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我们能理解与解决电子文件管理问题吗?

上传时间:2007年03月01日 )

□傅荣校 叶建英

 

摘要:电子文件及其管理,涉及到人才培养、理论研究、技术运用和标准制定等等诸多方面,我们基本理解了电子文件管理的核心问题,但真正解决问题所具备的条件却不充分,需要假以时日。

关键词:电子文件 文件管理

引 言

电子文件是一个很有技术性的事物,不仅管理需要技术,理论研究也需要技术背景。我国从20世纪90年代以来,有关电子文件的教程也出现了不少,至于探讨性文章更已多达数百篇,从电子文件管理的基础理论研究到电子文件管理系统设计等技术运用探讨,无所不包,可谓洋洋大观。国家档案局颁布的技术规范也逐渐增多,特别是2002年颁布的《电子文件归档与管理规范》(GB/T188942002),以及针对电子政务的《电子公文归档管理暂行办法》(200391生效)、《公文电子邮件归档与管理规则》(DA/T322005)等,成为实践部门的工作依据,使得机关单位的电子文件归档管理不再“摸着石头过河”。然而,随着电子政务强有力的拓展,机关单位电子文件数量的飞速增长,电子文件的管理实践已不按照档案部门按部就班的日程表在开展。如杭州市政府从200651日起就实施“无纸办公”,政府部门之间以电子公文来往,不输出纸质文件。这给档案部门如何加快电子文件管理标准制定与技术运用,施加了巨大的压力;同时也给高校档案教学部门如何输出合格人才施加了巨大的压力,更给机关单位如何管理日益增多的电子文件施加了压力。本文就这些问题谈点看法。

一、高校对于电子文件管理的适应程度———从“电子文件管理课程”设置说起

从档案学核心课程的设置情况看,以往8门核心课程①中,电子文件管理与档案管理自动化,是两门可以相互替代的课程。20067119日在湘潭大学召开的教育部高校档案学学科教学指导委员会会议及档案学系主任联席会议上,在重新确定档案学核心课程时,电子文件管理被作为独立的核心课程提了出来。从结构上,电子文件管理成为一门课程,带有些课程重构的味道。原先以解决传统文件管理为主要任务的课程体系,如文书学、档案管理学、档案自动化管理,这三门课程呈现一种直线的讲授方式,分别介绍从文件到档案,进而在档案馆里进行档案信息处理的过程。而电子文件管理这门课程,却呈现一刀切、一竿子到底的现象,需要从系统的设计说到电子文件的流程、管理及电子信息的永久保管,几乎包括了原先三门课程的主要内容。这样使得档案学课程体系分成两个层次设置:一是根据传统文件和档案管理的流程与工作内容设置,另一就是针对电子文件生成、管理和开发利用为内容的课程设置。然而,从总体评价电子文件管理这门课程,我们看出其内涵与外延还在不断变动中。

首先,电子文件管理实践的发展,使得电子文件管理的教材需要不断更新。目前作为档案学专业教材的有两种,一种是冯惠玲主编的《电子文件管理教程》(2001年中国人民大学出版社出版),另一种是刘家真主编的《电子文件管理理论与实践》(2003年科学出版社),其中,后者还在2005年配套出版了《电子文件管理立体化教学包》。另外,还有几本较早出现的具有一定代表性的著作:一是国家档案局编著的《电子文件归档与电子档案管理概论》(1999年,中国档案出版社);二是董永昌、何嘉荪主编的《电子文件与档案管理》(2001年百花出版社);三是丁海斌编著的《电子文件与电子档案管理》(2000年辽宁大学出版社出版)。由于涉及到电子文件管理的技术问题与法规标准,电子文件管理教材往往在一年半载中就有重大变化。前几年出版的这些教材与参考资料,可能失去意义,甚至某些方面还会误导读者,因而,电子文件管理教程的内容就变得十分动态了,就像现在我们看电子文件管理教程与实践的关系,往往有慢半拍的感觉。

其次,从内容上说,仅仅依靠“电子文件管理”一门课程来研究电子文件管理、档案信息化、数字档案馆等内容,显然是远远不够的,但遗憾的是目前各高校教学大纲中,很难找出除电子文件管理以外的其他相对成熟的课程了。如何正确处理电子文件管理、档案信息化、数字档案馆等内容,也需要一个随着实践发展不断加深认识的过程。

再次,一个迫切需要解决的问题就是如何讲授电子文件管理课程。目前电子文件管理的实践情况参差不齐,理论研究、系统设计与开发、实际操作等相对脱节;而且开设电子文件管理课程的教师,包括不少论著的作者,基本上是以文科知识背景为主,电子文件的概念性、原则性、理论性的问题讲授比较深刻,但涉及到具体技术问题与操作问题,就难以深入、具体。

总之,电子文件管理这一课程,给高校师资队伍建设以及教学如何从传统体系转变到当代体系,提供了新的机遇,但也产生了很大的压力;也给我们高校如何培养合格人才,提供了新的评价标准。但客观地评价,高校还没有很好地适应电子文件带来的冲击。

二、电子文件管理的核心问题是什么?

对于电子文件的理论研究已比较全面,从研究电子文件的特征,电子文件管理理论基础———文件连续体理论,到研究如何实施全面管理、前端控制等等,都有不少文章加以探讨。

从理论上说,我们关注电子文件主要表现在三个方面:

   一是电子文件的内容、背景与结构信息的三位一体改变了文件的组成要素与完整性的含义。传统文件我们只关注的是其内容信息,而电子文件中,隐藏在后台的背景与结构信息,成了我们更需要刻意关注的问题。

二是电子文件管理注重其逻辑结构,而不是注重实体结构,因而,以往纸质文件管理注重实体有序性的管理方法,将得以改变。

三是电子文件真实性、完整性与有效性需要由电子文件管理系统来保障。因而,著录和捕获背景信息、元数据的方式及完善程度,成了衡量电子文件管理系统适用性的重要标准。

概括起来看以上三方面,实质上围绕一个核心问题的,就是如何长久有效地维护电子文件的档案属性,即保持电子文件的真实性、完整性和有效性。

目前,从系统设计、技术运用、标准制定与实践情况等方面看,电子文件管理基本上还处于起步阶段。发达国家电子文件管理实践起步比我们早,但不论是美国、英国、澳大利亚、加拿大,还是InterPARES国际研究项目,都没有一个统一的方案。甚至对于电子文件的保管模式还有争议———究竟是集中式保管还是分散式保管,哪个更好?

集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案,这一方案的代表人物是InterPARES国际研究项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。这一方案与纸质文件保管相似,认为电子文件的保管需要经过两个阶段,一是文件生成机构使用文件,并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性;二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆,由档案馆整理、编目和长期保管。美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案。其依据是文件生成机构对于失去现行作用的文件保管缺乏动力,而档案馆作为永久保管基地,可以提供技术保障。这一方案,对于电子文件管理借助于办公自动化系统解决的思路提出了严重怀疑,正如戴维·比尔曼质疑的一样———“办公自动化系统能产生电子证据吗?”②应该说,他的这种思想,对于主张在机关单位的办公自动化系统中解决电子文件长期有效管理的设想,是一种很有效的提醒。

分散式保管模式由美国匹兹堡大学提出,主张文件形成机构应该自始至终保管自己的文件,而不是将进入档案阶段的电子文件移交给档案馆,档案馆对于非现行电子文件的保管进行指导和帮助,并具有一定的控制权。其技术理由是:电子文件具有系统依赖性,技术和资源的有限性使得档案馆不可能保管所有机构的文件,特别是需要专门软硬件才能阅读的文件。

除电子文件的集中式与分散式保管模式之外,另外还有介入这两者的一种折中方案———“自由进馆原则”。“自由进馆原则”则认为,如果将来出现一种解决电子文件软硬件依赖性的技术方法,那么机构可以在档案馆的指导下,结合自身的需要,对于电子文件实施“自由进馆原则”。

不过,无论哪个国家,目前在处理有证据功能的电子文件时,一般还采用双套制的方法,这与我国解决永久保存价值电子文件管理的思路是一致的。我国的《电子文件归档与管理规范》就规定:“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。”③可见,电子文件管理真正令人信服与放心的方案还没有出现。

我国国内几乎没有开发出电子文件管理系统,尽管理论上声称有解决方案,但落实到具体实践,基本上还是以往办公自动化系统或者文档一体化系统的基本功能只不过在数据著录、处理上有所进步。当然,在一些方面还是有一定进展的,如获得2003年国家档案局科技进步二等奖的“电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系”,创建了以“电子文件运行期生命周期表”为核心的电子文件运行模式④,系统自动生成的跟踪文档作为隐含信息被分别存放于相关的链接文件中,以成为归档时检验该电子文件原始性、完整性的依据。应该说,这种系统的设计把解决电子文件的“档案化”问题作为首要目标,符合电子文件管理的要求。但此后,也未见有重大解决方案的出现,反倒是电子政务不断地推出办公自动化系统,给电子文件管理不断出难题,催促着我们解决问题。

三、我们现在解决了什么问题?

电子文件管理造成了一种各因素之间相生相克的关系:电子文件管理依赖于信息技术运用,技术运用又依赖标准,标准的制定又依赖于实践的成熟。

在这些要素中,信息技术的运用对电子文件影响最大,从电子文件的形成方式、运行过程到电子文件的管理、存储等,都依赖于技术的发展。由于技术以及技术运用的系统平台发展过于迅速,无论是信息处理技术、存储技术还是检索技术,都很难确定:哪一种平台最稳定?最适合电子文件管理?技术开发与服务提供商也最乐于维护与升级?但从国外到国内,从电子政务到电子文件管理,都不断有人在问:我们能从唯利是图的厂商那里获得最佳的技术支持和最稳定的系统平台吗?前几年在电子政务中有专家就指出,“IT企业本身有技术的冲动,追求技术完美性,自然会‘诱导’政府采用最新的技术。”⑤厂商对于技术追求的唯利是图,与电子文件管理寻求相对稳定的技术支持之间,往往会产生矛盾。从这个意义上说,技术问题很难掌握与控制,我们只能听从其发展走向对电子文件管理的影响。

其次是标准的制订问题。标准与实践运用是一种相互依赖的关系,电子文件管理应该以统一标准为基础运行,但要制订统一的标准又需要比较成熟的工作实践基础和经验,这样就产生一种是先有鸡还是先有蛋的悖论。从博弈论上说,似乎等待标准出台再进行电子文件管理,是每个机关单位进行电子文件管理的严格优势策略。但如果等待标准,电子文件管理就不可能有进展。目前我国电子文件管理方面成熟的规范与标准也不多,只有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T176781999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T188942002)、《公务电子邮件归档与管理规则》(DA/T322005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T312005)等。而大量实践急需的标准与法规,正在制定与修订完善之中,特别是大家谈论最多的元数据标准问题,还未正式颁布,这给电子文件管理造成相当大的不确定性。

电子文件管理的实践,其发展与成熟程度,主要看有无适合电子文件管理的系统。与以往文档一体化或办公自动化系统相比,电子文件管理系统的设计,更需要流程重组与树立新的管理观念。具体地说:

一是全程管理与前端控制思想,利用文件连续体模式设计管理系统,采用“从文件形成(包括形成前,文件管理系统的设计)到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”,⑥这是一种比文档一体化管理要求更高的一体化。

二是文档管理人员更需要从系统设计始,干预系统本身,成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”⑦,这是一种“未雨绸缪”,而不是以往的“亡羊补牢”。

三是实行动态管理,利用元数据进行电子文件管理,以保障电子文件的真实性、完整性和有效性。

然而,技术不确定性与标准的相对不足,给电子文件管理系统设计带来了很大的困难;而另一个困难因素就是,档案人员由于自身技能与素质的欠缺,很少能参与系统设计与开发并提出电子文件管理的系统需求。这样理论上一直提倡的“全程管理”与“前端控制”思想在相当长一段时间内会落空。

四、结束语

对于电子文件管理,我们基本了解需要解决的核心问题是什么,但问题解决的条件还不完全具备。这些条件是综合的,包括人才培养、技术运用、标准制定、系统开发等,这些条件也是相互依存、相互影响的,都需要假以时日才能具备。因而,解决电子文件管理,不可能像解决传统文件那样,出台一个标准或法规,能管一大块、能管很多年。相对于机关单位电子文件管理而言,如果条件不具备,归档只能采用双套制———尽管思路是传统的,但它是可靠的!

 

 

注释:

①原八门核心课程分别是:文书学、档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案管理自动化或电子文件管理、中国档案事业史、档案保护技术学;2006年教指委确定的、正在报批之中的核心课程是:文书学、档案学概论、档案管理学、科技档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术、电子文件管理、中外档案事业史。

Can Office Automation System Produce Electronic Evi-dence,载《办公自动化系统与电子档案管理》,2003年,浙江大学出版社,P9

GB/T188942002,《电子文件归档与管理规范》第4条第5

④吕筱芬:《电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系》,2002年第4期,《中国档案》

⑤赵海军:《电子公文:谁来给我定个标准?》,载2004621《中国计算机报》

⑥安小米:《文件连续体模式及其对电子文件最优化管理的启示》《OA与电子文件管理与实践国际研讨会论文集》,2003年浙江大学出版社

  Frank Upward:“Structuring the Record's Continuum Part One: Post-custodial Principle and PropertiesArchives and Manustcripts24(2) www.rcrq.dsct edu.au

         (作者单位:浙江大学公共管理学院)

               (摘自《浙江档案》200608期)


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