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杭州市民营企业档案工作现状、难点和对策

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之一

 

杭州市民营企业档案工作现状、难点和对策

杭州市档案局  赵建国  骆如明  狄煜宝 

 

内容摘要:本文主要分析了杭州市民企现状和档案工作现状,探索民企档案工作发展的难点,提出了今后抓好民企档案工作的对策。

主题词:民营企业  档案工作  对策

杭州是全国民营企业十分活跃的地区之一,现有民营企

8万多家,占杭州企业总数的98%以上,已成为创造杭州GDP的一支生力军。特别是近几年来,杭州民营企业产业升级明显加快,工业步入以高加工、大投资为重点的发展阶段,产业集聚和规模效应凸现,销售收入超过亿元的民营企业近200家。许多民营企业已完成原始积累,开始步入二次创业阶段。全国工商联评审的2003年全国民营企业500强,杭州市以53家上榜的数量名列全国副省级城市第一,其中进入100强的有8家民营企业。目前看来,杭州的民营企业已成为全国最为活跃,层面最高,素质最好的企业群体之一。随着民营企业规模的不断扩大,对民营企业管理的要求也越趋制度化和规范化。档案工作作为企业管理最为基础的一部分,如何规范民营企业的档案工作已成为目前迫切需要解决的一大难题。

一、  杭州市民营企业档案工作现状:

从调研情况看,杭州市民营企业的档案工作和民营企业

的发展状况很不对称,仅就规模经营以上的民营企业的档案工作状况看,也存在着严重的不平衡,既有地区性不平衡,也有行业性的不平衡。从目前我市民营企业档案工作实际情况看,既有像传化、万向、吉利、富通等档案工作开展得相当好的民营企业;也有刚开始重视档案工作,正在建立和开展档案工作的民营企业,如千岛湖啤酒厂,鑫富生化等;还有一批是由原国有企业转制而来的民营企业,档案工作具有相当水准的民营企业,如民生药业有限公司,桐庐汇丰生化有限公司等。但大多数民营企业的档案工作还处于一种无序状态,除了已建有会计档案外,其他档案都还没有建立起来。目前我市民营企业档案工作大体上可分为以下四种类型:

(一)   自然无序型。

我市民营企业档案工作绝大多数属于这种类型。这类

企业法人的档案意识相对薄弱,对档案工作的重要性认识不到位。企业既没有建立起档案室,也没有指定专人负责档案工作。企业老总只重视生产经营,追求经济利益的最大化,往往忽视诸如档案工作之类的基础管理工作。所有的资料都保存在相关的工作人员手中,有的企业经常是工作完成了,就把相关的资料全数销毁,根本没有档案概念。企业唯一建有的档案仅限会计档案而已。

(二)   探索开展型。

这类民营企业已具备相当规模,企业在当地和行业中

有一定的知名度,企业法人已开始逐步从纯粹追求经济利益最大化,转变为既要追求经济利益,又要追求社会利益,并开始注重企业的美誉度。企业既要上规模,也要上档次,企业的管理开始趋向制度化、规范化。企业法人的档案意识也开始得到加强,档案工作也开始进入企业的工作范畴,企业加大了对档案工作的投入,建有档案室,配有专人兼管档案工作,档案在一个部门和数个部门得到集中保管。但从整体情况看,档案工作还处于起步阶段,档案工作制度的建立,档案的形成、收集、整理、保管和利用等方面都还存在着不足。许多企业开展档案工作存在着一定的功利性,而不是因为企业的需要才开展这项工作。

(三)   自然延续型。

这类民营企业主要是指由国企转制而来的这批企业,

原为国企时,档案工作经过努力,都曾达到过省(部)级以上档案管理水平,档案工作有着良好的基础。转制后,企业内因有了很大变化,从国企变成了民营企业,档案工作的生存条件也有了很大变化,在大多数转制后的民营企业中,档案工作受到了一定的影响。从我们调研的情况看,很多企业的档案工作只是在简单地延续而已,制度是老制度,库房是老库房,业务工作的方法还是老方法。相比一批纯民营企业而言,他们较好的地方是有档案这一概念,档案工作还在比较正常地开展,档案也得到了收集和整理。

 

(四)   成熟规范型。

这类民营企业的规模较大,企业在当地和行业中,具

有相当的地位,企业本身的运作已非常成熟,企业已基本上实行了制度化和规范化的管理,档案作为企业的基础管理手段之一,普遍得到了企业法人的重视。企业法人具有较高的档案意识,正如西子联合控股公司董事长王水福说的:“曾经有人问我:西子发展20多年来,从一个村办小厂发展成为总资产逾40亿元的大型控股公司,你认为你所获得的最大财富是什么?我说还没有,不过每天我们都在做,我们的目标是打造百年西子,将来一旦实现了这个目标,那么你会发现我们的最大财富就是档案资料——这是西子百年的无形资产,是最宝贵的财富!”王董事长还说:“档案工作说到底,就是要通过这样一种记录的方式,使企业组织中个人的智慧变成组织的智慧,从而使企业不断传承下去,最后实现企业的可持续发展,打造百年西子”。正是因为对档案工作有了比较深的认识,所以,这批民营企业对档案工作都十分重视,在人、财、物等方面都舍得投入,为档案工作创造了良好的条件。配置了条件较好的档案库房,建立了一整套科学规范的档案管理制度,并有专人负责档案工作。很多民营企业在前几年中通过努力,都达到了省(部)级以上的档案管理水平。为我市民营企业开展档案工作树立了榜样。

二、  杭州市开展民营企业档案工作的难点:

杭州市民营企业档案工作经过近几年来的宣传、服务和

引导,取得了一定的成绩,特别是规模以上的民营企业的档案工作近50%开始逐步走上较为规范化步伐。但从这些年来我们开展民营企业档案工作指导服务的情况看,还存在着许多难题,亟待加以解决。

(一)   档案意识普遍欠缺。

民营企业的发展有他的特殊性,企业法人创办企业的

最大目的是以最低的成本创造最大的利润。特别是企业在创业和初步发展阶段,更是以追求经济利益为第一要务。从现实情况看,大多数民营企业法人根本不知档案是什么,更谈不上什么档案意识。待企业有了一定规模后,则产生分化,有的民营企业法人开始重视企业规范管理和企业文化建设,档案工作也由于某种原因得到了加强,这种情况下档案工作得到重视,并非因为档案意识的提高,更多的原因是企业管理的需要。

(二)   服务抓手难以确定。

民营企业档案是其在生产、经营和管理活动中形成的

对企业本身及国家和社会有保存价值的各种形式的文件材料。对企业法人来说,档案是他“私有的财产”,如何处置由企业自主解决。从目前情况看,档案行政管理部门介入民营企业档案工作,服务民营企业档案工作,缺乏相应的措施和必要的手段。

(三)   专业人才相对欠缺。

要做好民营企业档案工作,档案专业人才是必不可少

少,从民营企业实际情况看,大多数民营企业根本没有档案专业人才,也没有考虑过引进档案专业人才。这就更加大的档案行政管理部门服务和指导民营企业档案工作的难度。

(四)   档案指导力量不足。

杭州市民营企业近年来发展迅速,据20046

底统计,其数量已达8万多家,并且还在源源不断地增加。而档案行政管理部门现有的指导力量则明显不足。从宏观上看,《档案法》对民营企业制约力不强,同时也没有比较符合民营企业的档案工作管理办法。从现实情况看,档案行政管理部门人手少、任务重,业务指导面广、面深,纵向到村、到社区、到具体的个人;横向到各个部门、各个企业。由于基层档案人员素质相对欠缺,业务指导又不得不以微观指导为主,特别是区、县(市)档案行政管理部门更是如此。因此,对民营企业档案工作的指导,我们现在基本上还无法顾及。

三、  抓好杭州市民营企业档案管理工作的对策。

随着我市民营企业的迅速发展,民营经济已成为我市经

济建设的一支主力军,加强民营企业档案工作也就是为民营企业服务,为我市的经济建设服务,为市委、市政府的中心工作服务。因此,做好民营企业档案工作已成为当务之急。

(一)   加强宣传,营造氛围。

针对目前民营企业档案意识普遍欠缺这一现状,当务

之急是加强企业法人的档案意识宣传,通过各种形式贯彻宣传《档案法》,宣传民营企业档案工作。特别是要通过具体的实例宣传档案工作,如档案如何为民营企业研发工作服务,为技改项目服务,为应诉反倾销服务等等,使企业法人真正认识到档案工作的重要性。从而使“要我做”变成“我要做”,为民营企业档案工作的开展营造一个良好的氛围。

(二)   认清特点,理清思路。

认清民营企业特点,是做好民营企业档案工作的必要

前提,我们在计划介入民营企业档案工作,开展民营企业档案工作时,要充分认识民营企业管理的自主性,管理方法的多样性,管理目的的效益性。围绕这些特点,我们在抓民营企业档案工作时,必须遵循民营企业的自主性原则,灵活性原则和效益性原则。从实际出发,抓好这项工作。

(三)   加强培训,提高素质。

要做好民营企业档案工作,档案专业人才必不可少,

从民营企业人才库看,非常缺乏档案专业人才。因此,作为档案行政管理部门,要从民营企业实际出发,建立适合民营企业档案人员培训的体制。如根据民营企业档案人员的实际情况,举办地点近、时间短、操作性、针对性强的培训班等。这样一来,即可以解决档案行政管理部门指导力量不足的问题,又可以为民营企业培养一批档案专业人才,为民营企业档案工作的开展打好坚实的基础。

(四)   创新机制,引入中介。

推进民营企业档案工作的发展,必须根据民营企业的

特点,在指导机制,服务机制创新上下功夫。一是要转变指导思想,从以前常规的习惯于下指标、定任务、提要求的做法向贯彻政策、提供技术、主动服务转变;二是转换指导方法,从以前习惯于上门作具体指导为主向宏观指导为主,辅以间接引导,充分调动民营企业开展档案工作的自觉性;三是大力引入中介机构,由民营的档案中介咨询服务机构,服务于民营企业档案工作,即解决了档案行政管理部门指导力量不足的困难,又能按市场运行规律,由市场需求解决民营企业开展档案工作的难题。

(五)   加强引导,寻求发展。

根据目前民营企业档案工作的现状,要扭转民营企业

档案工作相对落后状况,必须把握宣传、引导、服务于民营企业的这一工作主线,积极推进民营企业档案工作。一是在规模以上的民营企业中开展“标准档案室”的建设,立典型,树榜样,以此为突破口,引导民营企业重视档案工作;二是依托工商联,在工商联执委会上,以档案利用实例宣传档案工作,提高民营企业的档案意识,引起他们对档案工作的兴趣,从而逐步推进民营企业档案工作;三是以调研与服务为由,上门与民营企业法人及有关负责人沟通,了解民营企业对档案行政管理部门的要求,逐步推进民营企业建档工作;四是推进民营企业档案工作协会的建立,由民营企业之间相互沟通,加强信息交流,促进民营企业档案工作的相互影响,从而加快民营企业档案工作的发展。

本着“对历史负责,为现实服务,替将来着想”的档案工作思路,抓好民营企业档案工作,也就是对民营企业的发展史负责,为民营企业的现今工作服务,替民营企业今后再上台阶,发展壮大,提供服务。因此,我们要积极参与民营企业档案工作,为民营企业的发展尽责尽力。

作者简介:赵建国  杭州市档案局副局长

      骆如明  杭州市档案局业务指导(法制)处副处长

      狄煜宝  杭州市档案局保管处处长


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