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档案工作如何为民营经济增长方式转变服务

上传时间:2005年11月21日 )

档案工作与民营企业发展学术研讨会论文之十一

 

档案工作如何为民营经济增长方式转变服务

杭州市上城区档案馆  张秀敏

 

 

摘要:本文从民营企业档案工作的现状入手,就民营企业档案意识、档案管理部门对民营企业档案的认识、传统档案管理模式对民营企业的适应性、档案管理人员素质要求、理论研究和业务指导状况、档案基础业务建设方法等方面进行分析探讨,就民营企业档案管理如何为民营经济增长方式转变服务的问题与大家共同探讨。

关键词:民营经济  档案工作  档案服务

 

所谓民营企业档案,也就是民营企业在其生产、经营和管理活动中所形成的对国家、社会和企业本身具有保存价值的各种形式的文件材料。它主要包括:国家、省、市及地方政府规范民营企业发展的方针、政策、法规等;企业法人的资产、产权、资信等方面的材料;企业为规范自身发展所制定的各种内部规章、制度;企业生产、经营方面的各种技术材料、业务合同等;企业用人方面的劳资合同、保险等方面的材料;地方政府在企业开展党建、工会工作等方面的材料。

民营企业档案工作是国家档案事业的组成部分。民营企业档案真实地记录了民营企业诞生、发展和奋斗的历程,记录了民营企业在国民经济和社会发展中所发挥的重要作用,做好民营企业档案工作,对于加强企业的规范化管理,维护企业的合法权益,提高企业的市场竞争力具有深远的意义。把民营企业形成的具有保存价值和相当密级的档案完整安全地保留下来,是民营企业自身发展壮大的客观要求和应依法履行的义务。积极研究和做好民营企业档案工作,为民营经济增长方式转变服务,是各级档案部门为党和政府中心工作服务的又一具体体现,也是档案部门义不容辞的责任和拓宽服务领域的必然趋势。

一、民营企业档案管理工作的现状

民营企业档案工作虽然已经起步,但发展很不平衡,既有档案管理工作比较规范、发展态势良好的,也有档案意识极为薄弱、档案工作得不到应有重视的。如杭州市上城区部分民营企业的档案管理实现了标准化、规范化、现代化,为企业的生产、经营和发展提供了有效的服务。杭州金星铜工程有限总公司已实现档案集中统一管理,配有档案管理人员3名,平时对工程项目做到及时收集、及时归档、集中保管。杭州华日集团公司建立了完善的用户档案,由专人负责,进行计算机系统管理,并建立了用户档案管理系统和维修网点管理系统两大模块。杭州娃哈哈集团公司在健全综合档案室的基础上专门成立科技档案室,建立产品档案,从产品项目立项开始就列入档案收集计划,与各生产环节同步检查材料形成和收集情况,从根本上保证产品档案的真实和准确。但是上城区也仍然有许多民营企业的档案管理工作处于真空状态,既无库房也无设备甚至连档案管理人员都没有。

从档案行政管理部门看,有的地方民营企业档案工作已经列入当地档案事业发展的整体规划,有的地方档案行政管理部门至今还没有介入这项工作,民营企业档案工作的发展处于自发、无序状态。

1、民营企业缺乏档案意识。民营企业以盈利为目的,主要精力和资金大都放在生产经营和产品销售上。相当一部分民营企业档案工作还处于“无意识、无制度、无人员、无库房、无设备、无经费”的“六无”状态。许多民营企业的老板对建档工作思想上仍是一片空白,档案意识淡薄。认为企业规模还小,需要解决的问题很多,档案工作不是目前急需解决的问题。那些等企业发展壮大再说的想法较普遍,企业内除了会计档案整理较为规范以外,其他诸如文书、设备、基建、产品等文件材料都散存于各个业务科室或个人手中。

2、管理部门存在认识误区。档案行政管理部门存在着民营企业档案属于老板的私人财产,档案部门无权过问也没有必要过问的思想,认为只要管好国有企业的档案工作就行了,使得民营企业的档案和企业本身一样,在市场经济的大潮中自生自灭,一些地方的档案部门至今还没有介入这项工作。

3、传统管理模式难以适应。民营企业在管理体制上与国有、集体企业有着本质的不同。民营企业是无主管上级的企业,具有充分的自主权,以往“条块结合、齐抓共管”的企业档案管理传统模式已经不能适应,用常规方法已很难奏效。民营企业档案工作有其自身特殊规律,没有现成模式可以借鉴。面对这一问题,档案行政管理部门只有及时调整思路,与时俱进,不断探索,积极寻求适应新形势下民营企业特点的档案管理模式,才能促进民营企业档案工作的健康发展。

4、管理人员素质有待提高。民营企业档案人员大多数未经过档案部门岗位培训,缺乏必要的、系统的档案管理知识、实际操作技能和档案保密知识,有相当一部分档案人员不清楚自己保管的档案材料中哪些涉及到企业知识产权,也不清楚档案中知识产权对企业发展的重要作用,在管理方法和服务观念上仍然墨守成规,对档案只是就保管而保管,等着利用者上门来查找,而不是积极主动去充分实现知识产权档案信息的价值。这种种弊端对民营企业科学规范地管理档案形成了障碍。其主要原因首先是档案行政管理部门自身宣传不够,档案人员不知道到哪一个部门去学习管理档案的知识。其次是民营企业尚未把档案工作提升到科学化、规范化、标准化的高度,对档案人员只是提出了初级保管要求。以至于目前民营企业档案管理工作也颇具“民营管理”特色——各种管理模式并存。但是这种只顾眼前工作省事,应付当前档案保管使用需要的做法,为企业长久的科学管理利用档案埋下隐患。

5、研究指导工作相对滞后。民营企业在合并和破产后档案的归属、流向和处置问题以及对国家和社会有保存价值的档案的鉴定问题,都需要各级档案行政管理部门在实践中进一步探索,从理论上进行总结,适时出台相关的政策,以指导民营企业档案工作健康发展。民营企业档案在档案资源建设中的地位和作用问题,特别是关于民营企业档案的产权特征和法律地位问题,急需加强理论研究和政策指导,而目前民营企业面广、量大与档案行政部门任务重、人手少的矛盾却相当突出,档案管理部门不能及时地对民营企业的档案工作进行指导,导致理论研究和业务指导相对滞后。

6、档案基础业务建设薄弱。档案工作是一项专业性较强的工作,收、管、用是其中三个主要业务环节,这三个环节是基础业务建设中的重中之重,由于缺乏必要的业务指导,大多数民营企业对档案基础业务存有许多模糊认识、管理上有不尽合理的地方。首先是“收”的环节。民营企业在文件材料收集这一重要环节上处于“有什么,交什么;交什么,收什么”的状态。而且,目前民营企业档案管理模式大多是分散管理,文件处理部门与档案保管部门脱节,文件处理部门就是档案保存者,不对企业的档案保管部门负责。其次是“管”。在管理模式上,实行集中统一管理的少,由各部门各自分散管理文件的多,尤以生产、销售等业务部门最为明显,档案分室保存,分散管理,不但违反了档案工作集中统一管理的原则,而且也不能充分发挥档案室信息服务中心的作用。第三是“用”。档案工作最终的目的是利用。而目前档案人员尚未形成主动提供利用、企业也未形成开发利用档案的意识,档案还处在原始积累阶段,显性作用没有发挥出来。当民营企业在市场经济的大潮中突飞猛进,大展宏图之时,档案工作却没有能够很好地融进企业发展的洪流,其主要作用只是内部工作参考,范围也仅仅是财务、技术资料,无论从档案利用方向,还是从利用产生的效益来看,都未能体现出档案特殊服务作用的无可替代性。

二、档案为民营企业服务的新方式

我国民营经济得到快速发展,已成为推动我国经济体制改革和经济发展的重要力量,成为建设有中国特色社会主义的生力军。在目前形势下民企档案工作任重而道远,各级档案行政部门只有高度重视,充分认识指导民营企业做好档案工作的重要意义,增强责任意识和大局意识,采取积极有效的措施,积极探索民营企业经济新的增长方式,转变档案管理和服务的意识,依法把民营企业档案工作纳入档案行政管理范围,齐抓共管,形成合力,营造为民营企业档案工作服务的良好环境,逐步建立与完善促进民营企业档案工作发展服务体系,才能更好地为民营经济增长方式转变服务。

1、管理模式上的集中统一。民营企业最主要的特点是资产“私”有化,档案管理也要体现民营企业的特点。在管理模式上可实行集中统一的方式,即企业各部门所保管的档案都要复制一套目录归档案部门备份保存,也就是目录归档,这样会使企业法人更清楚地了解和掌握企业档案这块无形资产的家底,同时也能为档案综合利用提供便利条件。而档案实体则可分部门保管利用,一方面由于这种保管形式已得到民营企业档案人员认可,专业人员使用专业档案,能更得心应手,方便快捷。另一方面民营企业商业机密程度比其它类型企业要略胜一筹,民营企业员工大都奉行“不该问的不问,不该看的不看。”的处事原则。如果由档案管理人员集中统一保管着所有的档案材料,也决非民营企业法人所认可的模式。因此,从这个角度来看,各部门各自保管自己产生的档案,而只在保管模式上实行集中统一的形式具有一定可取之处。

2、加强档案管理制度建设。坚持制度管理是民营企业档案管理的必由之路。现代化的民营企业要有一套适合自己的规章制度,以约束企业员工各种行为,制度管理对于民营企业档案工作来说也不例外。它包含两个方面内容:一是建立健全民营企业档案工作各项制度,依据制度进行宏观调控,并纳入企业考核机制有效地管理档案工作。二是民营企业档案部门对档案管理的主要环节要照章管理,并纳入企业管理的总体规划之中,使档案管理工作规范有序地发展。

3、创新模式服务民营企业。为了适应民营企业档案工作的特点,必须逐步建立与完善档案工作社会化服务体系。一是不断培育、规范档案事务所、档案寄存中心等档案中介组织,为民营企业提供档案咨询、整理、代管和寄存等服务,以减轻民营企业对档案工作的资金投入。二是依法建立行政性或区域性民营企业档案管理协会,作为档案行政管理部门联系民营企业的桥梁和纽带,使民营企业档案工作形成自我管理、自我约束、自我完善的自律机制。三是各级档案管理部门应牢固树立服务意识,切实转变作风,走出大门,深入企业,拉近距离。通过不同形式、不同渠道为民营企业提供档案法律法规等信息咨询和培训服务,指导民营企业开展档案业务活动,努力寻求与民营企业的共同语言,及时总结、积极推广民营企业档案工作中好的经验。把民营企业管理档案的自觉性与档案部门业务指导结合起来,形成建档网络,及时反馈民营企业档案管理信息,积极争取把档案管理纳入有关部门和行业的管理办法之中,以创造更加良好的政策环境和约束机制,从而增强民营企业的档案意识,规范民营企业的档案工作。

4、建立高素质的管理队伍。民营企业档案工作要发展,关键还是靠人才。必须加强档案人员的业务培训,重视档案人才的教育和培养。在档案工作社会化服务体系尚未建立、完善的情况下,建立一支综合素质高、结构合理的档案人员队伍,是民营企业档案工作的基本保证。民营企业档案人员首先知识面要拓宽,各方面的技能要博学勤记,做到一人多岗,一专多能,这样才能有机会、有能力为企业发挥更大的作用。同时,要有参与企业管理的意识,既要有主动性又要有预见性,为企业经营、发展出谋划策,提前介入,超前服务。第三是对学习文化、业务知识要从深层次上来消化吸收,不仅要精通,还要实事求是加以运用,能从深度、广度上对档案资源进行挖掘,编研出有特点,适应企业需求的信息材料。因此,民营企业和档案行政管理部门都应该认真抓好档案管理人才的培养工作,可以利用知识培训、业务交流、参观学习等方式提高档案工作人员的业务素质。

5、积极引导实行长效管理。由于民营企业的发展经历不同,其档案内容也具有很大差异,民营企业的知识产权、高新技术、商业秘密、税收等方面的档案,不但涉及企业本身的利益,而且关系到国家和人民的利益。对这部分档案,民营企业要责无旁贷地承担起妥善保管的法定义务,确保档案的完整和安全。档案行政管理部门也应将这部分档案作为监管的重点,加强联系,积极引导。首先,档案行政管理部门要采取不同形式组织召开不同类型的民营企业档案工作座谈会,提高对档案重要性的认识。其次,档案行政管理部门领导要经常深入基层与民营企业老总沟通和交流情况,畅谈档案工作重要性。第三,档案业务指导人员要选择重点骨干民营企业宣讲档案法,把有代表性的规模型、科技型、效益型民营业列入重点联系对象,向他们宣传档案工作对企业生产经营、提高管理水平所具有的积极作用。第四,以宏观指导为主,适时举办企业档案人员业务培训班,以促其更快更好地独立开展档案工作。

6、以点带面规范业务操作。由于民营企业档案工作是一个新的领域,没有现成的做法和经验可资借鉴,再加上民营企业类型众多,企业管理方式方法不尽相同,情况千差万别,文件材料的形成方式、数量、价值、形式等各方面都不相同,因此,我们必须遵循实事求是、循序渐进的原则,按照企业管理的特点进行业务指导。同时,民营企业科技型企业较多,专业性较强,档案指导人员不可能做到样样精通,因此,档案部门为民营企业服务时,要尊重企业意见,按照企业的意愿为其提供周到的业务指导服务,并在条件比较成熟的企业先进行试点,发现问题及时研究,不断总结经验,在试点的基础上逐步扩展。从而带动一批各项管理较正规、经济效益较好的民营企业,逐步提高民营企业档案管理的整体水平。

民营企业是档案工作的一个大有作为的新领域,由于它的性质和特点与国有企业差别很大,因此,在开展档案管理工作时要注意结合民营企业各项工作的特点,在找准切入点上下功夫研究、实践,坚持用与时俱进的精神开展民营企业档案工作,这是民营企业档案工作努力的方向。特别是在中国加入WTO,民营经济面临“二次创业”的历史条件下,民营企业档案管理工作已经提高到一个重要位置,针对民营企业档案工作滞后的现状,档案管理部门要以江泽民同志“三个代表”重要思想和党的十六届三中全会精神为指导,从民营经济发展实际出发,将民营企业档案列入专门课题加强研究,加大指导力度,依靠社会各方面的力量,形成合力,走具有中国特色的民营企业档案工作之路。

 

 

参考文献:

1、罗军,《对企业档案工作服务机制创新的两点思考》,《档案学通讯》2004年第2

2、赵新伟,《民营经济组织档案的特点与管理方法》,《中国档案》2004年第1

3、张秀敏,《民营企业档案管理现状、对策及发展方向初探》,《浙江省档案学会第五届青年档案学术研讨会论文》,20046

 

 

作者简介:

姓名:张秀敏

单位:杭州市上城区档案馆

性别:女

学历:在职本科

职称:馆员、工程师

从事档案工作和学术研究简况: 19938月评为工程师并在企业兼管技术档案,19983月调入杭州市上城区档案馆后专业从事档案工作,19999月评为档案馆馆员至今,并任杭州市上城区档案学会副秘书长。

1999年《档案计算机编目中的自动校验》在《浙江档案》1999年第七期上发表,并被评为19981999年浙江省档案学会优秀成果三等奖;

2000年论文《浅谈机读目录的主题标引》参加杭州市档案学会第十二次档案学术讨论会,同时被评为浙江省第二届青年档案学术研讨会交流论文;

2001年论文《浅谈档案信息资源的开发与利用》被评为浙江省第三届青年档案学术研讨会交流论文并收入浙江省档案学会《档案工作与WTO论文集》,同时被编入中共杭州市上城区委办公室主编的《上城调研》(2001)论文集;

2002年论文《数字档案馆的发展前景及数字档案馆特色资源库建设》被评为浙江省档案学会2001年交流论文。

2003年论文《电子文件与传统文件鉴定之比较研究》在《浙江档案》2003年第九期上发表。并荣获20022003年度杭州市档案学术优秀成果三等奖。

2004年论文《民营企业档案管理现状、对策及发展方向初探》被选为浙江省档案学会第五届青年档案学术研讨会交流论文并收入论文集。

2004年论文《试论基层单位电子文件的管理》在《浙江档案》2004年第十期上发表。

通讯方式:

通讯地址:杭州市上城区惠民路3  杭州市上城区档案馆

邮政编码:310002

联系电话:0571--87823576  13575739941


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