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电子文件与纸质文件管理的共存与互动

上传时间:2006年07月17日 )

中国人民大学  冯惠玲

之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命,是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻、更广泛、更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后,都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段,逐渐取而代之,但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件—纸质文件的关系却要复杂得多,二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。

一、电子文件与纸质文件的共存状态

从电子文件诞生开始,在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世,它们的共存状态及其原因复杂多样,大体上可以归结为以下两类情形:

第一类是先有纸质文件,之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本,这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点:一是单位收到外来文件后立即实施数字化,使文件在现行期即有纸质和电子两种版本;二是对已经归档的纸质档案实施数字化,文件到了非现行期才有两种版本。

第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件,但出于对文件证据要求或长久可读的考虑,又将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点:一是在计算机系统中完成文件制作,或经由网络(电子邮件系统、电子公文传输系统等)传输的电子文件接收后,以纸质文件形式输出生效,从而使文件在现行期即有两种版本;二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝(纸质文件或缩微件)。在这种情况下,文件到了半现行或非现行期才有两种版本。

根据上述情况,我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为“双套制”和“双轨制”两种类型。

所谓双套制,是指文件归档后二者的共存,亦称为“双套归档”。双套制的实现,可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

所谓双轨制,是指在文件生成、运转过程中二者的共存,即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本,业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然在办理结束后,双轨制大多导致双套归档。因此可以说,双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式,双轨制通常包含了双套制。

无论是双套制还是双轨制,都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的,其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是,两种共存状态下电子文件的社会属性和功能却有所不同:双套制是后端共存,电子文件不是“原生文件”,没有经过运行和处理,没有在现行期发生效力,没有相应的元数据,基本上可以看作是纸质文件的数字化副本,它的“文件”属性和证据力是不完整的,甚至有人认为它算不上“电子文件”。而双轨制是全程共存,电子文件也是“原始文本”,生成时即具有效力,参与相关的事务处理,如果管理完善,可以有全面的元数据,是完整意义上的电子文件。

二、电子文件与纸质文件管理的互动

在电子文件与纸质文件的共存状态下,必然要对这两种文件分别加以管理,这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系,它们既各自独立,各自发展,又互相依存,互相影响,随时调整着各自的角色与特点,承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响,两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能,提高自身效率。

(一)电子文件管理推动纸质文件管理改革

自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来,纸质文件管理的方法就开始发生变化,电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深,从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同,但还是有许多共同的表现,这种变化主要反映在以下两个方面:

一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之,但由于体制、制度等方面的原因,文档一体化的程度一直不高,仅限于一些局部措施,电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的,理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构,也在现有系统中强化了前端控制,将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排,将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件,在文件—档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。

纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理,特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用,其他部门也可以直接在网上调用,无须到办文部门来查阅,所以,文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里,转而采取随办随归档的做法。这样一来,纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力,也减少了个人存放文件保管不善等问题,提高了归档齐全率。

提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留,归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联,机构内部的查阅还比较频繁。因此,业务部门需要更多地与档案部门打交道,档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档,自然而然向文件生命周期的起点延伸。

与归档提前同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。按道理,同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管期限,对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容,因此,有些机构开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨,并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。①在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题,需要随文件的流转而补充和确认,从而使这些工作从一次完成变成了分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接,必须以文件—档案全程为一体进行管理。

二是档案实体管理的简化,尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系,建立档案实体的科学秩序,并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化,一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能,以及随时随处的网上利用,多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件;另一方面,电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系,只要在检索软件中标明纸质文件(档案)的存放位置,便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来,对纸质档案实体秩序的要求就降低了,只要排列有序,位置明确,就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化,如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等,档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来,更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。

(二)纸质文件管理促进电子文件管理的完善

与纸质文件管理相比,人类管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处,但毕竟那是社会活动的记录,其管理目标基本一致,在管理内容和方法上也应该有很多共通之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任,到目前为止,突破的思路主要集中在两条路线上:技术和管理。技术措施自不必说,加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。

来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初,一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用,但经过一段时间理论与实践的互动,各国档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到,对于电子文件而言,来源原则仍然可以奉为圭皋,区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织,转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护,用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。

仅从技术而言,对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上,人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程建立在文件形成与保管规律的基础上,经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善,其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。例如,旨在攻克电子文件长久真实性难题的加拿大哥伦比亚大学UBC项目和InterPARES国际合作项目均采用了“古文书学”的方法,对文件的构成要素进行分析、解读和评价,并通过记录和管理其中有意义的要素来确认电子文件的真实性。这种方法是从传统档案鉴定和管理中得到的启示,项目主持人杜兰蒂教授认为这是“古文书学:老树开新花”。②此外,电子文件的许多管理方法,如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。

可见,电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的,二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中,各自经历着改造与被改造,同化与被同化以及调整定位的过程,两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式,并逐渐融合为一套综合管理机构各类载体文件的管理方法和管理系统。

三、电子文件与纸质文件的关系趋向

可以预计,电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间,因为从总体来说,功能的完全替代很难,也并非必须,“无纸化”必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。例如美国国家档案馆43000多份电子邮件因管理不善而丢失后,首先采取的防范措施就是将重要邮件打印出来形成硬拷贝。③只要还有人使用纸和笔,就会有以纸介质形成的社会活动记录,如特定环境(包括书写条件、阅读条件和传递条件等)下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失,这其中不仅有技术问题,还有习惯、文化等诸多因素。

但是,共存的态势将持续地处于变化之中,主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长,从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主,将会形成方向相反的两条弧形曲线。理由主要有以下两方面:

一是计算机和网络的广泛应用,信息化战略的全面实施,使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态,电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具;信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷,使机构和员工更愿意生成和使用电子文件;电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递;数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步,使人们增强了对电子文件的信心;管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能提高提供了条件。

二是某些电子文件无法或难以转化为纸质文件。或是因为其信息海量纸张难以承载,如实时勘测的各种数据;或是因为信息形态无法以纸张载入,如声音、三维图像等;或是因为文件的结构复杂,包含动态链接,嵌套关系等,无法记录于平面纸张,如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等。随着信息技术的进步和社会信息化进程,这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多,其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能,大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以“保真”。

上述两种情况都不可避免地改变电子文件和纸质文件的数量和功能对比。前一种情况还有实行双套制、双轨制的可能,但电子文件将在量的积累中逐步引发质变,占据主导地位;后一种情况中的电子文件已不可能有纸质文件相伴,必须寻找一条能够独立生存、独立承担社会责任并证明自己的道路。

受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响,两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐“瘦身”,而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在,文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。这是历史上文件管理最为复杂的时期,两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件、档案管理人来说,全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要:一方面,因势利导,以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域,从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信,以至于建立法律地位;另一方面,稳扎稳打,坚守“社会记忆保护者”的职责,在没有充分把握保障电子文件长久真实性时,不轻言放弃纸质文件阵地,充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补,有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。

注释:

①参见刘越男,“电子文件管理流程的变化及其引发的思考”,《中国档案》2002(7)

②焦红艳,“试论哥伦比亚大学电子文件研究项目所体现的哲学方法论”,《浙江档案》2002(5)

③王健、张宁,“敲响电子文件管理的警钟”,《档案学通讯》1998(4)


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