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卫生防疫档案工作面临的挑战与对策

上传时间:2007年01月05日 )

一、 背景

酝酿十年之久的卫生防病与监督体制改革将在二十一世纪的第一个夏季正式拉开序幕,我市将分步骤地撤销原市区两级卫生防疫站,组建市区自上而下统一的卫生监督执法机构棗卫生监督所,成立预防保健服务科研机构棗疾病预防控制中心。由此,引发了卫生防疫站从职能、机构到人员的大调整。而建立在原有职能、机构、人员上的档案工作也无疑面临着改革的压力和挑战。档案人员应如何应对,从哪些工作入手,积极配合和支持改革,是一个急需研讨和解决的问题。

二、 挑战

1、 机构的整合对现有档案工作格局的冲击

北京市疾病预防控制中心由市防疫站、市劳动卫生职业病防治研究所、市健康教育所合并组成,今后,还要逐步将市性病防治所并入。因此,原各自为政的档案工作格局将被打破。这些机构原各为一个立档单位,各有自己的档案工作网络和工作模式,现在都将并入疾控中心这一新机构内。市疾控中心的档案工作和各并入单位档案工作将是怎样的关系,如何布局,都是改革为档案工作提出的新问题。再有,疾控中心建立后,对市防疫站内部机构也进行了相应调整,新成立了应急中心、质量控制科、体检科、预审科等。而内部机构的新建,原有机构人员的分流,又使得重新组建科室兼职档案人员队伍成为当务之急。

2、 职能的转变导致现有档案工作任务的调整

卫生防疫站卫生监督执法职能划转到卫生监督所,组建疾病预防控制中心,并不是职能的萎缩,而是职能的拓展。由原卫生监督带动卫生监测转向以卫生防病为主,其职责也由原承担全市主要传染病的预防控制拓展到预防传染病、慢性非传染病、职业病和对突发疫情的调查处理。疾控中心还将以科研为先导,以技术服务为手段,重点加强卫生监测、检验技术服务、健康教育、预防医学科研和教学等工作。单位职能的变化和拓展必然导致与单位职能息息相关的档案和档案工作发生相应的转变和调整,都必将伴随着疾控中心新业务新技术的出现而产生新的内容,如业务档案的收集范围势必要扩大,档案的分类也需要进行相应的调整。同时随着北京市预防医学研究中心(与市疾控中心为同一法人单位)的成立,科研工作将加大力度,档案人员对科研档案的立卷指导上就需要加大投入。再如,卫生监督权力的撤出,使得档案人员将不再承担对行政执法档案的指导任务;但同时,由于疾控中心将以检验技术服务作为主要收入手段,检验检测质量控制就成为关乎疾控中心生存的一项十分重要的任务。为配合此项工作,就要求档案人员更经常地深入科室第一线,加强相关的技术材料如卫生检验检测技术报告、检验设备管理等技术材料的立卷指导。

三、 对策

1、 正确认识改革,思想上作好两手准备

卫生防病与监督改革必然会对档案工作有一定的冲击,档案机构和人员也面临调整,档案人员思想上可能会有一些想法。但应看到,疾控中心在科研、监测、技术服务职能的拓展和加强,将会给档案工作发展留下更多的空间,既便档案机构、档案人员都可能要面临调整,但这项工作却只能加强,不能削弱。因此,档案人员应对改革抱有正确认识,即使面临分流,也应克服浮躁心理,踏实认真地做好自己的工作,坚持站好最后一班岗。

2、 关注改革进程,档案工作要有前瞻性的安排

档案人员不能被动等待,应积极关注改革进程,认真学习中央、卫生部及市卫生局关于卫生防病与监督体制改革的文件,主动关心和了解有关信息,对档案工作可能因改革而做哪些调整,做到心中有数,所谓站得高方可看得远。特别是目前防病保健体制的改革并不是一步到位,还需一个渐进的过程,正处在不断探索、实践,逐步完善之中,我们更要随着改革的进展,新的机构的出现、并入和人员的分流,积极思考由此引发的在档案全宗的设置、分类大纲和编号方案的调整等方面一系列的改变,同时还要着手进行档案相关工作制度的修改和档案兼职人员队伍的重建等项工作。

3、 盘点家底,对档案室藏做到心中有数

市疾控中心各并入单位档案室应着手盘点自家家底。也就是说档案人员要对其所保管的(包括分室保管的)各大门类的档案的数量,检索工具的种类及数量,档案室编制的编研参考材料数量,以及所存资料的数量,甚至档案室装备用具等都要进行清点,拉出清单,编好目录,为档案室并撤做好准备。

4、 宣传档案法,依法进行档案材料的转移

档案人员要将此次卫生防病与监督体制改革做为一次宣传档案法、贯彻档案法的很好的机遇,运用多种形式,增强单位人员的档案意识。档案人员要通过宣传档案法,促使单位领导明确作出任何个人无权擅自带走任何技术档案和业务资料的规定;此外,档案人员要把好档案转移关。笔者主张,目前存于各并入单位档案室的档案应就地封存,不因单位人员分流而转移。单位之间档案转移待疾病控制中心机构调整结束后再做定夺。但如果调入监督所的人员有特殊原因确需带走档案的,应书面向档案室提出申请,报请站科两级领导批准后,办理相关的档案转移手续。再有,调出人员需要带走由科室保存的、与其监督业务密切相关的技术资料档案的,在得到主管站长和科室领导的批准后,也要通知档案室,档案人员要参加和监督其资料转移的全过程,科室要备有档案转移目录,要由经手人、科主任、档案人员三方签字。

5、 积极充电,为档案业务的拓展做好准备

卫生防病与监督体制的改革改变了以往卫生防疫站以卫生执法为桥梁和枢纽的工作模式,为疾控中心重新构建了疾病预防、控制、服务和科研新框架,开辟了技术服务新领域。与之相适应,档案业务必然会有所拓展,会出现新的内容。档案人员对此要有充分的认识,要加强对以前未曾涉及的卫生防病业务知识的学习,特别是应着重学习有关慢性非传染性疾病防治、劳动卫生、卫生检验与质量控制、救灾防病及重大疫情的应急处理、健康教育等业务知识,以便了解和掌握这些相关的业务活动可能产生哪些档案,以及它们的内容和特点。当然,学习的同时还应多深入科室,了解和掌握第一手材料。只有这样,档案人员才能对这些新出现的业务技术档案进行科学的管理。


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