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宣传和服务是当前民营企业档案工作的主题

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之八

 

宣传和服务是当前民营企业档案工作的主题

临安市档案局 朱建潮

 

内容摘要:民营企业档案是反映企业生产和经营管理活动的真实记录,是维护企业经济利益和历史面貌的重要依据。1998年以来,民营企业对中国GDP增长的贡献率已达65%以上,已经成为我国国民经济的重要组成部分和国家财政的重要税源。但我国民营企业的档案工作却显得尤为薄弱,存在问题较多。加强民营企业档案工作,已是各级档案部门的当务之急。它不仅是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求,也是各级档案部门为民营经济发展服务的一项紧迫任务。当前各级档案部门应着重加强对民营企业档案工作的宣传和服务。

关键词:民营企业 档案工作 宣传 服务

 

民营企业档案是反映企业生产和经营管理活动的真实记录,是维护企业经济利益和历史面貌的重要依据。我省民营企业发展迅速,2002年,全省民营经济总产值、销售总额、社会销售品零售额、出口创汇额、全国民营企业500强企业户数等5项指标居全国首位。从全国范围看,1998年以来,民营企业对中国GDP增长的贡献率已达65%以上,每年吸纳的就业人数达1200万,已经成为我国国民经济的重要组成部分和国家财政的重要税源。但与此同时,我国民营企业的档案工作却显得尤为薄弱,企业档案工作中,发展不平衡,业务不规范、材料不齐全等情况比较普遍,有的还相当严重。加强民营企业档案工作,不仅是企业强化基础管理、提高市场竞争力、维护自身权益的客观要求,也是各级档案部门为民营经济发展服务的一项紧迫任务。当前加强民营企业档案工作主要应抓好宣传和服务。

一、 为什么说,宣传和服务是当前民营企业档案工作的主题

这是因为,一是档案部门、相关部门和企业老板在思想认识上未到位。首先,档案部门抓民营企业档案工作的气氛还不够浓。尽管省工商联、省档案局去年联合印发了《关于进一步加强民营企业档案工作的通知》(以下简称《联合通知》),但在少数档案行政管理部门,民营企业档案工作尚未引起足够的重视,对民营企业档案管理中存在的问题不闻不问,更谈不上服务。目前档案界有人认为开展民营企业档案工作缺乏法律依据, 国家有关档案管理方面法律、法规是对“公”不对“私”的。我认为,档案部门抓民营企业档案工作是有法律依据的。《档案法》第六条第二款规定“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业,并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”;第七条规定“机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员,负责保管本单位的档案,并对所属机构的档案工作实行监督和指导。”;《企业档案管理规定》第三条规定,企业应遵守《档案法》依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。这些法律法规所指的“企业”概念,法律上并未将其界定在国营企业还是集体企业,如果民营企业不是企业,那就是“白马非马”。也有人认为现在抓民营企业档案管理吃力不讨好,等民营企业的老板们有档案意识再去抓也不迟。 其次,相关部门的认识未到位。各级工商联、专业协会、工商局、个私协会等部门与民营企业有较多的联系。目前这些单位尤其是专业协会、个私协会自身的档案管理水平并不高,更不用说去抓民营企业的档案工作。他们认为,现在企业是自负盈亏、自主经营的独立法人,只要他们依法经营、照章纳税就可以了;至于档案管理,那是企业内部事务。由于档案部门过去没有对此提出明确的要求,也很少就此进行过工作联系。因此,如果档案部门不去抓,其他部门是不会去理会这项工作的。再次,民营企业的老板们更无档案意识,导致企业档案不完整,材料损毁、遗失现象经常发生。在民营经济实体中,企业业主的档案意识是决定建档工作的关键。 在不少民营企业老总的心目中,认为企业只要搞好生产经营就可以了,在他们的脑子中,想的就是项目、资金、市场、产品、土地等等。因为档案管理不能给企业带来 “利润”,是“费钱费工的事”;民营企业享有充分自主权,文件材料如何处置属企业自由权限范围。 二是客观上基础较差,发展不平衡,难以立竿见影。表现在三个方面: 一方面,民营企业面广量大,企业数量多,分布广,行业杂,变动频繁,规模大小不均。据不完全统计,我国现有民营企业约200多万家,已渗透到工业经济、商贸业、旅游业及公益事业等领域,且在纺织、服装、日用消费品等劳动密集型企业中占主导地位。由于受宏观调控、市场上商品饱和度、产品质量及企业内部矛盾等影响,导致业主易人、厂址搬迁、企业更名等情况经常发生,加之民营企业行业协会组织不健全,企业无主管部门,档案部门很难及时、准确地掌握情况,业务指导工作难度较大。另一方面,民营企业档案管理机制不顺。因为目前直接针对民营企业的规定性文件不够完善。尽管《企业档案管理规定》明确指出:企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全;企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。但事实上,因为民营企业有充分的自主权和高度灵活的机制,不受传统政企关系的束缚,其经营管理理念与国营企业大不相同,存在“ 建不建档无所谓”思想,档案部门要对其监督缺乏制裁措施。 再是发展不平衡。一般来说,规模大的企业好于规模小的企业;由国营转制的企业好于长期私人业主经营的企业;工业生产型企业好于商业服务型企业。只有少数民营企业的老板重视档案管理工作,人员、库房、经费、制度四落实,档案管理规范,材料收集齐全,利用方便;有一部分企业业主有一定的档案意识,安排了比较固定的档案人员和档案室,开展了立卷归档工作,尤其对那些涉及企业经营或权益的档案能给予应有的重视。由于没有专业指导,档案管理制度不健全,业务不规范,利用也非常有限;更多的民营企业业主对档案持可有可无的态度,企业既无档案员,也无专门的档案室,只是由办公室和有关科室兼管,不仅工作随意性大,管理上更无规范可言,有的甚至处于“三不管”和“五无”的状态,即“档案部门不管、工商部门不管、企业自己不管;无机构、无人员、无库房、无设备、无经费”,企业文件零散杂乱地放在在经办人或经理个人手里,有的重要档案随着人员流动而流动,造成难以挽回的损失。

二、加强宣传和服务,是当前加强民营企业建档工作的主要任务

首先,各级档案部门要加强宣传,营造民营企业抓档案工作的良好氛围。民营企业档案工作是一个新课题。省档案局和省工商联专门下发了《联合通知》,要求各级档案部门和工商联精心组织,加强领导,切实抓好本地区的民营企业档案工作,并从去年起建立民营企业档案登记制度,开展“百家示范”创建活动。各级档案行政管理部门要按照《通知》要求,认识组织学习,统一思想认识。在当前宏观调控的大背景下,档案部门在民营经济发展中的职责和作为,认识到加强民营企业档案工作的必要性和紧迫性。做好民营企业档案工作是档案部门为三个文明建设服务的具体体现。民营企业作为社会主义市场经济的重要组成部分,对满足群众多样化需要、增加劳动就业、促进社会稳定和国民经济的发展,具有重要作用。民营企业的发展,繁荣了城乡经济,增加了财政收入,拓宽了就业渠道,在促进经济结构调整,吸纳社会劳动力和下岗职工就业方面发挥了积极的作用。档案部门要从围绕中心、服务大局的高度,充分认识做好民营企业档案工作的重要意义,增强紧迫感和责任感,积极扶持、引导、帮助民营企业搞好档案工作。同时,做好民营企业档案工作是档案部门拓宽服务领域的必然趋势。搞好民营企业档案工作,是档案工作服务机制创新的一个极好的切入点。为民营企业档案工作服务,不仅可以使档案部门在市场经济大潮中找准自己的位置。并通过服务,发挥档案的重要作用,使档案工作更加贴近经济,贴近社会,贴近现实,从而扩大档案工作的社会影响,提高社会档案意识,拓宽档案工作发展渠道,为档案工作的进一步发展创造良好的外部环境。在提高自身认识的基础上,各级档案行政管理部门要以贯彻《联合通知》精神为契机,积极主动向有关部门和民营企业业主做好宣传工作,认真贯彻实施《档案法》和《企业档案管理规定》,增强他们的档案意识和档案法制观念,组织他们到先进地区、先进企业学习参观,增强感性认识。要切实组织好“百家示范”创建活动,为民营企业档案工作打下良好的基础。 其次,要突出重点,分类指导,搞好服务。 一是根据民营企业数量多、分布广的特点,注重抓好重点企业。《联合通知》中把重点放在年产值亿元以上的民营企业是适合当前实际的。象我们临安这样一个山区县级市,民营企业遍布全市,数量众多,而我局业务指导人员只有3人,要全面指导,人手不够。但年产值亿元以上不过20家左右。因此只有抓住重点,积累经验,然后以点带面,逐步推开。就是在这20家重点企业,也不能“天女散花”,要抓“重中之重”,先选择几家企业规模大、内部管理机制完善、档案管理有一定基础的企业进行试点,充分利用企业原有基础,指导企业开展示范创建工作,积累成功经验,为全面推开作好准备。二是根据档案工作业务标准要求高而企业目前基础差、工作量又大的实际,把民营企业的建档工作重点放在各类材料的收集上,要注重收集的完整性和系统性,不仅要对企业生产技术、产品质量、基本建设、设备仪器、市场营销、人力资源、财务管理等各方面的档案进行全面收集,而且要注重胶片、磁盘、光盘、实物、音像等特殊载体档案的收集,做到凡是对企业具有现实和长远利用价值的档案都要收集。当前,尤其要注重收集保管好关系企业生存与发展的专利、商标、产品设计、工艺流程、工艺配方、质量管理、经营管理等涉及知识产权、商业秘密等方面的档案,注重收集保管好关系企业权益的各种权属凭证和体现企业信誉的信贷、纳税、质量、资产、资质、审计及合同履约等方面的档案。为建立确保档案齐全完整的长效机制,档案部门要指导民营企业制定切实可行的文件材料归档制度,明确文件材料的归档范围、要求、职责和措施,规范档案收集工作。三是在建档工作中,重点解决机制问题,主要是指导企业建立档案管理网络组织,落实档案业务工作必需的人员(兼职的也可以),解决档案无处放的问题,而对于其它档案保管所需要的设备、“六防”条件、全宗卷及编研工作等,留待今后逐步解决,关键是要起好步。四是在指导民营企业建档中,要根据民营企业档案管理的基础,区别不 同情况,有针对性地开展建档工作。对那些原由国营企业、集体企业,要利用原有基础,对新企业形成的文件、资料进行规范化管理,并在现代化管理方面上台阶;对于那些档案意识薄弱、档案工作处于“无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的民营企业或新成立的民营企业,则主要是指导他们制定制度,明确人员,建立网络,落实库房,并指导他们开始对企业形成的各类文件资料进行收集。在此基础上,开展初步的整理工作。由于这些企业档案工作刚刚起步,档案管理人员对档案管理业务一无所知,因此业务指导人员要手把手地把档案管理的基本知识传授给他们;对于那些档案管理虽有一定基础,但存在问题仍较多的企业,应本着“对症下药”的原则,有什么问题就解决什么问题,使其能尽快转变,加强和改善档案管理。五是要通过建章立制强化服务。各级档案行政管理部门要和工商联、工商局、个私协会等相关组织,根据《联合通知》的要求,结合本地实际,找准档案工作服务于民营企业的切入点;要根据《档案法》和《企业档案管理办法》等法律、法规的规定,尽快制定民营企业档案工作制度和业务建设规范,为民营企业建档工作提供业务指导,引导民营企业档案工作走规范化、标准化路子;要本着为企业服务的思想,为企业无偿提供业务培训和技术咨询等服务,指导和协助民营企业相关部门和行业组织,建立区域性或行业性的民营企业档案工作协作组织,并充分发挥其桥梁纽带作用,促进民营企业及其档案人员之间的交流与互动;要创新服务机制,培育中介组织,规范档案事务所、档案寄存中心的管理,主动帮助民营企业建立健全档案工作制度,为民营企业提供档案业务咨询、档案整理、代管、寄存及业务培训等服务。民营企业档案工作是一个新课题,增强民营企业档案意识,提高民营企业档案管理水平是各级档案部门当前和今后一个时期的重要课题。随着我国市场经济体制的逐步完善,民营企业的档案管理还将面临许多新情况、新问题,需要我们去努力探索。各级档案行政管理部门加强宣传,加强服务,勇于探索,善于指导,为民营企业档案工作创造更好的外部环境。

 

参考文献:1.《民营企业档案工作指南》,浙江省档案局,20046月编。 2.《民营企业档案工作宣传手册》,浙江省档案局,20046月编 3.《中国档案报》20045月、7月合订本

作者简介:朱建潮,男,临安市档案局副局长,学历在职大学,职称副研究馆员,19833月起从事档案工作,先后在《中国档案报》、《浙江档案》、《杭州档案》等报刊发表和在省、市级档案学术研讨会、县级经济社会发展学术研讨会上交流论文共20余篇,并有10余篇论文获得市级、县级学术成果奖和优秀论文奖。通讯方式:办公室电话057163724664,手机13706715932Email:hzla63960012@zjip.com


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