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浅谈加强企业档案管理工作

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之十五

 

浅谈加强企业档案管理工作

浙江富春江通信集团有限公司  蒋明珠

 

[论文摘要]本文是在集团公司档案管理通过国家二级目标认定后,就如何巩固升级成果,加强企业档案管理建设而作的。文章紧紧围绕这一主题,针对管理中的薄弱环节。开展理论探讨和研究,文章理论联系实际,与实践相结合。作者结合档案工作实际情况,抓住实践中急需解决的问题,坚持档案业务建设的方向,促进企业档案管理上新水平,更好地为企业经济建设服务。

改革开放以来,富阳市的经济得到迅速发展,特别是近几年来,民营经济发展迅猛,已成为富阳市经济发展的一支重要力量。民营经济的发展不但成为我富阳市财税收入的重要来源,而且创造了大量的就业机会,在相当程度上减轻了政府安置下岗职工的压力,保障了社会的稳定和改革的深化。如何适应民营企业的发展,大力加强民营企业档案管理,充分发挥民营企业档案的作用,已成为民营企业档案工作中亟待解决的一个新课题。浙江富春江通信集团有限公司(以下简称富春江集团)的档案管理工作,在上级档案局的指导和重视关心下,自19967月达到富阳市档案管理标准以来,一如既往地加强档案管理工作,使档案管理工作与本单位其它各项工作同步发展。20028,档案管理达到了国家二级的标准。俗话说,创业容易守业难,同样道理,当档案管理达到国二级标准后,要巩固达标成果也并非易事,为了切实加强档案管理基础工作,使档案管理水平再上一个新台阶,我们觉得档案人员应当做好如下工作:
   
一、收集收齐归档文件材料
    做好归档文件材料的收集工作,是确保档案齐全、完整、准确的基础。要保证档案的收集质量,只有协调好档案形成过程中各个环节、各个部门的关系,才能确保档案的归档率、完整率、准确率达到国家要求标准。这几年,富春江集团经过深入学习、宣传、贯彻《档案法》,使企业档案管理取得了可喜的成绩,档案收集工作也有了很大的进步,但是,按照高标准要求,仍有不少差距。目前,影响档案收集工作的有内部和外部两个方面的因素,但主要的还是档案业务管理水平不高。要做好收集工作,档案人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法,处理好在档案形成过程中的各个环节、各个部门的关系,对档案形成的全过程进行动态监督与检查,同时要不断提高全员档案意识,实现全方位的有效管理。在方法上,研究制定档案工作职能和措施,寻求档案业务建设高标准;在范围上,应把各类管理部门和管理人员都纳入档案管理范畴;在制度上,要实行岗位责任制并与经济利益挂钩,激励档案人员和有关人员把收集工作搞好。只有采取有力措施,做好企业档案材料的收集工作,档案管理的“五率”指标(档案移交率、完整率、准确率、归档率、归档案卷合格率)才有可能达到高标准。
   
二、健全企业档案工作管理体制
    从公司组建起,集团公司的档案管理工作就纳入了规范化管理。19967月,建立了综合档案室,成立了集团公司档案工作领导小组,由公司副总兼组长,明确了由办公室主任直接领导档案工作,配备了由各职能部门组成的兼职档案员体系,形成了档案工作网络,并确保每年网络人员活动正常开展,使公司内部各门类、载体的档案实行了集中统一管理。
   
同时,集团公司领导始终把档案工作列入议事日程,每年在年度工作思路、总结、办公会议和发展规划、单位内部考核中都能较好地体现。并及时组织档案人员参加富阳市档案局举办的各类档案业务培训,并且请市档案局领导和技术人员来集团公司培训各子公司兼职档案员,辅导档案业务知识,使集团公司下属的各子公司的档案人员基本掌握了档案工作基础知识,增强各兼职档案员的实际操作和动手能力,促进各分公司的档案工作与集团公司总部的档案工作同步发展。
   
由于领导重视,集团公司领导层明确将档案工作纳入了单位发展规划、计划和管理(即“三纳入”),从制度上保证了档案人员能参加企业召开的一些重要工作会议,能参加与企业科研项目的评审鉴定、基建工程竣工验收和设备开箱(即“四参加”)等活动中去,使档案人员对单位的档案工作了如指掌,底数清楚,而且,平时能将形成的文件、资料实行预立卷制度,为平时文件查找和以后档案的整理打下了基础。结合单位内部管理需要,把档案管理作为综合办公室一项职责考核内容,做到每年综合督查,使档案工作纳入管理工作,与单位其它各项内部管理工作一起抓紧抓好。
    1996
7月,公司制定了档案管理办法、归档范围、分类方案、保管期限表,立卷质量规范及五个制度(立卷归档、保管、保密、利用、统计制度),四个工作职责(鉴定小组、档案室主任、综合档案员、兼职档案员工作职责)以及较为完整的《档案管理制度》,并下文印发各部门、各科室。1999年按现行要求分别修改了分类方案,为档案工作规范化,科学化管理提供了依据。
   
在档案业务建设上,我们在上级档案局、主管部门,特别是当地档案部门的直接指导帮助下,整理了从组建以来的全部档案,较为全面、系统地反映了本单位主要职能活动和基本历史面貌,按载体分:有纸质、照片、磁介质(录像带、录音带、计算机软盘),实物档案(荣誉证书、奖杯等)。全宗按党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、特种载体档案。从成立之初到2004年共有案卷5694卷,其中:永久578卷,长期473卷,短期239卷,会计永久137卷,定期3579卷,还有特种载体的照片、软盘、磁带、荣誉证书、奖杯等688卷。
   
实践证明,建立健全企业档案工作管理体制,企业档案管理就能得到稳定的、持续的、健康的发展,档案工作的规范化、标准化才能得以实现。否则,离开了这一基础,企业档案的归档率、完整率、准确率、查全率、查准率就没有保障。
   
三、在了解和掌握档案利用实际效益上下功夫
    档案工作的根本目的在于利用,而档案利用的实绩就体现在我们平时日积月累的档案利用人次和卷次上,为此,富春江集团综合档案室十分重视对这些死板的数据的分析与研究。采取3项措施,以档案利用来带动和推进集团公司各项档案业务建设,一是开展对历年来档案利用数据的对比与分析,着力了解和掌握档案利用所产生的社会效益和经济效益,因此,档案室查阅利用情况需要了解和统计,但更重要的要从了解和掌握档案利用实际效益上下功夫,即了解其查阅利用目的和所产生的社会效益和经济效益。同时通过开展分析对比,有利于了解档案的自身价值和潜在的档案利用资源,有利于档案的鉴定工作,有利于进一步拓宽档案利用工作的渠道,最大限度地发挥档案的价值和作用;二是开展档案利用跟踪服务。档案工作只有有作为才能有地位,而地位的取得有赖于档案人员的自身努力,多年来,富春江集团综合档案室始终秉承“服务至上,用户第一”的宗旨,积极开展送档上门,及时掌握集团公司档案利用的新动态、新动向,及时做好跟踪服务。例如在富春江集团宣传企业形象和品牌产品提升上,集团公司综合档案室向公司各有关部门提供大量的证书、奖牌、照片,为公司对外宣传企业形象起了重大作用。又如在1998年公司对原有旧设备改造,增加原有的五条串联线生产线,综合档案室及时提供设备档案5卷,使此次技术改造提高完成,为公司节约资金10万元。在资金回拢方面,档案室每年及时为法制科、清欠办准确及时提供案卷多册,就98年一年追回死帐500多万元,2004年追回货款900多万元。三是结合数据对比分析,紧紧抓住档案利用的热点和中心工作,积极开展档案史料编撰工作。近年来,集团公司在实行档案科学化、规范化、标准化管理的同时,积极抓住档案的利用与信息开发工作,编制了案卷目录、分类案卷目录(1985至今)、全引目录、干部任免索引,还建立了“借阅档案登记薄”和“利用效果登记薄”,热情、主动地为利用者提供方便,提供优质服务。另外还根据归档材料编制了大事记、组织沿革、统计年鉴、产品简介等编研成果。
   
四、采取有效措施改善档案保管条件
    我们常说要做好任何工作,领导重视是第一位的大事,所以,我们又常说;“领导重视是关键”,没有领导重视,做任何工作,就会碰到很多困难,就会举步维艰。因此领导重视与否,有没有这方面的意识,对于做好这项工作是十分重要的。在档案工作这方面,富春江集团公司领导具有很强的档案意识,早在1996年集团公司综合档案室组建初期,在资金紧张、场地拥挤的情况,提出了“档案工作优先考虑”的思路,将档案工作列入议事日程,购置档案柜,腾出办公室,用作为档案室。2000年,为了适应档案工作新形势发展的需要,需进一步提高档案管理水平,集团公司加大了硬件设施的投入,有档案专用库房,有单独的阅档案,有5组密集架,2只空调,配备温湿度表,去湿机,除尘器、防火防盗报警器等专用设备,从而使档案的安全保管、技术保护、库房管理符合国家“六防”要求。
   
五、岗位练兵,提高档案人员业务水平
    档案工作人员的业务素质直接关系到档案管理水平,要实现档案事业快速发展、协调发展,必须要有具有开拓创新和德才兼备的档案干部队伍。因此,企业档案部门要根据实际情况,制定提高档案管理人员业务水平的规划,切实抓紧业务学习,抓住薄弱环节安排学习内容,不断提高专业业务水平和实际操作技能。也可根据实际情况,安排必要的业务技术讲座,请内行讲授理论知识,由有一定实践经验的老同志作指导,以提高实际业务工作能力。20049月,由集团公司总经办牵头,在富阳市档案局的大力支持下举办了为期二天的档案管理人员业务培训班。各子公司专兼职档案管理人员共18人参加了此次培训班,为提高档案人员素质打下了基础。另外,还鼓励档案人员走自学成材之路,在实践中培养提高自身的综合素质。

 

 

[作者简介]蒋明珠,女,大专,浙江富春江通信集团有限公司档案管理员。

公司地址:浙江省富阳市江滨东大道5号    联系电话:0571-63131519


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