2.2亿字;档案室编辑的公开出版档案资料800多种,计5.6亿字。各级各类档案馆编制内部参考资料6000多种,约1亿字;档案室编制内部参考资料1万多种,计3.5亿字。又如在档案馆(室)为利用者提供档案查找服务是档案部门一项重要的日常工作。2003年,全国各级各类档案馆(室)接待档案、资料利用者共1千多万人次,提供利用档案资料5千多万卷、册。这些行之有效的服务方式都应保持下来。
    同时,要在开放的、主动的、协作的、竞争的观念指导下,探索多种多样的新型档案信息资源开发利用形式。如通过档案网站发布开放档案信息、提供档案利用。目前我国各级各类档案网站已有200多家,上载开放档案目录几千万条和部分开放档案原文、照片、录音、录像等,其中上海市、北京市档案馆的网站点击率达到每月几万人次。又如建立现行文件查询利用中心,为广大用户提供现行文件服务。至2004年,开展已公开现行文件提供利用工作的档案馆已有1000多家。这些新兴的开发利用形式为解决集中提供信息与信息需求多元化的矛盾提供了新的方式。
    依托工具:现代技术手段
    以计算机和网络技术为平台的现代信息技术的广泛应用,从客观上改变了信息的存在方式,即从静态趋向动态。运动不仅凸现了信息的价值,更重要的是动态信息改变了社会的运行方式和生存质量,进一步促进了社会对信息的需求和依赖,从而进一步彰显了信息的价值和信息部门的社会地位。而现实档案工作中,档案信息主体上仍以传统的静态方式存在着,客观上背离了信息化社会档案信息存在方式的内在要求,这正是档案信息资源开发需要解决的主要问题。以光盘技术、缩微技术、计算机技术为代表的现代信息技术在信息的组织管理、传输上显示出巨大威力,给信息资源的管理和开发带来了革命性的变化。“至今,信息技术和通讯技术革命影响了档案工作的所有方面,这一点已被人们所接受。”这种影响是积极的,它为我们提供了新的机遇和切实可用的工具,使档案工作的功能进一步增强和扩展,使我们保存和再现社会记忆的能力进一步加强。如同阿尔温·托夫勒所预言的那样:“除非我们毁灭地球和随之而灭亡的社会记忆,否则我们不久将获得几乎能保持全部文明记录的能力。”①面对海量的档案信息,其加工、整理与传输如果还停留在手工管理水平,必将为历史所淘汰。因此应该在档案信息资源开发中大力推进现代化技术的应用,实行档案数字化、网络化管理。
    目标:实现档案价值
    档案信息资源开发是一项以实现档案价值为目的的信息服务工作。“档案信息资源开发”概念的提出表明了人们对档案利用工作认识的深化,使其工作重心从注重档案实体的管理利用转向档案内容的开发利用,在注重档案自身原始凭证性的同时进而转向对档案信息内容的关注,重在解决档案信息的传播与共享。“档案信息资源开发”使传统档案利用工作跨越到了一个新的层次,其实质是让有现实开发价值的档案信息从档案中游离出来,充分发挥档案信息的功能,最终实现档案的内在价值。更进一步,档案信息资源开发的对象将不仅限于档案信息,而是致力于档案信息转变为知识资产,使档案中蕴藏的知识资源转化为生产力和竞争力,实现档案知识的创造和共享,进而促进知识的生产和流动,使档案知识在使用中实现价值。
    档案信息资源的开发是档案科学管理和研究工作的有机结合,是档案信息资源积累发展到一定的程度由保管向利用的一种高层次转化,是实现档案价值和档案工作价值的劳动过程。因此,提供档案信息为社会实践服务是档案信息资源开发的最终目标。没有这个目标,档案信息资源开发的整个实践过程也就失去了它存在的意义。

注释:
    ①胡伯特·塞姆:《档案数据库:网络和电子高速公路》,《第十三届国际档案大会文件报告集》,中国档案出版社,1997年10月
(作者单位:南京解放军政治学院上海分院)


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