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民营企业档案工作的发展与思考

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之十二

 

民营企业档案工作的发展与思考

江干区档案馆  傅宝珠

 

近几年来,民营企业已逐步成为了国民经济中的重要元素,是不可低估的经济主体之一。伴随着浙江民营企业“二次飞跃”新阶段的到来,无论是民营企业的老总及有关人员,还是我们档案部门的工作人员,都已意识到,民营企业的发展离不开档案工作,就象我们的经济协调发展离不开民营企业一样。档案管理是企业发展的重要保障,一个企业的决策要依据各种资料、数据、信息等,没有档案管理、资料管理、数字管理、信息管理,就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会,求得发展。在社会规范化、法制化不断强化的同时,档案作为现代企业信息工作的重要组成部分,发挥着越来越重要的作用。因此,民营企业档案工作的发展,一定要适应企业经济发展的需要,结合信息化、科学化管理的新模式,注重质量和效益,成为企业的保管中心、信息中心、展览中心和文化中心,这样才有可能使我们的档案工作有新的突破和发展。

一、解放思想,更新观念

首先我们要在观念上解放思想,不要让该不该管民营企业等这些问题来困扰和影响我们的思维,对于民营企业的档案工作,我想,只要是符合经济建设,促进民营企业发展,为企业的各项工作提供全方位服务的,就肯定会得到各级领导和企业本身有关领导的大力支持的。毋庸讳言,我们的档案部门在对民营企业档案工作的监管上,还或多或少存在着认识上的误区,甚至是偏见。有的人认为,民营企业的生产、经营等活动是业主以发家致富、聚敛钱财为主要目的,我们花大力气为他们服务,是替人做“嫁衣裳”;也有人认为,我们档案部门为民营企业服务,会被误认为是“手”伸的过长。其实,只要我们的服务工作做到位,我们的工作价值、档案的价值真正体现出来,这些误解都会烟消云散的。我们要解放思想,就是要从这些包袱中解放出来,要把监督管理转变成为企业服务,把原来的纯档案工作指导转变到把档案工作作为一项和企业各项工作相关联的系统工程来做,同时还要正确认识民营企业档案作为国家档案资源的重要组成部分在经济发展中的重要性。因此,我们档案部门要在民营企业档案工作发挥其引导作用,达到相互的共识:1、档案资料记录了业主个人及家族的创业史,记录了企业的发展史;2、档案是解决企业生产、经营活动中的纠纷,维护民营企业合法权益的凭证和依据;3、无论是生产、经营还是各项管理活动越来越离不开档案。有了这样的认识,民营企业业主都会把管好档案作为关系到企业自身生存发展的大事,一定会给予足够的重视。大多数民营企业的不断发展,都积累了很多的档案资料,并与日俱增,这不仅的民营企业急需要理顺的问题,也是摆在我们面前亟待解决的问题。因此在推进民营企业档案工作方面我们要有一些深层次的探索和思考。

二、立足实际,创新模式,依托信息化平台,走出一条民营企业特色的档案管理现代化道路

民营企业的档案工作一定要与时俱进,不断创新,要围绕民企发展的客观需求,建立档案发展的新模式。企业档案是伴随着企业成长,不断地积累起来的,是企业的内部生命基因,它要不断地寻求与企业发展相吻合的结合点,使其真正围绕本企业的生产、经营活动,提高企业经济效益这个中心有效运转,促使企业发展。随着档案工作由保管型向管理型和开发型转变的过程中,企业档案的重心将逐步转移到从企业自身的特点上来。因此,要不断开发档案信息资源,满足对档案信息不同层次的需求,增强服务效果。企业的档案室(馆)不仅是履行保管的职责,还将成为企业发展服务的保管中心、信息中心、展览中心和文化中心,这样才有可能使我们的档案工作有新的突破和发展。

现阶段的民营企业,没有国营企业长期形成的旧习惯、旧框框的束缚,完全可能以全新的理念去建立一种在现代企业制度框架之下的新型企业档案管理模式。为此,我们档案工作者要配合民营企业有所作为,用新时代角度去思考档案工作的发展空间。

1、档案管理体制创新

管理体制上要注重精简、高效,合理设置,保证所有的重要档案信息资料都必须在统一的系统监控之下,既要灵活高效,又要统一协调,这样才有利于档案的管理和利用,有利于企业的快速发展。

档案工作的管理体制创新必须针对企业的规模和发展战略,与企业发展相适应的科学管理的现代化档案管理体系。其中,还要有一整套提高全员档案意识的教育体系,包括人力资源等方面都要互相结合,达到综合素质的同步提高。

在此基础上,根据信息化管理的新模式,尽快建设集采集、整理、检索利用为一体的虚拟档案室(馆),应用计算机、网络技术,充分采集各系统上形成的电子信息,及时整理、归档、保存和利用,彻底解决由于电子信息无序管理带来的查询利用不便等问题,尽快实现历史文件资料、档案的数字化,建设一个建立在网络上实现文件、档案信息共享的虚拟档案室(馆)。从而实施对企业文件、档案的全程监控、科学管理和充分利用。统一标准、统一规范,确保档案完整齐全地积累,形成信息资源,建立知识管理工程。

新体系的建设应基于计算机、网络技术为指导,遵照文件生命周期规律,结合档案学与企业经营管理、生产技术、科学研究、产品制造等进行建设。可由档案管理工作系统、档案实体系统、档案馆库系统、档案信息系统、档案人才建设系统组成。

大致可分二个或三个层次

第一层次  总部(中枢管理层):档案工作领导小组、档案鉴定小组、综合档案馆(室)。

第二层次  下属企业档案工作领导小组、档案鉴定小组、综合档案室、档案工作网络。

第三层次  职能部门,兼职档案人员网络。

2、拓展组织功能

目前,民营企业的档案工作基本上是由办公室负责管理的,只是一些初级的文件流转和储存,随着企业的发展,这样的管理功能已跟不上发展的需要,因此,建立综合档案室(馆)是民营企业档案发展的必然途径

综合档案室(馆)功能:

在较大的企业内可设民营企业综合档案馆,而一般的可设综合档案室。既可以是一个独立实体,也可以是一个附属科室。档案室(馆)应具有多种功能:是企业永久保存各类载体档案和史料实体及各类在线的档案目录的保管基地;是现行电子文件及信息中心,是档案和史料的查阅利用中心、是企业文化和教育基地、是企业历史发展进程和新产品开发成果展览基地;是产品宣传、销售及订购中心。同时还需担任对各下属、部门档案工作的监督、检查,组织各项档案工作活动。

档案工作网络功能:

档案工作网络是以综合档案馆为核心,以各下属或各机构的档案室为基础,建立档案工作网络,开展档案工作;每一部门又可以以自己为核心,组织有关人员以自己的工作岗位为重点,收集、整理有关档案,形成档案工作网络。主要的任务是对现行工作中形成的文件材料实体进行跟踪收集、并部门立卷、定期向综合档案馆(室)移交档案及电子文件的采集,接受综合档案馆(室)的业务指导和监督检查。

3、规范主要内容

档案工作的主要内容可根据档案工作流程来规范档案管理体系的建设。

主要的工作流程是:

收集——鉴定——整理——保管——统计——检索——利用——编研

收集:根据企业的档案归档范围,采用多种方法收集企业各种门类、各种载体档案。各部门根据自己的责任范围收集档案材料,其中重点收集主要领导人或业主的有关资料(包括电子、录像、照片等载体的档案),还要重视采集现行的电子文件,尤其是个人手中的电子文档;及时收集能反映企业发展过程中的历史资料、各类文字、图表及照片等。

鉴定:对收集来的文件材料进行价值鉴定,确定归档的文件,鉴定文件一定要遵循本企业的特性,根据企业的发展思路和目标及企业发展史的需要,还要把这些积累起来的档案资料放在历史的大背景下进行衡量和鉴定,确保企业保管的档案具有经济价值、社会价值和历史价值。

整理:对归档的文件材料要根据各类档案的特点进行档案整理。整理的方法可根据企业的特点和便于保管的要求分类、整理,遵循文件自然形成的规律,保持文件之间的有机联系,维护档案的完整与安全。

编目、检索 根据企业自身的特点进行检索,检索要以计算机检索为主,尽管我们平时都是按分类体系整理,并将整理好的案卷按要求编制归档文件目录、总目录、分类目录、专题目录等等,但作为民营企业可以再灵活一点,因为在计算机上我们的检索功能将会比任何检索目录都要全面和正确,所以在编目中就可围绕本企业的重点工作和中心工作来编制一些专题目录,编目后不要只是放在档案室里等待利用者来查阅,要主动地把编制好的目录放入网上或送到有关人员手里,为企业的各项工作提供服务,使档案的利用和检索成为企业基础工作中一个必不可少的途径。

编研 根据工作需求定期或不定期对贮存信息进行选题、选材、编纂、分析等各种加工处理,:企业年鉴、新产品研发汇编、营销分析、人才开发库等,编研的材料要紧贴企业发展的主题,不要以传统的思维按老套套编一些利用率很低的材料。

每年还要有档案的统计分析,既要有分类统计,也要有档案利用的统计分析,分析完了后,要成为有关部门制定工作目标的依据,这里面的工作有很多,需要档案工作人员开动脑筋去创新和提高。

只有在这几个环节中创新我们的工作思维、方法,才能真正体现档案工作价值,有了价值,就会有地位。

三、民营企业档案管理目标和发展前景

根据民营企业的体制及发展的前景,民营企业的档案管理也将伴随着企业的发展而发展,发展的空间也将随着企业的发展越走越远,越走越宽。

1、实现档案管理业务操作的现代化。档案管理的业务操作将摆脱手工方法,运用计算机实现档案工作现代化,逐步建立档案操作系统,实现档案日常管理过程中的主要业务功能,基本替换手工操作,提高档案管理的工作效率,同时利用原有的系统实现文件、档案和资料的共享。

2、实现统一的集中管理。由于民营企业灵活高效的运行机制,短短的时间里将会产生大量的档案、资料等信息,如果,仍然以传统的管理方法管理这些档案资料,天长日久,有些档案就容易分散,甚至流失,无法达到全程的监控,也不利于信息的完整和准确。所以,建立统一的档案管理系统势在必行,综合档案室(馆)必须对企业全部的文件、档案、资料等信息进行整体的控制和监督,并定期接收实体档案,达到集中管理。

3、实现良好集成、大量存储,安全运行。随着企业信息化的发展,许多文件、资料和档案会越集越多,档案管理信息系统必须要有良好的集成性,集各类信息体系中的数据,及时保存。并要支持大容量数据的管理和存储,因为企业将会存在着海量文件信息,包括纸质、电子、照片、多媒体等多种形式,目前尽管以纸质文件为主,但随着信息化的发展,逐步会以电子文件为主,而原有的纸质文件将会逐步数字化,因此,现在所建设的系统必须支持大容量数据的管理和存储。同时,文件、档案和资料涉及了大量的企业机密信息,系统也必须要有极高的安全机制,确保档案的安全。这不但涉及外部用户,也针对内部之间、部门之间的安全性。

4、建设档案系统步骤

建设档案管理系统可分布实行:

第一步,整体规划

首先对企业的文件、档案和资料的管理进行整体的规划,制定完善的管理制度和监督机制。其次在此基础上,结合现有信息系统的特点,对企业文件、档案和资料的信息化管理进行整体的规划。如:系统总体建设的步骤和目标;系统的整体架构等。同时,对现有文件和信息实现集中管理和分布式应用(客户端),建立完善的安全机制,支持复杂多变的组织架构,实现和各系统的接口,实现大容量电子文件存储。

第二步,文档一体化,办公信息化

作为档案管理的全过程,必须从文件产生的源头抓起,应涵盖文件的整个生命周期,文件的生命周期和企业的业务流程相关,也是企业日常办公的主要内容,因此文档一体化和办公信息化是不可分割的整体。在这阶段主要实现:工作流和文档管理系统的结合;个人办公信息化和日常办公信息化结合;建立企业信息门户。

第三步,建立企业知识管理平台

最大限度地实现企业内部信息资源的共享,实现企业内部文件、资料和其他信息的全面管理和共享,通过为企业提供信息的分类、过滤、推荐等多种手段,有效的提高企业知识的利用率。同时结合企业内部各个业务系统,通过多种方式和手段,实现各个系统之间的集成,最终实现企业智能决策。决策支持系统通过结合个人的智力资源和计算机的能力来改进决策的质量,要建立在结构化数据和非结构化数据,以及对这些数据进行强有力的分析基础上,是一个基于计算机的支持系统,服务于企业的领导层。

档案管理系统将成为企业基础管理工作的重要组成部分,从文件、资料和档案信息管理到文档一体化管理,再到企业办公信息化等,民营企业将会是实现知识管理的先行者,因此档案管理系统还必须有良好的扩展性。这样的档案管理系统才符合企业发展的需要,档案才能成为企业生存发展的基础,档案之路就会越走越宽。

 


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