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浅谈民营科技型企业的档案管理模式

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之七

 

浅谈民营科技型企业的档案管理模式

杭州市政府国内经济合作办公室  唐荣华

杭州新源环境工程有限公司  苏闽华

 

内容摘要:档案管理在民营科技企业发展和经济建设过程中举足轻重的地位,但是我国民营企业的档案管理没有固定的模式可以套用,本文通过对民营科技企业的档案管理模式分析,介绍了杭州新源环境工程有限公司根据企业自身需求,建立的企业档案管理网络及其优势。

关键词:科技型企业  档案管理  企业档案管理网络

 

随着我国政治、经济体制改革的深化,民营经济正异军突起。民营企业是浙江经济的一大亮点,也是推动浙江经济快速发展的重要力量。但是由于民营企业有充分的自主权和高度灵活的机制,使它在经营理念、管理风格、管理体制等方面都与其国有企业、企事业单位大相径庭,许多民营企业不重视档案工作,其现有的档案管理难以适应企业的发展,而档案的本质是信息,信息对企业来说是非常重要的。随着竞争的日益激烈,民营企业的档案管理管理工作亟需向规范化、标准化、制度化、法制化、人性化发展,使其成为企业管理的重要的组成部分,以更好地为企业发展服务。杭州新源环境工程有限公司是专业从事污泥处理工程的高新技术企业,公司在成立之初就已经充分认识到档案管理的重要性,在公司发展的过程中逐步摸索出一套适合自身的档案管理模式。

一、企业档案的管理模式

企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式,它具有综合性、动态性与多元性的特征。合性是指企业档案管理模式不是一个单一概念,它广泛涉及企业内部档案工作管理体制、档案管理方式、思想与制度。企业对档案管理模式的选择往往要受企业管理体制、技术水平、企业形态、企业管理模式等诸多因素的影响。动态性是指企业档案管理模式不是固定不变的,在企业不同发展阶段有不同的表现形式。多元性是指不同地区、不同类型企业有不同的档案管理模式。杭州新源环境工程有限公司,以浙江大学为技术依托,拥有自己的专利技术,但是处于发展初期的高新技术企业,没有固定的档案管理模式可以套用,只能在工作中着力研究适合本企业的档案管理模式,适合的才是最优的。

民营企业档案管理模式的基本形态按类作大体表述。

 (一)按档案集中统一管理程度划分:

 1、档案集中统一管理。指由档案部门对本单位档案实行集中统一管理。其优点是便于维护档案的完整与安全,有利于形成统一的档案信息利用中心。

 2、档案分级管理。指在企业内对档案实行分级管理。其适用范围:一是由多法人组成的集团公司,实行以法人为基础的分级管理;二是在单一法人企业内为便于有关部门就近利用档案而实行分级管理。该管理模式的优点是管理灵活、职责明确、利用方便。

 3、档案分散管理。指在企业内由不同部门对各自形成的档案进行管理。例如部分民营企业由于创业初期工作较忙乱、或因保密、或因对档案工作规律认识不够,企业形成的合同档案、会计档案、文书档案、人事档案等大都分别保存在不同部门。这种管理模式在民营企业特别是靠民间资本形成的民营企业中还占有相当的比例。该管理模式的优点是分工明确;不足之处是对企业档案管理缺乏整体规划,对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉。

 (二)按管理对象划分:

 1、档案综合管理。指按集中统一管理的原则,由综合档案机构对企业档案实行统一整理和开发利用。对企业档案实行综合管理是当前国有企业转制而成民营企业的档案管理模式的主流,但在具体实施中往往有差异,可以实行集中统一式的综合管理,也可以实行统一领导、分级管理式的综合管理。该管理模式有利于企业档案工作的全面建设,充分发挥企业档案的整体功能。

 2、文档一体化管理。指在企业内对文件、档案实行统一管理,一般多见于企业信息化程度较高的企业。档案部门除管理档案外,作为企业信息化管理的一个职能部门对企业网上文件与纸质文件同时予以管理,对网上传递的电子文件实行逻辑归档,相应纸质文件适时另行归档。该管理模式能使企业档案工作与企业信息化进程同步进行,有利于推动档案现代化管理。

 3、信息一体化管理。指对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。在市场竞争环境下,除档案信息外,企业还需要大量动态的、新颖的市场信息、产品信息、技术动态信息。其优点是有利于满足企业日益增长的信息需求。

 (三)按管理形态划分:

 1、档案实体管理。档案实体管理的重心是档案实体的整理与保存,以存待用,重在对档案实体的收集、整理、保存与利用。其实质是人对物的管理,不足之处是主动开发档案信息资源的意识较弱。

 2、档案信息管理。档案信息管理是在档案实体管理的基础上,重在对档案信息的开发与利用,强调计算机技术、光盘技术、网络技术在档案信息管理中的应用。其实质是利用技术手段对信息的管理。

 3、档案信息资源(知识)管理。这里所讲的知识是个广义概念,按詹姆斯·科塔达等著的《网络时代的管理》一书的解释是:“某一框架内经验、价值观、背景信息和内行观点的流动组合,它源于认知者的头脑,并在其中得到运用,它不仅存在于机构的文件和档案室,也存在于机构的惯例、流程、实践和准则里。”我们之所以把知识管理作为企业档案工作发展的一个阶段,是因为企业档案工作可以成为企业知识管理的一部分。目前,档案界呼声较高的是档案信息资源管理。档案信息资源管理不同于档案信息管理。档案知识管理属于档案信息资源管理的范畴,是档案信息资源管理的高级形态。

二、科技型企业档案管理网络

这些都是目前民营企业档案管理的一些模式,各种模式都各有所长,但是由于我国民营企业的发展水平不同,企业的信息化水平也不同,所以选用哪种档案管理模式须根据企业的自身状况决定。杭州新源环境工程有限公司在确定具体模式时根据以下原则:1档案管理层次要与企业规模形态相适;2档案管理思想要与企业需求相适应;3与国家档案法规要求相符的原则。

杭州新源环境工程有限公司是高新技术企业,知识产权和商业化秘密的保护和利用、信息资源的收集和共享、企业文化的积淀发掘和传承是档案管理的重点,为此我们根据以上原则确定了科技型企业档案管理网络,主要由下面三个方面构成:

首先是单位领导主管。根据《国营企业档案管理暂行规定》的有关规定:“企业档案管理涉及生产活动和党、政、群等各个部门,应由一位副厂长(副经理)分管领导,并列入企业领导议事日程,作为考核企业领导人政绩的一部分”。杭州新源确定一名领导主管档案管理工作,有利于强化档案管理力度,保证档案管理工作的顺利进行。

其次是建立档案机构,配备专职档案管理人员。杭州新源是一家科技型企业,档案管理人员更应具有较高的政治素养、较强的档案管理专业知识和现代科技方面专业知识,能够熟练使用计算机,才能对归档中的图纸、磁盘以及文件材料等严格把关,对档案集中统一管理。

第三是配备科技型企业各职能部门的档案人员。科技型企业其它相关职能部门应将档案职责纳入有关人员岗位责任制,纳入职能部门的工作程序以及有关经济责任制并予以考核。因为市场经济是法制经济,科技型企业的档案工作同样要纳入法制的轨道,努力将科技型企业的档案工作纳入科技型企业法人的自律行为,依靠健全、完善的法律体系,引导市场经济体制下的科技型企业档案工作,自觉用档案行政管理部门及有关行业部门的相关法律、法规、政策、标准来约束自己的档案行为,从而使科技型企业的档案工作与企业的发展同步进行。

利用这种方法管理有以下几个优势:

1、集中统一管理,便于保持档案之间的有机联系,发挥其整体优势,有利于企业档案的保管和利用。.

这种“集中统一”是个相对概念,强调的是在总体上制度上要管住企业档案目录,并不是把一个企业的全部档案集中到一起,保管在一处库房里,可以在统一领导、统一制度前提下,分级负责,分库保存档案实体。这样做有两前提条件:一是便于保管,二是便于利用,两者缺一不可。这样有利于维护档案的完整与安全,有利于企业进行科学决策,有助于强化企业管理,便于企业档案的有效利用。

2、实现企业档案、情报资料的一体化管理,发挥企业信息的整体作用。

民营科技企业档案,情报资料“一体化”管理是指企业将档案、情报资料纳入企业总的信息管理体制中,以实现企业信息资源的统一管理,具体地说,就是把企业所有的档案,情报作为一个有机整体集中到企业信息中心,由企业统一组织管理,统筹协调企业的档案工作,情报资料工作,并使三者有机地结合起来,实现企业信息淘汰和综合利用的一种信息管理体制。企业实行档案、情报资料一体化管理,建立企业信息综合管理系统,由档案工作,情报资料工作等各个子系统组成,其功能是对企业档案、情报资料进行集中统一管理,为民营科技企业科技、生产、经营活动提供“全、准、精、快”的信息。实行一体化管理后,各子系统产生了横向联系,形成一个多层次、多元化的立体网络,实现信息数据库的相互检索利用,发挥了企业信息的整体功能,促进企业档案资料的信息交流和资源共享。

3、充分发挥了档案的依据、凭证作用,积极引导民营科技企业开发、利用档案,实现档案的价值,为企业的生产和发展提供有力的空间保障。

档案是在企业的各项活动中形成的,是企业生存与发展的历史记录,是企业的宝贵财富,档案管理是企业管理的一部分,它在生产经营、产品设计、开发等工作中起着重要的凭证作用。档案可以转化为生产力,管好档案,用好档案可以为企业增加效益,可以维护企业的合法权益。同时用好档案可以及时的了解竞争对手的生产经营状况,以达到有目地展开竞争收集有关相应的材料。

4、系统文档一体化管理,达到信息共享,提高档案的利用效益

运用计算机管理档案,实行档案的自动编目、自动检索、自动统计,并按照不同要求,编制出全宗目录、分类目录、目录索引等,达到档案工作的标准化、规范化,有力地促进档案信息资源的开发利用,这样档案工作者可以从繁重的手工劳动中解脱出来,从而提高档案工作的工作效率,档案工作者有更多的时间从事档案的编研工作和学习新的理论知识,使企业的档案管理工作达到人尽其才,物尽其用的一种良性循环的状态。

三、需在前进中不断地完善

创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力。从全局上看,企业档案管理形态具有共存性与渐进性的特征,其发展趋势是实体管理向信息管理或知识化管理发展。企业技术水平不同相应档案管理形态也不相同。杭州新源环境工程有限公司是一个不断发展、不断创新的企业,随着企业的发展,现有的档案管理模式必然需要随着企业发展而不断创新,才能更好地推动企业向前进步。

 

参考文献:

1、马费成.现代企业信息开发利用策略.武汉:武汉大学出版社,1987

2、王恩汉.企业档案管理的重要理论课题.上海档案,1996(5)

3、赵丽. 对民营科技企业档案工作的思考. 科技档案.2003

4、陈凤莲. 试论科技企业中的档案管理工作. 档案天地.2002

 

 

本文作者:唐荣华  杭州市国内经济合作办干部、杭州市档案学会 理事    联系电话:85176740

苏闽华  杭州新源环境工程有限公司总经理、浙江大学环境与生物地球化学研究所研究员    联系电话:13306536117

 


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