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浅谈档案管理在中小企业中的效用

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之六

 

浅谈档案管理在中小企业中的效用

杭州市政府国内经济合作办公室  唐荣华

中外合资杭州一统科技有限公司董事长  钱迅雷

 

内容摘要:本文以第一人称的手法,讲述了作者在档案管理过程中的切身经历与体会,阐述了档案管理工作在中小型企业生产经营中具有的重要的基础的管理地位和作用。作者以为,自身的管理经验还不足以上升到理论的层面,所以文章呼吁专家学者及政府档案主管部门要为中小企业的档案管理能力提高出力,要制订中小企业档案管理规范,以有效指导企业的档案管理工作。

关键词:档案管理 成长 体会 期待

                 

    我很庆幸,我自工作的开始阶段便接触到企业的档案管理。从此,档案管理便贯穿了我近十六年的工作历程,积久的档案管理习惯使我不管从事企业管理工作,还是自行创办公司搞经营,都有一种井井有条、游刃有余的感觉。我的合作伙伴甚至把我喻为百科全书、活字典

    一、档案管理伴我成长

    上世纪九十年代初,正值浙江的乡镇企业大发展时期;我大学毕业应顺潮流进入了浙江省绍兴地区颇为著名的区级集体企业工作。那时,乡镇企业局等与企业有业务联系的职能部门对企业的发展极为关心,经常组织企业开展各方面的培训,以增强企业的综合管理能力。我先在企业的模具、金工车间实习,四个月后,被领导选中参加企业档案管理升省级先进的突击工作。

    起初,我对档案管理工作的认识很模糊;后来,在上级档案局与乡镇企业局同志的帮助指导下,逐步地对档案管理有了全面的认识,明白了档案管理对于企业的重要性:她既是记录企业成长的历史资料库,更是企业有效管理的先行者。于是,我与同事们开始了最原始的档案收集工作。把堆积在各科室、车间的被遗弃的资料全部抱到档案工作室;根据档案的分类原则把资料逐一归类,装订成册...... 果然,到省级先进验收时,你指定要调阅什么样的资料,我们的档案室均可信手拈来!完善的档案管理真的对企业的日常工作带来了极大的便利;同时,有了规范化档案管理这个前提,企业很快进入了全面质量管理、标准化管理等更高一级的管理层面。我自己呢,也由于在企管工作中的出色表现,一年后,成了企业的决策者之一。

    1999年,就我们企业改革而言,是深入进行体制改革的关键年。我又一次顺应了经济发展的潮流,在杭州创办了民营科技企业。创办企业,千头万绪。然而,我始终不急不躁。在积极开拓业务的同时,抓好内部管理。那时,公司初成立,员工包括自己在内就四个,怎么抓管理?这显然是一个很现实的问题。但是,由于我有较强的档案管理意识,深知档案管理的重要意义,所以我便以自身抓起,把档案管理作为主线来促进企业的其他方面工作。对公司里要做的每一件事的最终管理目标是:不管事件成败与否,资料全部及时统一归档;接收的行政事务性资料及公司产生的一切文件、资料每周分类归档。这样,年长月久,公司上下均形成了良好的管理习惯。人人都是员工,人人也都是干部。公司成立六年以来,虽经四次迁址,但公司的所有资料,如同昨日,随时都可查阅参考:历史延革,大事小情,记尽创业艰辛;技术文件、分门归类,展显创业激情;合同执行,票据信函,件件诚实可信。以至与我们公司的很多合作者,她们找她们自己的资料,也会查到我们公司,我们的档案库被伙伴们美喻为百科全书活字典

    二、档案管理的工作体会

    毋用置疑,做好档案管理工作肯定能对企业的各项工作起到相当的推动与促进作用,所以,我们在工作实践中,一定要高度重视档案工作。

    1、要树立强烈的档案意识。

    有人会说,国家行政单位或者大企业是要建立完整的档案系统,中小企业就没有必要了,中小企业连生计都要犯愁的,何必花钱去搞那么一套。其实,这是一种错误的认识。档案管理在企业管理中属于一种理清思路、总结经验的重要方法。即使是企业失败,我们也可以从过去经营的点滴中找寻失败的教训,做一个严肃认真、负责的经营者。更何况,企业在做精做强做大的每一阶段中,均要以良好的档案管理为基础。所以,我认为,做企业的经营者,必定要有强烈的档案意识,她是一切管理工作的开始。

    2、档案管理工作对软硬件条件有很大的可塑性。

    一般认为,管理工作需要以一定的人、财、物为基础。没钱上不了档次。但档案管理工作是只要有强烈的意识和恒久的耐心便可以做好的一项工作。从另一层面上讲,档案工作是一种清扫工作;你只要制订做各种分类口袋(目录),便可把已过去的文件资料往里,很简单!用不了多少财力,没有多少钱也行啊!

    当然,企业发展到一定的规模,则应当更规范科学地把档案管理工作完善起来。如建立独立档案室,设立专职档案员;利用现代信息技术建立电子档案库。这样,对提升企业形象,方便调档查阅、方便企业数据研究等等都将带来意想不到的收获。

    所以,作为任何企业经营者,没有任何理由不把档案管理工作做好。

    3、档案工作促进企业的良性发展。

    虽然,档案管理工作不会直接给企业带来效益,但是,很难找到一个优秀的企业却没有好的档案管理的。万丈高楼平地起,没有档案管理,企业就不可能达到全面质量管理(TQC)的要求,更实现不了象ISO、UL、CE、3C等国际、国内性认证。

    企业的规模有大有小,档案管理则可以以小胜大,令对手、合作者刮目相看,促进企业健康成长。

    三、对体会的评估与期待

    客观地讲,我从内心感谢,档案管理的良好开端让我的人生之舟有了较好的航程;但我的经历和体会总还是很肤浅的,远没有上升到一定的高度以对企业管理作一定的理论性指导。不过,有关档案管理在企业中的效用或地位一类的专门论述却也较少地见之于大众媒体。对档案管理的作用,许多企业往往是在因档案管理不足而痛失良机后才逐渐地得到原始性认识的。

    所以,我真心希望社会的专家学者或政府档案工作的主管部门,要在大众媒体中多多宣传或研究性地发表档案管理的效用等文章。市场经济的性质决定了每天必然会有数以万计的中小企业诞生。但愿有了正确的舆论之宣传和专业规范之普遍指导,档案管理在经营者的心中是随企业的诞生而先生,随企业的发展而得巩固,随企业的壮大而不断完善。

附:嵊县微型电机厂企业档案管理升省级先进的照片资料

 

 

注:作者1 钱迅雷现为杭州市工商联代表、拱墅区工商联执委,               杭州一统科技有限公司 杭州盛海威通信技术有限公司董事长

    作者2 唐荣华为杭州市档案协会理事、杭州市国内经济合作办干部

 

 


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