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民营企业档案工作之浅见

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之十四

 

民营企业档案工作之浅见

滨江区档案馆  郭碧虹、蔡军阳

 

  要:文中就民营企业的自身特点和民营企业档案工作的自身特点,阐述了民营企业档案工作容易出现的问题,并结合有关文件政策及机关、国有企业档案工作的具体实践操作,联系民营企业实际提出对策。

关键词:民营企业   档案工作  问题  对策

AbstractIn the article on the privately operated enterprise's own  characteristic and the privately operated enterprise archives works own  characteristic, elaborated the question that the archives work of privately operated enterprise was easy appeared, and combined document, policy and the concrete practice operation of the institution, the state-owned enterprise archives work, contacted privately operated enterprise actually and put forward the countermeasure.

Keywords

Privately operated enterprisearchives workproblemcountermeasure

 

改革开放以来,特别是近几年,以民营企业为主的民营经济快速发展,民营经济已成为国民经济发展的重要力量。民营企业开始从量的扩张到质的提高转变,规模化、股份化、国际化、科技化和聚集化发展趋势不断加强,已进入实现第二次飞跃的新的发展阶段。由于自身发展的需要,企业档案建设成为民营企业的内在需求。同时,档案行政管理部门也对民营企业档案工作提出了新的要求。但是,目前民营企业档案工作仍然也存在着一些问题。现结合实际提出一些看法和建议。

一、民营企业及档案工作的自身特点

1、民营企业的自身特点

民营企业管理自主性较强,它不同于国有企业,没有主管部门,与政府部门不存在上下级关系,是自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的企业;民营企业治理存在差异性,管理结构因生产经营需要而设,因法人代表管理理念而定,不拘一格,形式多样;民营企业注重实效性,企业创办和发展的根本目的就是为了赢利,一切管理活动的开展以增效为标准,以赢利为原则,这是企业的行为准则,也是市场对企业的客观要求。

2、民营企业档案工作的自身特点

做好民营企业档案工作是民营企业发展的内在需求。由于民营企业自身特点的存在,使得民营企业的档案工作往往不是与企业创建同步,而大多是在企业达到一定规模后其档案工作的重要性就凸显出来。档案工作是一项十分重要的基础性管理工作,做好民营企业档案工作,对于加强民营企业基础管理,维护企业自身权益,保证企业可持续发展,具有十分重要的意义。

开展民营企业档案工作是企业提升整体素质,实行现代管理制度的迫切需要。随着经济全球化和国际国内市场竞争日趋激烈,民营经济面临着提升发展水平,再创新优势,实现新飞跃的历史性任务。民营企业要做大做强,做精做好,就必须提高自身的管理水平。

民营企业档案建档案范围宽泛。当前,特别要加强对信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户资信档案、企业文化档案等企业核心信息资源的建档。

二、民营企业档案管理存在的问题

1、思想认识不足

    民营企业领导,特别是刚刚起步或者规模较小的企业,在激烈的市场竞争中,往往只顾眼前经济利益,对企业建档工作未加以重视。

档案形成者的档案意识比较淡薄,对工作涉及的内容没有日后作为档案保存的概念,缺乏对档案工作意义及其重要性的理解。不了解档案材料管理中的一些具体要求,在档案书写、纸张、内容上出现不规范现象,对一些原始材料处理不当。在收集材料的过程中事不关己或者敷衍了事。

2、档案材料收集不及时规范

    由于多方面原因,档案形成者或者形成部门经常无意或者不愿将自己保管的材料交给档案收集者或档案管理部门,使得档案材料的收集不能做到及时、全面、规范。

3、档案事业人员经费不足

由于民营企业自身人员流动性较大,档案整理工作经常是办公室人员兼职,而且容易变动,导致对档案整理的连续性、材料收集的全面性造成影响。同时,由于未加重视造成档案用房狭小,管理设备陈旧,管理技术落后,使得已有的一些档案受到不同程度的损害,制约了档案事业的发展。

4、档案人员业务水平

    由于人员流动性较大及其他种种原因,从事档案工作人员进修学习的机会较少,甚至未进行专业学习就从事档案工作。平时也未加强专业知识的学习和更新,基础知识差,相关学科知识缺乏,管理水平落后于时代发展要求。

三、加强民营企业档案管理的对策

1、增强企业领导的档案意识

    加强档案工作,提高企业领导包括高层领导对档案工作重要性的认识,是做好档案工作的前提条件和重要保证,应将档案工作的内容纳入领导的岗位责任制,从而有利于档案管理工作的顺利进行。有必要时,建立档案工作网络小组。对于类似重点建设项目档案,成立专项档案领导小组。

2、加大宣传,增强全员档案意识

   加强《档案法》及有关民营企业如《关于进一步加强民营企业档案工作的若干意见》等的宣传,加强档案法制法规观念,增强全员档案意识,让他们理解支持并协助档案管理人员搞好档案工作,主动收集、上交应归档的材料。公开档案管理程序,充分利用宣传栏、企业报、大小会议等多渠道、多形式地对档案管理进行宣传,以提高整体效率。各级档案、工商、工商联等部门要充分利用新闻工具、会议、举办讲座等途径加大宣传力度。

3、加强档案管理制度及现代化建设

    建立档案工作网络小组,疏通和拓宽收集材料的渠道,扩大材料来源。建立完善档案收集、保管、利用等制度。

由传统手工方法向综合运用现代化技术的多层次管理转变,利用计算机、网络、扫描仪等现代办公室设备,加强硬件设施建设,提高档案工作质量和效率。

4、加强档案管理人员综合素质

档案人员要加强自身素质的培养,要严格按照档案管理工作程序和规范要求工作,保证材料齐全、完整、准确,及时归档,保证案卷质量,同时适应新时期发展的需要。

针对民营企业档案人员业务知识缺乏,业务工作不熟练,迫切需要业务指导的情况,档案行政管理部门将企业档案工作的基本知识及一些规章制度,编成工作指南,使民营企业档案人员很快明白如何开展档案工作,甚至可以因地制宜,采用多种形式和方法,组织业务培训,举办培训班,提高民营企业档案人员基本素质和技能。

5、继续做好档案利用工作

    档案和档案工作,在保障企业生产经营的正常开展,辅助企业发展决策,加强基础管理,提升企业技改和研发效益,丰富企业文化,提升企业信誉度和维护企业权益,处理危机事项等方方面面中都发挥出重要作用。

许多企业家们深感档案的可贵和档案工作的重要,他们认为决策——用档案谋划战略,营销——用档案构建网络,研发——用档案提高档次,竞争——用档案赢得对手,应诉——用档案转败为胜。近年来,许多企业根据自身的情况对档案工作及利用提出了不同层次的要求。

6、大力推动民营企业档案工作创新

各级档案、工商、工商联等有关部门密切配合,形成合力,为民营企业档案工作的发展提供良好的外部条件。各级档案行政管理部门应该加大对民营企业档案工作的扶持力度,着重做好“技能服务”、 “上门服务”、“示范服务”和“社会化服务”等工作。

积极提倡和推进档案、信息、图书、资料一体化管理和动态化管理,大型民营企业可建档案资料馆或综合信息中心,实现企业信息资源利用的最大化,满足企业市场竞争的需要。档案管理体制的创新应带动档案管理方式的创新,运用计算机和网络技术,实现民营企业档案管理信息化。

四、吉利集团档案工作案例

    吉利集团,作为国内典型的民营企业,其档案工作的开展历程就是民营企业档案管理上的范例。

浙江吉利集团始创于198611月,而其档案管理工作在2004年才刚刚起步。在前18年的创业过程中,他们有档案意识,但是这种意识相当的模糊,只知道有些资料有用,不知道如何有效收集,确保档案的齐全完整。他们也保存档案,但是这种保存的手段相当原始,只知道堆放起来,各自保管,缺乏集中统一科学合理保管。

随着集团的日益壮大和蓬勃发展,机构变化速度快,分布地域广,使得集团的管理领导和重要信息的掌控带来了难度,一定程度上制约了集团的进一步发展,此时对档案体系的建立、健全、规范就有了强烈需求。在这种背景下,集团邀请专家指导,深入调研,了解现状和生产经营实际,根据集团的格局,配合公司的发展思路,开始了档案体系的建设。

     集团的领导高度重视,定期召开会议,及时研究和解决人、财、物上的需要,制定一整套档案管理制度。搭建档案工作网络,从总公司到各分公司专门建立档案领导小组和档案鉴定小组,落实各部门的档案员。

建立了“谁形成谁整理、谁办理谁整理、随时形成随时整理”的工作职责,发动每一位员工,大大提高了员工的档案意识,改变他们对文件和档案任意管理的不良习惯,全公司形成了重视档案工作和支持档案工作的良好氛围。重视人员培训,定期邀请专家对集团专兼职档案员进行培训和工作指导,方式多样,同时也较好地解决了由于人员变动等造成新手不熟悉档案业务的问题。

建档范围宽泛,根据集团本身需要建立了企业名人档案、各类产品档案、供应商档案、经销商档案、客户档案、专利档案、设备档案、科研档案、商标档案、索赔档案、诉讼档案、会计档案、基建档案、房产档案等29类档案。

大力投入档案信息化建设,根据企业分布地域广的特点,开发了覆盖整个集团的档案管理计算机系统,实现集中管理和分布式应用的结合,存放大容量的电子文档,建立全文数据库,供集团内有权限的利用服务。

 

参考文献:

1】浙江省委、省政府,《关于推动民营经济新飞跃的若干意见》,2004.2.15

2】浙江省档案局,《关于进一步加强民营企业档案工作的若干意见》,2004.7.1

 

作者情况:

1】郭碧虹,女,大专,杭州高新区(滨江)档案馆馆长,馆员职称

2蔡军阳,男,大学,杭州高新区(滨江)档案馆,管理员

 

 


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