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浅谈富通集团信用档案建设

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之九

 

浅谈富通集团信用档案建设

富通集团有限公司  许超男

 

摘要社会主义市场经济的发展决定了市场经济必然会成为信用经济、法制经济。良好的信用是企业正常运营与持续发展的基石,是企业参与全球化经营的必备条件,是企业取之不尽的无形资产。本文阐述了信用档案对企业的重要意义和企业在信用档案建设中的具体做法、利用情况以及需要改进之处。

关键词:企业  信用档案  重要性

 

富通集团始创于1987年,经过十八年的发展,目前是国家重点高新技术企业和全国民营百强企业,已连续七年成为全国电子信息百强企业,连续七年列当地纳税大户第一位。富通产业覆盖信息传输和信息接入两大领域,包括了光纤预制棒、光纤、光缆、光配件以及PHS移动终端、宽带接入、以太网交换机、智能光网络接入等产品系列和全方位网络整体解决方案,在行业内具有显著的技术、规模和机制等优势。2002年,富通集团光纤预制棒产业化项目被列入国家“863”计划。2003年,富通光纤预制棒全合成技术获得国家信息产业最高奖——全国信息产业重大技术发明奖。

富通集团档案室创建于1995年,现为档案工作目标管理“国二级”企业。档案室隶属总经理办公室,由总经理分管,设档案室主任1名,专职档案员2名,并聘任60名责任心强的兼职档案员。综合档案室建筑面积为120平方米,配备了现代化的办公和保管设施、设备,拥有企业内部局域网。目前,综合档案室共有案卷5176卷,其中文书档案805卷,产品档案90卷,基本建设档案253卷,设备仪器档案358卷,会计档案3356卷,特种载体314卷。

社会主义市场经济的发展决定了市场经济必然会成为信用经济、法制经济。良好的信用是企业正常运营与持续发展的基石,是企业参与全球化经营的必备条件,是企业取之不尽的无形资产。为此,富通集团非常重视信用档案的建设。近几年来综合档案室致力于建立健全信用档案工作,对企业产生的各类法人资质证明、信贷管理、资产运营评估、合同履行、税费减免、商标注册、专利申请、荣誉证明等信用档案进行收集、整理,并充分利用,为提升企业信用,提高企业综合竞争力,促进企业健康发展起到了重要作用,2004年被评为浙江省民营企业档案管理百家示范单位。在此,就如何做好企业信用档案工作,谈谈我们的一些体会。

一、 认识企业信用档案的重要意义

以诚信为本,操守为重的良好风尚正在普及全社会,诚信社会要求企业必须确立正确的信用观,建立切实可行的信用体系,为企业自身营造一个良好的经济运行软环境,带着这个目标,信用档案作为载体应运而生。信用档案渗透到企业经营的各个环节,如融资信贷、产品销售、引进高科技项目、人力资源管理等。

1、       信用档案建设是企业赢得和占领市场的需要。市场要求企业出具“信用”这张入场券,而信用档案正是判定企业信用的真实记录。现在的富通集团是国际电缆制造商联合会(IFC)会员企业,也是中国参与国际电信联盟(ITU)光纤标准制订的两家企业之一和中国光纤产业协会的发起单位之一。富通集团自1995年与日本昭和株式会社设立合资企业,产品从通信电缆到通信光缆,技术不断进步,1998年掌握了单模光纤制造技术,2001年研制成功光纤预制棒合成技术,填补了国内空白,突破了产业发展的瓶颈。这些技术进步与信用档案建设的规范化、科学化密不可分,推动富通走到今天,而富通的产品也被广泛应用于中国电信、中国移动、中国联通、中国网通、中国广电、国防以及城域网、智能大楼、政府部门、教育机关等。

2、       加强信用档案建设是企业巩固和整合内部资源的需要。员工是企业生生不息的源泉,人才更是高新技术企业的神经枢纽。只有良好的企业信用才能吸引并留住人才,凝聚成一股来自企业内部的巨大的动力,最终成为企业占领市场的核心竞争力。富通集团一方面对已有的人才通过赴日研修,专业深造等途径,让人才皆尽其用,让人心深扎富通。企业的这些举措积累了大量对员工负责的信用档案,另一方面富通集团设立了博士后科研工作站和省级技术中心,并与浙江大学、北京邮电大学、哈尔滨理工大学等著名学府联合,广纳人才。2002年集团董事长被北京邮电大学聘为兼职教授,2004年富通集团被浙江大学列为“浙江大学生实习基地”。这些良好的信用档案使富通集团成为富阳市企业中吸纳博士生、硕士生最多的企业,共有博士生、硕士生23人。

3、       加强信用档案建设是企业吸纳和引进外部资源的需要。2002年富通集团响应富阳市政府“退城进园”的号召,对“富通科技园”进行了建设。该项目投入大,工期长,并需要大量的流动资金,这给企业的资金运作带来了一定的难度。融资势在必行。富通集团作为十多年的资信AAA级企业和“重合同守信用”单位,很快与浙江省工商银行达成合作,吸纳了9000万元的项目资金。企业与银行之间的良好信用记录及时解决了企业面临的资金周转的困局。搬迁工作顺利完成,产业调整和整合也进展顺利,给企业发展注入了巨大的活力,信用档案真正成为企业的隐形财富。

二、 收集、整合信用档案,充分发挥其效用

一个企业如果只有少数人认识信用档案的重要性,那信用档案一定无法发挥其应有的功效,因为信用档案来源广、经手人多,这就要求企业的每位员工都有保管和收集信用档案的意识,再通过专职档案员的科学整合,才能真正成为企业的无形资产。

1、       严把收集关是信用档案形成的基础。富通集团刚起步时的原始材料,工商登记材料因为机构更替较快,人事调整频繁,到2001年公司改制时很多重要材料都无法查找,结果使企业耗费了许多的精力和物力去弥补。因此在收集信用档案的过程中,我们通过《富通报》、宣传栏、档案工作会议等渠道,让每位员工了解重视信用档案的必要性,信用档案要求做什么,如何做。只有强化了认识,提高了意识,才会把信用档案的流失降低到最低点。其次,采取专职档案员主动收集和兼职档案员的严格把关相结合,集中收集和随机收集相结合,对由企业内部和外部产生的信用记录,严格筛选,准确判断,及时归档。

2、       科学地整合是信用档案形成的保证。为了解决信用记录来源“分散性”、载体形式的“多样性”和利用时的“随机性”、“快捷性”之间的特点,我们对信用记录进行了科学的、系统的分类。首先根据信用记录的性质不同分类整合:把使用最频繁的法人资质证明统一保管;把体现企业信誉的各类证书归为一类;把最具价值的资产评估、运营状况归为一类。其次,依据企业的实际情况,对特殊的信用记录进行保留,以备查阅。如货运票据等本由部门保留若干年后即可销毁的记录,考虑到企业应收款追讨问题,作为信用档案单独分类保存。其三,把信用档案进行深层次加工,编制了《公司简介》、《年鉴》、《销售市场分析》等反映企业股权结构、组织结构、资产规模、销售动态、企业文化情况的材料,是一种具有实用性强,参考价值高的信用档案。

3、       充分利用是信用档案形成的最终目的。档案的最终目的是为了利用,信用档案通过利用才能转化为企业的财富。比如,法务室通过档案室提供的销售合同、货运票据等信用档案,近三年来通过法律诉讼共追回应收款近千万元,又如:企业在为高新技术项目申报贴息和减免资金过程中,档案室多次提供关于产品质量证明、高新技术证书、著名商标等信用档案,使企业共赢得近千万元的政府高新技术项目扶持资金。

三、 信用档案建设中的不足。

企业信用档案应是一个动态管理的过程,是一项技术性、专业性较强的系统工程,通过几年的努力富通集团的信用档案体系已初步建立起来了,但存在问题-还很多,要走的路还很长。比如:管理人员的业务素质还需提高;收集信用记录的力度还应加大、途径还要拓宽;对信用记录的判断力要进一步提高等。这些都是企业信用档案建设工作中急待解决的问题,希望通过档案行政部门的指导和企业之间互相交流学习得以提高。

企业信用档案工作是一个新领域,是一个社会性的系统工程,它不仅能增强企业的融资能力,抵御信用风险,提高经营管理水平,更是企业立足市场,开拓市场,健康发展的保证。

社会呼唤“诚信”,市场需要“信用”。在这个信用平台上,企业只有拥有健全的信用体系才能真正保证其在这个平台永不言败。

 

参考文献:《浅谈如何建立企业信用档案》

         《加强信用档案建设打造现代企业形象》

作者简介:许超男,女,大专,档案管理员,富通集团有限公司从事档案管理工作已九年。通讯方式:13588378990


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