杭州档案 > 档案学会 > 学术论文
文字: 大  中  小     打印
我国档案网站建设存在的问题及对策

上传时间:2006年09月06日 )
一、我国档案网站建设存在的问题 近年来,随着电子政务的实施,我国陆续建立起一批档案网站。这些网站的建成,使我国的档案事业展现了新的面貌,开始了新的发展进程,意义非比寻常。但是目前我国的档案网站建设还处于初级阶段,内容有待丰富,技术有待提高,建设的质量也是参差不齐,其不足之处可以归纳为以下几个方面: (一)档案网站内容单薄 首先,我国档案网站数量相对较少。我国已开通和即将开通的档案网站的总数有一百余个,而全国各级各类档案机构中仅档案馆的数量就有3500个左右,开通网站的档案机构所占的比率明显过低。这导致总体上网络档案信息量的不足。其次,每个网站内的档案信息内容少。我国档案馆网站的主要档案信息内容大致包括以下几类:本馆介绍、服务信息、政策法规、馆藏精选、档案检索、全宗指南。其中每一类下面提供了一些文字介绍,但向下深人最多达到三个层次就显示完所有的信息,内容还比较单薄。一些档案网站目前的水平还称不上“网站”,仅是一个“主页”而已。再次,缺乏全面的、具体的馆藏档案信息。目前我国档案网站中关于馆藏档案的信息多是二次、三次信息,缺乏一次档案信息,二次、三次信息反映的只是馆藏的一小部分而非全部,档案全文信息更是罕见。档案信息上网的目的是供利用,动态地满足利用需求。但目前我国网络中的馆藏档案信息达不到这个层次,缺乏实用性功能。四是网络档案信息媒体形式单一,大部分是文本信息,只有少量照片。至于图表形式、三维动画、音频文件、视频文件等形式的档案信息几乎没有。五是档案网站内容更新周期较长。许多档案网站没有固定的、周期性的更新时间,更新随意性较大,导致有些档案网站更新周期较长。六是档案网站缺乏信息组织与交流手段。站内地图、站内搜索引擎、链接、信息反馈等应是档案网站不可或缺的组成部分,这些手段有利于组织档案信息,及时与利用者交流。目前我国档案网站在这几个方面的建设还不完善。 “问渠哪得清如许,为有源头活水来。”可资利用的档案信息是档案网站生存的根本,是档案网站生命与活力的源泉。内容贫乏,信息滞后,内容组织不合理,是当前我国多数档案网站的致命弱点。 (二)档案网站制作技术含量低目前,各档案网站多数是自主开发,缺乏专业技术人员的参与,网站制作技术含量比较低。 这首先体现在设备支持水平比较低,甚至较为落后。相关的硬件配置较低,升级不及时,处理速度较慢。有些档案网站进入较为困难,访问速度较慢。在技术手段日新月异的网络世界中,良好的服务是以技术为基础条件的。缺乏较好的技术支持,不可能实现高质量的服务。 其次体现在检索系统的研制上。我国有些档案网站如北京市档案馆、上海市档案局(馆)、临沂市档案局(馆)和绍兴档案信息网的检索系统研发水平较高,达到了一定的技术层次,具有很强的实用性。但多数档案网站还没有提供检索系统,或提供的检索系统不适用。 再次体现在页面设计是否具有专业水准上。页面设计是网站的门面,体现网站的风格和特色。我国档案网站在总体策划和设计上水平不一。对于网站页面设计与审美的评价自是见仁见智,但不能过于简单和粗糙。好的页面设计可以增加档案网站的亲和力。在“争夺眼球”的战争打得如火如荼的网络环境中,档案网站设计必须以鲜明的馆藏特色和行业特色来提高各类利用者访问和浏览的兴趣。 (三)网络档案信息缺乏组织 网络技术的最大优势是使信息的加工与利用摆脱迟缓、分散的方式。档案信息通过网络利用的最大优势是可以虚拟地将全社会的档案信息整合为一个整体,以资源系统的方式提供利用。这样提高了档案信息的集中利用程度,充分实现档案信息资源的共享,构筑起全国性的档案信息网络体系。然而在我国档案网站建设和使用过程中,这个优势并未得到充分发挥,各档案网站及其档案信息缺乏有效的组织。 网络档案信息缺乏组织的具体体现就是所谓的“无头现象”和“孤岛现象”。网站之间、网络档案信息之间缺乏以相关机构、相关地域或相关主题等为基础的联系或链接,不利于全方位多角度地获取关于某一问题的整体性档案信息。 从行业网站发展的基本规律来看,应该以中央级综合网站为龙头,由总到分、自上而下地联结和贯通各级各类网站形成一整套信息体系。目前网络中的档案网站还没有形成这样的行业体系。 (四)网络档案信息利用服务方式落后在档案网站建设中,所提供的服务方式仍然局限于传统的框架之内,缺乏与利用者交流与联系的必要手段,使得作为交流媒介的网络没有充分发挥其交互性的优势。“上海市档案馆显示的服务利用方式包括接待服务、咨询服务、函电及传真服务,完全是传统模式的翻版。其E-mail服务在月前网上资源有限、用户无法进行档案信息全文检索的情况下只能是一种咨询往来。上述方式基本上代表了目前国内档案馆网上服务的典型。”① (五)档案网站建设缺乏规范与管理我国档案网站建设目前仍处于自发阶段,各个档案机构画地为牢、各自为政,国家对档案网站建设缺乏宏观指导。相对于我国高度集中的档案管理体制来说,迄今为止我国档案行政主管机关仍未就档案网站建设制订出相应规范,这不利于整个行业的信息化建设。目前各类档案网站基本上是自行其事,域名注册、网站内容和网页设计等从形式到内容差别很大,良芳不齐。 二、提高我国档案网站建设水平的对策 从目前我国的实际状况看,要提高我国档案网站建设水平,就要针对以上列举的不足之处采取相应的措施。 (一)重视网站内容建设 国内档案网站最缺乏的就是馆藏档案信息等基础资源。为此要将丰富的馆藏尽快数字化,并大量收集已形成的电子文件。加强数据库建设的力度,在开发档案目录数据库的同时,大力开发档案全文数据库和多媒体档案信息。 网站要建立起维护、更新机制。档案网站作为专业信息服务网站,最基本也是最重要的要求就是要及时补充信息、不断更新内容。陈旧的、凝固不变的信息会让利用者产生“不过如此”的想法,丧失再次访问的兴趣。为此要有专门的机构或人员对网站进行更新和维护,发挥网络优势,及时发布信息和更新功能,使网站内容不断完善和发展,保持档案网站的生命力。 (二)理解和应用技术在档案界,许多人提倡当信息社会来临的时候,档案工作人员要学习和掌握计算机知识和网络知识。笔者认为,“学有所长”,“术业有专攻”,一个人的精力是有限的,不能期待每一个档案工作人员都变成编程高手和网站制作人员。档案工作人员对于技术的态度是要“理解”而不是“精通”。必须理解哪些技术可以为我所用、提高工作效率。这项技术与那项技术应用于档案工作会有什么效果和不同。在理解的基础上,可以选用较先进的技术,提高网站的技术含量,保持档案网站的先进性。对网站要精心构建,内容的设计、栏目的安排、信息的组织、主页的制作等,都要体现出专业特色和一定的技术标准。 (三)对档案信息进行有效的组织信息组织是指采用一定的方式,将某一方面的大量的、分散的、杂乱的信息经过整序、优化,形成一个便于有效利用的系统的过程。网络信息资源的组织是指将网络上无序状态的特定信息,根据一定的原则和方法,采用一定的技术使其有序化、系统化的过程,以便人们有效地传递和利用。对档案信息进行有效的组织可以整合网络档案信息资源,使其变得有序。尤其在目前网络档案信息资源较缺乏的情况下,有效地组织可以更好地满足利用需求。 (四)发挥网络服务的优势,档案馆网站栏目的设立,除围绕档案馆自身结构和业务提供有关诸如本馆概况、机构设置、馆藏简介等栏目外,还可以针对社会信息的需求,开设一些公众服务栏目、艺术与欣赏栏目等等,吸引人们浏览。上海市档案局(馆)网站的申城变迁、上海之最、海上人物、上海掌故、档案社会等栏目就在这方面进行了有益的探索。档案馆网站可以设立与利用者联系的电子邮件通信系统和远程服务,使利用者可以在网上进行业务咨询和业务联系。如北京市档案馆在利用服务中提供了“预约服务”,利用者可以通过网络进行检索,并将检索到的档号、计划到馆阅档的时间通过网络交给档案馆,完成预约调卷,同时可得知相关档案阅览所需的手续。这样,利用者通过网络完成了阅览的前期准备工作,到馆后可以立刻阅档,节省了一定的时间。虽然相较于通过网络直接阅档,这种服务在方便性上还差一个层次,但在当前开放和保密问题、知识产权保护问题没有很好解决的情况下,这种服务较之传统档案利用服务,在发挥网络优势方面已经向前迈了一大步。 (五)制定规范,加强管理各级档案行政管理机关应加强对档案网站建设的统一指导,组织制定各种规范。国家档案局已经确定:“‘十五’期间,……本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则,……,推动馆藏档案的数字化和数据库建设,在部分中心城市建设示范性数字档案馆,开展公众 网上查询档案信息服务,加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。’,②国家档案局除大力推行《档案著录规则》、《档案管理软件功能要求暂行规定》、((CAD电子文件归档与电子档案管理》等已有的档案信息化建设方面的标准规范外,正集中力量研制一批档案信息化建设急需的标准规范。这些标准规范有利于推动档案网站建设规范、有序地开展,并在标准规范的基础上进一步完善。 注释: ①谢春枝.国内综合档案馆上网情况的调查与分析.档案管理.2000(1) ②国家档案局.全国档案信息化建设实施纲要.2002年11月25日. (作者通联:200433中国人民解放军南京政治学院上海分院信息管理系档案学教研室)

     [关闭窗口]