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文件中心与档案馆比较研究

上传时间:2007年01月05日 )
    根据文件生命周期理论,文件中心和档案馆是文件在其运动过程的不同阶段的两种保管机构,它们之间既有联系,又有区别。对文件中心和档案馆进行比较研究,有助于对文件生命周期理论的深入探讨和对整个文件管理过程的系统研究。
    一、文件中心与档案馆设置的理论依据
    文件生命周期理论是西方现代档案学的重要组成部分,也是文件中心和档案馆设置的理论依据。文件生命周期理论的基本内容是:文件从其形成到销毁或永久保存,是一个完整的过程;这个完整的过程依据文件价值形态的变化,可划分为不同的阶段;处于不同阶段的文件需要相应的保管场所和管理方式。国外档案界一般将文件从形成到销毁或永久保存的整个过程划分为三个阶段:现行阶段、半现行阶段和非现行阶段,对应于这三个阶段的文件分别称为现行文件、半现行文件和非现行文件。
    美国档案学家谢伦伯格提出的“文件双重价值”理论认为,文件具有两种价值,即对形成机关的第一价值(又称原始价值)和对其他机关或个人利用者的第二价值(又称从属价值),在文件的整个牛命运动过程中,这两种价值形态不是固定不变的,而是在不断地进行着有规律的变化,即第一价值逐步递减,第二价值逐步递增,最终实现第一价值向第二价值的转化。
    文件处于现行阶段时,由于它的首要目的是为形成机关服务,因此第一价值突出,保存在机关内部利用最为方便,当文件处于半现行阶段时,文件的第一价值逐渐弱化,第二价值逐渐显现,形成机关对它的利用频率降低,但尚未完全消失。如果继续留存在形成机关,数量持续增长的文件将对机关有限的人力、财力、空间等造成巨大的压力;如果过早地将文件销毁或移交给档案馆,义可能造成无法挽回的损失或给档案馆造成压力,为适应价值转换阶段的文件的管理需要,应设立一种过渡性机构来妥善集中保管这些半现行文件。这样一方面可以继续实现文件的第一价值,为形成机关服务;另一方面又能够兼顾文件的第二价值,为社会利用者服务,并为文件的最终处置做好必要的准。更为重要的是这种过渡性保管机构的保管成本低廉,经济有效,不会给文件形成机关和档案馆造成压力,文件中心就是这样一种过渡性的文件管理机构,其合理性和有效性己为美国等国家的文件管理实践所证明。二战期间,美国海军部门文件数量骤增,海军部面对大量的半现行文件,采取了设置临时库房的办法,集中保管这些半现行文件。这种临时库房就是文件中心的最初形式,由于其经济实用,二战结束后在美国的政府机关中迅速普及,195O年,美国以法律的形式确认了这种文件保管机构的合法性,正式命名为文件中心。
    文件进入非现行阶段以后,第一价值基本消失,第二价值成为文件的主要价值形态用下些不具有第二价值或第二价值很小的文件,失去了继续保存的必要性,可以予以销毁。具有较大的第二价值的文件的服务对象则己不再限于文件的形成机关,而是扩大为整个社会,进入满足社会利用需求的阶段。由于文件对社会的价值具有长久性,因此需要建立一种永久性的保管机构来妥善保存具有重要社会价值的文件,这种永久性的保管机构就是档案馆。
    综上所述,根据文件生命周期理论,文件在其运动的不同阶段,需要不同的保管场所。文件在现行阶段、半现行阶段和非现行阶段的保管场所分别为文件形成机关、文件中心和档案馆。所以可以说,文件中心和档案馆的设置具有相同的理论依据,就是文件生命周期理论。
    二、文件中心与档案馆性质比较
    联合国教科文组织对文件中心的定义是:“文件中心是在档案行政管理机关管理之下的,对各个不同行政机构的半现行文件进行经济地保管和提供利用,井在这些文件被销毁或移交到档案馆之前进行系统处置的保管机构。”根据这个定义分析,文件中心是独立于文件形成机关和档案馆的,又处于文件形成机关与档案馆之间的一种过渡性机构。“独立于文件形成机关和档案馆”是指文件中心在管理体制上既不隶属于文件形成机关,也不隶属于档案馆,而是一种独立的文件管理机构。“过渡性”是指文件中心只负责保管处于运动过程的中间阶段即半现行阶段的文件,它一方面不断接收各个文件形成机关新形成的半现行文件,另一方面又不断向档案馆移交具有永久性价值的非现行文件,它处于文件形成机关和档案馆之间,管理的对象永远是暂时的、动态的。正因为具有这种过渡性的特征,许多国家如英国、法国又将其称为“中间档案馆”。
    档案馆是永久保存档案的机构。从文件的生命周期来看,档案馆的保管对象是处于运动过程的第三阶段的非现行文件,是具有长久价值的非现行文件的最终归宿,与文件中心相比,档案馆最突出的性质应是永久性。
    文件中心和档案馆性质的不同,决定了这两种机构在工作指导思想、管理方式和方法等方面存在着一些差异。文件中心的过渡性决定了其工作内容比较复杂,既要承上,即接收和保管文件形成机关的文件井为其提供服务;又要启下,即根据半现行文件的价值变化情况及文件形成机关和档案馆的意见对文件进行处置:将具有永久性价值的文件移交给档案馆,将失去价值的文件予以销毁,同时,过渡性还决定文件中心在工作指导思想和管理方法上具有暂时性的特点,如为经济实用而不太注重保管条件、对文件信息不做深度加工等,档案馆的永久性决定了其工作具有指导思想上强调长远观念、馆舍建设和保管条件标准高、工作质量要求严、注重对文件信息的深度加工和开发等特点。
    三、文件中心与档案馆工作职责和工作对象比较
    文件中心的主要工作职责是:1、负责对半现行文件进行廉价的贮存和有效的保管;2、为文件形成机关及时提供利用服务,或经文件形成机关同意为其他用户提供服务;3、对半现行文件进行最终处置,包括销毁不具有永久价值的文件和将具有永久利用价值的文件移交给档案馆。档案馆的主要工作职责是:1、接收和保管具有永久价值的文件,维护档案的完整和安全,为国家积累历史文化财富;2、通过各种方法和手段,积极开发档案信息资源,广泛传播档案信息,为社会各方面提供利用服务。
    对比文件中心与档案馆的主要工作职责可以看出,文件中心要对文件形成机关和档案馆两个方面负责,接收保管文件和提供利用服务的对象主要是文件形成机关,对半现行文件的最终处置则主要是为了满足档案馆的需要,工作具有很强的针对性和专指性。档案馆强调对社会负责,注重满足社会各方面的需求,服务对象具有广泛性、多样性和不确定性的特点。
    文件中心与档案馆的工作对象除在文件整个运动过程中所处的阶段不同外,文件所有权的归属也不相同。文件中心所保存的文件的所有权仍属于文件的形成机关,是文件形成机关的财产,未经文件形成机关的授权,任何其它机关或个人都无权对文件进行利用。文件中心对文件进行任何处置都需要征得文件形成机关的同意。档案馆所保存的档案文件是公共财产,属于国家所有。无论什么机关形成的文件,只要移交档案馆,就不仅意味着实体的转移,而且意味着所有权的转移,档案馆对文件进行处置和提供利用,不需要征得文件形成机关的同意。
    工作对象所有权的不同,使文件中心和档案馆的工作表现出不同的特点。一般说来,文件中心的工作较为被动,受到的制约较多,比如文件中心必须按照文件形成机关移交时的“原顺序”保管文件,以便于形成机关查找利用。再比如文件中心只有在获得文件形成机关的授权或征得文件形成机关同意的前提下,才能将文件提供给其他利用者利用。相比较而言,档案馆工作具有较大的主动性,可以为实现长久保存国家文化财富的目的而对档案文件进行更为科学合理的组织,也可以根据社会利用需要的不断变化而对档案信息进行多角度多层次的开发,以满足社会的广泛需要。
    四、文件中心与档案馆工作内容比较
    1、接收工作比较
    文件中心负责接收和管理其职责范围内各个机关的半现行文件,但并不接收所有的半现行文件,从文件保存期限考虑,文件中心不适合接收保存期限很短(如 2至3年)的文件人口果保存期限过短,文件中心就要频繁地处置大量的文件,势必增加文件中心的工作压力,影响工作质量;从特殊需要(如保密或人事管理等)考虑,需要长时间留存在文件形成机关使用的文件(如在职人员的人事文件)不宜过早地移交到文件中心;从保管费用考虑,文件在文件中心的保管费用必须低于在形成机关的保管费用,否则设立文件中心就失去了经济上的意义。美国联邦政府机关的做法是将半现行文件分为三类:第一类是保管期限不超过一年的文件,形成机关负责处理,不移交给文件中心;第二类是保管期限超过一年且每盒的月利用率不超过一次的文件,移交给文件中心,由文件中心保管和处置;第三类是确定需要永久保存的文件,由机关直接移交给国家档案馆,可见,文件中心接收的是文件形成机关使用完毕的,具有一定保存价值(或是一时难以确定其价值,需保存一段时间后再做定论),并且形成机关利用频率非常低的半现行文件。
    档案馆接收的是已经确定具有永久保存价值的非现行文件,档案馆馆藏接收的途径有两个:一是由文件形成机关将确定具有永久价值的文件直接移交到档案馆,不经过文件中心这个中间环节;二是在文件中心保存一段时间后,经鉴定需要永久保存的文件由文件中心向档案馆移交。
    从接收文件的数量来看,文件中心接收和保管的文件占文件形成机关全部文件的7O一8O%,而档案馆所接收的文件只占文件形成机关全部文件的2一5%;从所接收的文件的性质来看,文件中心接收的文件兼具第一价值和第二价值,并且以实现第一价值为主,文件成分较为复杂。档案馆接收的文件全部是具有较大第二价值的非现行文件,保管期限都是永久性的,文件成分相对比较单一。
    2、鉴定工作比较
    文件中心与档案馆工作上的一个重要区别是文件中心不具有对文件的鉴定权而档案馆具有对文件的鉴定权。文件中心不拥有对所保管文件的所有权,同时文件中心的地位和职责使其不具备对文件的社会利用价值进行全面系统鉴定的能力。文件中心较为成熟的美国,文件中心在鉴定方面所能做的,也仅限于根据文件形成机关确定的文件保管期限和档案馆鉴定委员会对文件的最终鉴定结论对文件进行具体处置,即只负责处置,不负责鉴定。
    无论在理论上还是在实践中,鉴定工作的核心都是对文件的长远利用价值进行判定,最终确定文件是否作为档案由档案馆永久保存。档案馆的地位和职能决定了档案馆在文件价值鉴定方面具有不可替代的权威,因此鉴定工作成为档案馆的一项必不可少的重要工作。
    3、保管工作比较
    文件中心是一种过渡性保管机构,其保存的文件中9O一95%因不具有永久性价值而将被销毁,而档案馆是一种永久性保管机构,理论上讲档案馆接收的文件将无限期保存下去。这种差异反映在保管工作上,两者在文件的保管条件、处理水平和管理标准等方面要求均有所不同,文件中心注重低成本,而档案馆强调永久性。以文件存放装具为例,在美国各联邦文件中心,存放文件主要使用价格低廉的纸盒,纸盒由厚度为2mm左右的空心纸板制成,每个卷盒制作成本为1美元。而在美国国家档案馆,所使用的文件装具是十分讲究的高质量的卷盒,这种卷盒用厚度为lmm左右的无酸纸制成,每个卷盒制作成本为4一5美元。永久性文件从文件形成机关或文件中心接收进馆时,须先进行去酸、去污、消毒等技术处理,然后用专用的高质量卷盒更换文件中心使用的简易卷盒,从而使具有长久价值的文件得到妥善保管。
    4、利用工作比较
    由于受文件所有权的限制,文件中心的服务对象主要是文件形成机关,只有在文件形成机关同意或授权的情况下,文件中心才能为其他利用者提供服务。另一方面,文件中心保存的是半现行文件,其实现的主要是第一价值,因此不可能也没有必要对文件信息进行多角度深层次地开发。因此,尽管许多国家对文件中心都制定了较高的服务质量标准,也注重对文件中心工作效率的考核,但文件中心的利用服务工作却一直处于单一和被动的状态。
    档案馆所保存的档案是社会公共财富,且处于非现行阶段,因此文件形成机关对文件的提供利用已不再具有影响(极少数特殊文件除外),文件一旦进入档案馆就应对社会开放。现在,由于档案馆的服务对象具有广泛性和多样性,档案馆必须根据社会各方面的利用需要,主动地对档案信息进行多角度深层次地开发,积极为各种利用者提供服务,以最大限度地实现档案文件的价值。

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