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档案自身因素与档案馆馆藏档案的利用

上传时间:2006年09月06日 )

郑慧玲

档案馆保存档案的最终目的是向社会提供利用。但当前档案馆的利用状况已越来越不尽人意,并引起了档案界的普遍关注。大家纷纷从档案馆自身的馆藏状况、开放程度、宣传力度、服务态度等诸多主观因素上找原因,想对策,努力使馆藏档案最大限度地得以开发利用。但我认为,除上述主观因素外,档案自身的属性和特点也是影响档案利用的重要因素。本文将主要从这方面谈谈对当前档案馆馆藏档案利用的看法。
   档案的本质属性及档案信息的一般属性对档案利用的影响
   1  档案的本质属性
   “档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的,保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录”那么原始记录性也即是档案本质属性,就决定了档案信息有着其他信息资料无法比拟的优点。因为它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。所以档案所包含的信息内容对人们,尤其是科研人员和专业工作者有着特殊的诱惑力,同时
    2.1  内向性也使得档案有存在的必要性。但就目前我国公民的整体素质来看,对 档案的利用仍主要集中在科研人员及专业工作者,而这部分人数又是非常有限的。
    2  档案信息的一般属性 档案是在各机关、单位的具体实践活动中自然形成的,是作为记录和办事的工具,为了方便当时某种事务的需要产生的。由于事过之后,仍有某些用途,所以才成为档案。可见其形成和产生的目的并不是为了让更多的人去阅读和传播。它不像图书、情报资料那样是面向社会广泛传播科学文化知识的媒体。因而档案信息具有内向性的特点。最初保存档案的目的是为其形成者以后的日常查考和利用提供服务的。只是由于档案的价值具有扩展的客观规律性“档案的价值是可以扩大和发展的,它的发展也有一定的规律性”,也就是说档案对其形成单位的价值(第一价值)会随着时间的推移而冲破原单位的范围扩大到社会,形成档案的第二价值。这时档案即进入了档案馆阶段。然而档案的来源决定了其形成者依然是其主要的利用者,只是相对于学术研究者而言其最初的价值即档案的第一

价值已退居第二位。这是因为档案的形成在很大程度上就是由其形成者决定的,形成者首先考虑的是这份文件对自己今后的工作有无参考价值。由于形成机关利益的维护使得档案信息在开发利用上有一定的封闭性和局限性。另外,从目前档案馆阶段的档案信息主要服务于少量的学术研究者这一点上来讲,档案信息又表现为另一种内向性。
   2.2无序性
   档案信息是在社会实践中自然形成的原始信息。一方面,它具有真实可靠的特点;另一方面,它又显得杂乱无章,不像图书信息那样系统、完整、有序。形成这一特点的原因主要有:第一,档案来源于社会的各行各业,由于各自职能的不同也就形成了档案内容的丰富性和形式的多样性。第二,人们在从事社会活动时带有明显的阶段性,即使在从事同一项活动时,也要经过调查、决策、实施等过程。所以档案作为这一活动的真实记录,也必然具有时间上的阶段性。这也使档案含有的信息比较分散和零碎。第三,由于档案信息与其载体的不可分离性,在档案整理过程中档案的实体联系与其内在联系不可能完全一致。档案实体只能反映档案信息的几个基本特征。因为档案实体只能是线性的排列,而其内在的联系却是多元的。这种矛盾导致了档案信息缺乏系统性,并影响了档案利用需求的多样性。人们对档案的实际利用是多角度的,全方位的。如果某种档案利用的需求特证不符合档案整理的内在联系时,档案利用者便会感到档案信息缺乏系统性,不方便利用,进而认为档案馆工作做得不科学、不合理。这就给档案利用者造成了不良的印象,这在今天“顾客就是上帝”的情况下,其后果是可想而知的。因为从某种意义上讲档案的利用者也就是档案馆的顾客。第四,档案形成于特定的工作环境中,形成于解决某一具体问题的过程中,使得档案不可能有严密的逻辑和缜密的语言。因为档案在实际工作中直接产生,其内容只是当时具体实践活动的记录和真实反映,而不是事后的概括和总结。第五,档案是由文件转化而来的,也就以文件的形式存在着,以具体的每一份文件作为其最基本的存在单元。由于文件本身的分散和零碎,致使档案显得形式多样,芜杂无序。正是由于上述客观原因,使原本就庞大芜杂的档案材料有时会更加显得陈旧和繁杂。面对这种情况,恐怕连学术研究者利用起来都比较费力,更别提普通公民了。所以对普通公民来说就尽量能不利用档案就不用,而试图通过其他信息资料来解决问题。所以说,档案信息的分散和无序性与人们利用档案的系统化和专题化的要求的矛盾阻碍了人们对档案的利用。
    2.3机密性
    档案信息不同于其他信息资源的一个很重要的特点就在于它的机密性。档案是历史的真实记录,上层建筑的政治、经济、科技、文化,艺术等观点必然会体现在档案之中,并带有明显的思想倾向性。因此档案信息中有很多是涉及国家安全、社会秩序等的内容。在奴隶社会和封建社会,档案被视为“插人鞘中的剑”,可见其机密性之强。此外,档案还涉及个人隐私问题。考虑到国家和个人的权益,许多档案并不是全面开放的,而是设置了一定的保密期限和密级。这显然又人为地减少了可利用的档案信息。虽然,以长远的观点来看不存在永久封闭的档案,解密乃至全面开放只是时间问题而已。但在当今人们普遍重视信息的时效性的情况下,待若干年后,封闭档案公诸于世时,恐怕也难以引人注目了。因此,档案信息的机密性在一定程度上阻碍了档案信息的传播和利用。并且也使档案和档案馆在长时期以来给人们留下了一种神秘的印象,使人们不敢轻易地走进档案馆利用档案。
    2.4专门性
    档案形成于各种特定的部门,记录和反映了与其职能有关的事实和情况,具有专门性的特点。因此,档案不同于其他的信息类型,如经济、生活、娱乐等。同这些信息相比较,档案信息的服务面要窄得多。其专门性使得档案信息不具备广泛流行的社会基础和通俗性。制约了档案信息的广泛传播,也使得档案信息的利用主要集中在学术利用上。
   2.5本源性、滞后性
   档案信息直接产生于社会实践中,是对当时某一活动的最初数字、文字和图像等的记载,是一种本源性的信息。人们若是直接利用此类型的信息会感到很不方便。而在此基础上加工而成的信息,以图书、杂志等形式传播,却取得了广泛的社会影响和社会收益。但不幸的是人们却忽视了最初的源信息。所以档案的本源性特点使其距离公众甚远,妨碍了人们对档案的认识和利用。

档案记录和反映了已经发生过的活动、事件及其过程,是真实可靠的第一手材料。但它要经过较长一段时期才能被利用,具有滞后性的特点。这一特点与当前人们讲究信息实效性的时代主题不相符,因为在当今激烈竞争的市场经济中,有时得到一份及时传播的,哪怕是零散的信息都比滞后的即使是完整的信息所产生的作用要大得多。

另外,档案信息的作用还表现在潜在的长期的效益上,对此往往为急功近利者所忽视。其作用还具有“得之不觉”的特征即隐蔽性,这就妨碍人们对档案和档案工作重要性的认识,也是造成当前人们普遍存在的档案意识薄弱这一问题的主要原因。

档案本身的特性对档案利用的影响
    1 
档案以“孤本”为主且其信息与载体具有不可分离性
    档案是人们在社会实践活动中直接形成的第一手材料,这就决定了档案以孤本居多。另外“根据档案

局颁发的《关于不归档的文书材料的规定》,对不归档的文书材料的范围的划定,头一条就是‘本机关的重份文件’”。这一规定使档案更是多以“孤本”的形式存在。再者,由于档案信息与其载体的不可分离性,为了保护档案信息就必须同时也要保护好档案原件。档案的原件无法再生,在其传播利用过程中,必须要严加保护,一旦档案原件受到损坏或丢失,就很可能没有办法弥补,甚至造成无法挽回的损失。所以档案馆也就成了维护档案完整与安全的基地。正如陈永生先生所讲:“档案馆的工作是多方面的,但首先要保护好档案原件,它的许多工作如库房建设和改进,各种保护措施都是为了保护档案原件。”最后,由于当前档案馆在提供利用方式上仍以提供档案原件利用为主,档案馆出于保护档案原件的目的,在其利用制度中就对来馆查阅档案的利用者作了较多的限制和要求。这样一来,档案利用的手续就显得比较繁杂,与人们长期以来在图书馆形成的利用和阅读的习惯大不一样。这在一定程度上也影响了档案的利用,影响了社会与档案馆的沟通。
    2  档案的真伪性
    一般来讲,档案是真实可靠的但具体到档案记录的内容上却存在有真假的问题,存在有意篡改或无意失真的可能。造成这种现象的原因主要有以下几方面:第一,出于政治上的需要。第二,形成档案之初时的客观条件的制约。如“文革”时期的档案,由于众所周知的原因,就产生了很多虚假伪造的档案。这些档案内容虽然是虚假的,但却真实地反映那个特殊时期人们的一些荒谬的做法。在利用这一时期档案时要特别注意区分档案内容的真实性和档案的真实性。第三,立档单位为了其自身的利益,往往不如实地记载本单位的实践活动。第四,文件作者在制发文件时由于缺乏科学严谨的态度而造成的档案内容失真。因此要弄清档案的真实性和档案内容的真实性的区别。否则,若在利用时不加区分地完全信赖,就有可能会造成利用效益的低下甚至是负效益。一旦出现这种情况,对于不了解档案这一特性的利用者来讲,就可能会影响他们对档案价值的评价,会对档案信息的可靠性产生质疑。
    小结
    综上所述,我认为档案馆遭受冷落最主要的原因就是档案信息自身的一系列属性,影响了人们对档案和档案馆重要性的认识,长期以来就导致了人们档案意识的薄弱。也正是由于上述客观原因,以及档案馆自身的特殊性一一档案馆由于历史的渊源,使得它在社会上依旧保持一种较为神秘的形象,那么我们就没有必要非要用图书馆或其他文献信息传播机构的高利用率来贬低档案馆工作。档案人员也不应因为档案馆遭受冷落而产生焦虑和郁闷的情绪。而应结合档案及档案馆工作自身的特点,正确地定位档案馆工作,采取有效的措施使档案信息能在有限的范围内得到广泛的传播和开发。
    我认为,目前档案部门最急需采取的措施是要主动地与其他信息传播机构合作,加强对档案的宣传,让公众明白档案馆的性质、宗旨、职能及其存在的意义。(1)可以利用节假日在档案馆门前搞档案展览,向人们展示历史风貌,或介绍当前热点问题的历史渊源,如反腐败问题;日军侵华的种种罪证;面对入世问题,可以介绍我国历代与国外的贸易往来情况等等。这样就会引起社会的关注,并以此来增强社会效应,吸引报纸、电台等媒体,借用媒体的力量来塑造档案馆在社会上的形象,让公众明白档案馆也像图书馆和博物馆一样,是为大众服务的文化事业机构。(2)也可以搞一些关于档案和档案馆一般性知识的竞赛,以促进公民对档案和档案馆特点的认识和了解。(3)可以与文化宣传部门合作,在街道、社区创办档案宣传栏,使档案观念能够深入人心。我们相信,如果公众了解了档案信息的上述属性,以及档案馆的历史使命,就会理解和支持我们的档案工作。
    另外,(1)经常对公众作有关档案馆工作的问卷调查,也是增强档案馆与社会交流的一个重要途径。因为这样即使没有到过档案馆的人也会增加了对档案馆的了解,使他们成为档案的潜在利用者。(2)积极主动地向公众介绍档案馆馆藏的具体内容和馆藏目录,为公民利用档案充当具体的向导。因为若是公众不了解这些,即使把档案馆形容得美仑美奂,实际收益也不大。(3)学习国外档案馆的做法,在广大学生中进行有关档案知识的教育。法国甚至从小学生就开始注重对他们的档案意识的培养。法国档案馆与教育部门合作,定期地让广大中小学生到档案馆参观或学习。这样,就可以使他们从小就认识到档案和档案工作的重要性。麦克尔·库克先生曾说过:”档案工作者为儿童和少年开放原始材料不仅是为了增加档案利用者的数量,也是为了保证将来有熟练的成年研究者利用档案。”而且我认为这也对今后档案的形成和收集有着极大的帮助。
    我们相信,只要档案工作人员针对档案和档案馆的特性,采取科学合理的方法,并保持一种良好的心态,档案一定会在当今的信息大潮中,焕发出其特有的魅力。
    注释:
    ①②吴宝康.档案学概论.中国人民大学出版社,1988年版.第32页、第62页.
    ③④陈永生.档案工作效益论.中国档案出版社,1995年版.第127页、第128页.

 ⑤彼得·瓦尔纳主编.现代档案与文件管理必读.档案出版社,1992年版.

(作者通联:510275  中山大学信息管理系2001研)


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